近年、レンタルオフィスを活用してオフィスを開設する事例が増加傾向にあります。
また、新型コロナウイルスの世界的流行を受けてオフィスの縮小を検討する企業も増え、レンタルオフィスを利用する企業も増加している傾向にあります。
実際にレンタルオフィスの利用を検討していても、具体的にどのように自社の課題を解決し、友好的に活用できるのか分からない方も少なくはありません。
本記事は札幌市を拠点にレンタルオフィスを展開するSKY-OFFICEがレンタルオフィスの賢い活用方法について紹介します。
レンタルオフィスの活用術
ここではレンタルオフィスの活用術について紹介します。
使い方は多種多様なので、自社にとって最も適切な使い方が見つかれば幸いです。
テレワークに集中するためのワークスペース
オフィスとは離れた場所（自宅・カフェ・コワーキングスペースなど）を就業場所として働くワークスタイルであるテレワークは、近年多くの企業が導入を進めています。
テレワークの課題として働く場所の確保が挙げられ、全ての労働者が自宅で満足のいくパフォーマンスが発揮できるわけではありません。
また、カフェやコワーキングスペースでは周りの人の目が気になって業務に支障が出る可能性も考えられるため、セキュリティ面でも課題があります。
レンタルオフィスは専有の個室スペースを執務空間として、利用することができるため完全個室空間で業務に取り組めます。
個室であれば周りの目を気にすることもなく業務に集中できるため、作業効率が向上し、生産性が大幅に改善されます。
また、電話対応に対しても気軽にできるため、ストレスフリーでテレワークに取り組めます。
打ち合わせや商談で利用する応接室の代わり
レンタルオフィスには個室の執務スペースに加えて会議室や共同ラウンジのようなスペースも利用できる施設が多くあります。
自社のオフィスに応接室が無いケースは珍しくありません。
また、フリーランスや創業間もない時期であれば顧客と商談を対面でできるスペースを用意できるほうが珍しいと言えるでしょう。
レンタルオフィスであれば自身の執務空間だけでなく、顧客との商談を行う応接室としても活用できます。
社会的信用性を得やすくなるため、顧客からの信頼度も上がり、商談をスムーズに行える点でもオススメの活用方法です。
セミナールームとして
レンタルオフィスの活用方法はオフィスとしてだけではありません。
多くのレンタルオフィスには会議室がサービスとして提供されているケースがあり、そこを小規模なセミナールームとして活用するのもオススメです。
また、ウェビナーのようにインターネットを介してオンライン上で行うセミナーの会場としても活用できます。
セミナーの会場を確保するのは手間がかかります。
そうした手間もレンタルオフィスであれば直ぐに解決が可能です。
また、中には貸し会議室としてレンタルオフィスを利用していなくとも会議室のみ利用可能なケースもあります。
起業時のオフィスとして
最もスタンダードな活用方法として挙げられるのが起業時のオフィスです。
オフィスを立ち上げる際は多大なコストがかかり、コストはピンキリですが物件取得費や改装費だけで数百万円はかかります。
例えばSKY-OFFICEであれば初期費用は一律35,000円で取得が可能です。
賃料は部屋のサイズによって異なりますが、最低15,000円からとなります。
そのため、創業初期でもSKY-OFFICEであれば直ぐにオフィスを構えることができます。
開業時の事務所として
士業やフリーランスとして開業をする際もレンタルオフィスは有効活用できます。
特に士業を開業する際、事務所は必要不可欠となります。
しかし、事務所の立ち上げに関してもオフィスと同じく多大なコストがかかるためハードルが高い欠点があります。
そうした中、レンタルオフィスであれば低コストで事務所を構えることができます。
レンタルオフィスは一等地にあることも珍しく無いため、士業やフリーランスにとって事業の成長に大きく影響を与える点としてもオススメの活用方法です。
起業時の登記をする拠点地として
起業時には法人登記をする住所が必要になります。
自宅を登記することも可能ですが、プライバシーの観点でトラブルが生じる可能性があります。
また、フリーランスとして活動をしている中でも住所を名刺に載せたりする際には自宅とは異なる拠点地が必要となります。
レンタルオフィスであれば活動拠点として住所を利用できるため、プライバシーの観点からも活用できます。
例えば自宅とは別で執務空間が欲しい場合はレンタルオフィスを契約して、仕事とプライベートのオンオフを切り替える場として活用しつつ、登記の拠点地として利用してみてはいかがでしょうか？
