新型コロナウイルスの世界的流行を背景にテレワークが浸透し、現在多くの企業がテレワークを導入しています。
テレワークによって従業員の働き方は大きく変化しましたが、同時にいくつか課題を生むこととなります。
その中でも特に課題として注目を集めているのが「コミュニケーション」です。オフィスの在り方が変化している中、新たな役割として「コミュニケーションの創出」が注目されています。

本記事ではコミュニケーション機能が重視されるオフィスの新たな役割について紹介します。

オフィスに求められる「コミュニケーション」の場としての価値

新型コロナの影響でオフィスの役割は変化しています。
従来のオフィスは一般的に「仕事をする場」としての役割が主でした。
従来のオフィスは「全員が同じ時間、同じ場所に集まって働く」という働き方を前提に設計されているため、出社中心の仕事場という特徴がありました。
しかし、テレワークの普及によって、働く場所が自由になり、柔軟性のある働き方が可能になりました。
そのため、従来のオフィスの役割が機能しなくなっています。

オフィスの在り方が変わることで、オフィス縮小や分散化が起こり、出社しなくとも生産性を落とさずに業績アップが可能になった中、出社しないことで新たな課題が生じました。
それが「従業員同士のコミュニケーションの減少」です。

ニューノーマルな働き方がスタンダードになったことで「コミュニケーションの場としてのオフィス」という価値が注目されるようになりました。

テレワークの普及で浮き彫りになったオフィスに求められる機能

テレワークの普及によって働く場所・時間から解放され、自由な働き方が実現できるようになりました。
出社しなくとも業務に取り組めるようになったことで、テレワークでは直接顔を合わせて会話をしなくなり、組織内でのコミュニケーションが減少しています。
業務に直結しない会話が発生しないテレワークではディスカッションの場が設けにくく、新たなビジネスアイデアや話せばすぐ終わる内容の会話がチャットになると滞りやすくなり、非効率な状況を招く傾向にあります。

ここではコロナ禍を経てニューノーマルなオフィスに求められる機能について紹介します。

業務における目標・目的の共有

テレワークにおける課題として組織・チームにおける業務の目標・目的の共有ができない点が挙げられます。
テレワークではチャットツールでの文章での会話がベースとなります。
情報共有をする際に文章を発信者が伝えたい意図を汲み取った上で読み解く必要があります。

また、定期的な目標の達成度や目的に沿った施策の実施状況などの確認が気軽にできないため、意思疎通が上手くいかず、細かなミスが発生する要因になるケースも珍しくありません。

そのため、ニューノーマルのオフィスには『業務における目標・目的の共有』が意図をしっかりと汲み取った上で進捗共有ができる環境が求められます。

例えばチームの進捗状況をオンライン上のみならず、オフィス内に常に目標についての進捗を確認できる環境にすることで、限られた出社でもオンラインとオフライン両方で状況の把握ができるようにするといった効果があります。

ミスコミュニケーションを防ぐチームワークの創出

ミスコミュニケーションとは、情報を伝える側と受け取る側に、認識の相違が起こっている状態を指す言葉です。
チャットと直接の会話の違いに簡単な質問内容も、テキストだと文章による情報伝達になるため「①気軽に会話ができない」「②文章に伝えたい情報をアウトプットする能力が必要」「③読み手側も文章から相手の伝えたい情報を読み取る力が必要」と３つの課題があります。

ミスコミュニケーションが発生すると仕事の進捗が滞り、生産性の低下や顧客満足度の低下、認識不足による業務上のミスが発生しやすくなります。
そうした課題を解決する空間がオフィスに求められています。

コミュニケーションを活性化させるために固有の座席を廃止し、フリーアドレス制を採用したコミュニケーションが発生しやすいオフィスにするといった施策が代表的です。
他にもカフェスペースやミーティングスペースのようなラウンジが設置されているオフィスもコミュニケーションを活性化させるアイデアの一つです。

会話が生まれやすい空間はチームワークの創出を手助けするため、テレワークが浸透した昨今では求められます。

新たなアイデアを生み出す交流の場

オフィスに求められる価値として「新たなアイデアを生み出す交流の場」としての一面があります。チャットでは中々雑談が発生しづらく、気軽に質疑応答が飛び交う空間ではありません。
新たなアイデアの創出には会話によるディスカッションがトリガーとして挙げられます。
そのため、ニューノーマルに対応したオフィスには「アイデアを創出するための交流の場」となる機能が求められます。

前述したカフェやラウンジのようなフリースペースは会話が必然的に生まれやすく、新たなアイデアが生まれる場として求められています。

他部署・部門との関わりを生み出す

テレワークでは同部署・部門やチームのメンバーとはチャットやWeb会議を通じてコミュニケーションを取る機会があるものの、他部署・部門との関わりはほとんどありません。
そのため、同じ組織に属していながら一度も会話したことがないというケースも多々発生しています。
組織横断的に会話が発生する空間では新たなイノベーションを生み出すきっかけにもなり、部署や役職などを越えて、コミュニケーションが気軽の取れるオフィス空間が新しいオフィスには求められます。
そうした環境を生み出す手法として、開放感のある共同スペースを中心としたオフィスにすることで、他部門との従業員とコミュニケーションが自然と生まれるオフィスとなります。

多様な働き方に対応したオフィスの作り方

テレワークとはICTによる勤怠・業務情報通信技術（ICT = Information and Communication Technology）を活用することで、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
テレワークでは働く場所を「自宅」や「カフェや漫画喫茶」「コワーキングスペース」などオフィス以外の場所で就業できるため、従業員は介護や育児といった事情と仕事を両立することが可能です。

テレワークを導入することでオフィスの在り方が「働くために出勤する場所」から変わりつつあります。
テレワークを中心としたニューノーマル時代の働き方では、時間や場所の制限から解放され、従業員一人一人の事情に対して柔軟で多様な形で就業できる働き方が求められます。
そのため、オフィスの在り方は「働くための場所」から「新たな価値を創出するコミュニケーションの場」として注目を集めています。

ここでは、多様な働き方を実現するオフィスの作り方を紹介します。

サテライトオフィスを導入する

サテライトオフィスは企業や団体の本社・本拠から離れた場所に設置されたオフィスを意味する言葉で、本社を惑星に見立てた時に、衛星のようにオフィスが点在している様子から「satellite（衛星） office」と名付けられました。

サテライトオフィスはテレワークの生産性を向上させる機能として注目されており、多くの企業が導入を始めているオフィス形態の一つです。
テレワークの課題として従業員が必ずしも『在宅ワークが業務を行うのに適切な環境ではない』ことが挙げられます。
インターネットに接続する通信環境やセキュリティ対策、仕事場を設けられず、集中できる環境がない場合、生産性が低下し、業績に支障がでてしまいます。

そうした課題に対して、本社とは離れた場所に仕事場としてオフィスを用意し、仕事に集中できる環境を提供することで、本社に出社する際のコストを抑えつつ、ライフワークバランスを実現し、テレワークのメリットである多様で柔軟な働き方を実現する動きが注目を集めています。

サテライトオフィスを導入する際は従業員の居住エリアに対して、最も適切なエリアを選定し、通信環境やオフィス機器・家具を揃えられる場所を選ぶのがポイントです。
例えばレンタルオフィスのようにオフィス機能をレンタルすることでコストを抑えながらサテライトオフィスを開設することが可能です。

本社機能の分散化を行う

テレワークは全ての職種の方ができるものではありません。
セキュリティの関係上、オフィスへの出勤が必須であるケースは珍しくなく、組織内での働き方の差が課題となることも珍しくありません。
全ての従業員がテレワークできるようにサテライトオフィスや支店・支社等を設立して本社機能を分散化してみるのも対策の一つです。

本社機能分散化は災害等の対策で注目されましたが、テレワークでも効果的に機能します。
特に経理や労務、会計などの業務は本社に機能が集約されることが多いため、テレワークに移行できない場合は少なくありません。
そこで、サテライトオフィスとしてテレワークが促進できる環境を構築する中で、本社機能も分散化することで、全ての従業員がテレワークできるように促進可能です。

対面・デジタル両方でのコミュニケーション環境の構築

テレワークにおける課題の一つに「コミュニケーションが取りにくい」という点が挙げられます。
サテライトオフィスのように出社できるスペースを設けても、実際に会話ができるのは限られた数人で、他の拠点地や在宅ワークをしているメンバーとは気軽に会話がしにくい状態にあります。

そのため、グループウェアやビジネスチャットツール、Web会議ツールのようなコミュニケーションツールの導入が欠かせません。
クラウド上で資料や情報を共有し、データを蓄積できる環境も求められるため、テレワーク導入時にはコミュニケーションツールを活用するのがオススメです。

また、出社時に会話が生まれやすい環境を構築するために、フリーアドレス制やカフェスペースを作り、自由にディスカッションできる環境を設けることで、新たなビジネスアイデアの創出に繋がります。

●まとめ SKY-OFFICEを活用したオフィス作り

レンタルオフィスを探す際はそのエリアに特化した管理会社を利用するのがオススメです。
札幌市内でレンタルオフィスを探す際は、札幌市のレンタルオフィスシェアNo.1のSKY-OFFICEがオススメです。

SKY-OFFICEであれば低コストでオフィスを構えることができ、テレワークを促進させる環境作りをスピーディに行えます。

専有の個室スペースはもちろんのこと、会議室や複合機、デスク、チェアといったオフィスに必要な機能が全て利用できます。
そして共同スペースではコワーキングスペースとして利用できるため、会話が生まれやすいオフィス環境の構築が実現できます。

通信環境も整っており、セキュリティ対策も十分なため、本社機能の分散化に関しても対応できる強みがあります。

札幌市でレンタルオフィスをお探しの際は、SKY-OFFICEにご相談ください。

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