営業活動の拠点となる営業所として
レンタルオフィスの活用に向いている方はこれから起業する方や開業する方だけではありません。
例えば企業の営業部門の活動拠点となる営業所としてもレンタルオフィスは効果的です。
営業活動を効率的に行うのであれば、営業するエリアに活動拠点となる営業所を構えることで移動コストを削減し、効果的に営業を行えます。
また、新たな市場拡大を行うためには新規開拓の営業活動に対してリソースを多めに割く必要があります。
そうした際にも営業所を拡大したいエリアに設置することで、効率的に営業活動を進められます。
営業所を立ち上げるにもオフィスや事務所と同じぐらいコストがかかるため、ハードルが高い欠点があります。
しかし、レンタルオフィスであれば営業所としても活用可能なため、スピーディに営業所の設立が実現します。
特別なプロジェクトの専用スペースとして
企業が取り組む事業活動の中には組織内においても機密性が高く、特別なプロジェクトとして進めるケースは珍しくありません。
大規模なオフィスを構える企業であれば会議室の一つをプロジェクト専用のスペースとして利用するケースはありますが、全ての企業がそのような空間を作ることができるほどスペースが余っているわけではありません。
また、テレワークでプロジェクトを進めるにあたってもセキュリティの観点でコストがかかるケースもあります。
オフィスの外に専用のプロジェクトスペースを設けることで全ての課題を解決が可能です。
レンタルオフィスであれば、そういったスペースのために活用することも可能なため、セキュリティ性を保ちながら周りの目を気にせずに特別なプロジェクトを進められるようになります。
ストレージの拡大
一度オフィスを構えると簡単に拡大のために移転することはできません。
オフィスの移転にかかるコストは大きく、柔軟にオフィスのスペース拡大は事実上不可能であると言えます。
しかし、レンタルオフィスであれば足らない分のスペースを補うことができ、ストレージの拡大が見込めます。
例えばSKY-OFFICEでは同一の物件内であれば、別の部屋に移動することもできるため、柔軟性の高いオフィス運用が実現します。
既にオフィスを構えている企業であってもレンタルオフィスは効果的に活用が可能になります。
サテライトオフィス
サテライトオフィスは新しいオフィスの在り方として近年注目を集めています。
本社に対して惑星の衛星のように周囲にオフィスを設置するため「satellite（衛星）」オフィスと呼ばれています。
テレワークを促進させる手法として注目されており、従業員の住居地域に近しい場所にサテライトオフィスを構えることで移動にかかるコストを削減し、テレワークを実現することが可能です。
サテライトオフィスであっても設立時には多大なコストがかかりますが、これもレンタルオフィスであれば解決可能です。
オフィスのコスト削減として
新型コロナウイルスの世界的流行によってオフィスの在り方に変化が起こっており、オフィスの縮小が注目を集めています。
テレワークの普及によって広いオフィスが必要なくなったことで、オフィスにかかるコストを削減するのが狙いの一つです。
レンタルオフィスはオフィス縮小にも活用が可能です。
契約した日からオフィスとして利用が可能なため、スムーズな移行が実現します。
また、サテライトオフィスも同時に設立することでオフィス機能を分散化し、感染症や震災といった災害対策もスピーディーに行えます。
レンタルオフィスのサービス活用
レンタルオフィスにはオフィス機能だけでなく、様々なサービスがあります。本記事では多くのレンタルオフィスが提供している代表的なサービスについて紹介します。
電話代行サービス
電話代行サービスとは企業宛にかかってきた電話の受付対応を代行してくれるサービスで、人手不足を補ってくれるサポートです。
例えば、お問い合わせ対応に対して先に要件や要望を電話代行サービスが受付してくれることで、入居者は受付内容を把握した状態で顧客対応が可能になります。
また、中には秘書代行のような形で、業務のサポートをしてくれる施設もあります。
実際にレンタルオフィスを探す際には物件情報だけでなく提供しているサポートについても確認することをお勧めします。
電話代行サービスを利用したくとも対応していないケースは珍しく無いため注意が必要です。
郵便受け取りサービス
郵便物を代わりに受け取ってくれるサービスは、郵便物の受け取り対応に割く時間を削減できるため作業効率が上がるサービスの一つです。
郵便物の受け取りは有人でなく、宅配ボックスによる無人対応のケースもありますが、その場合土日祝日問わず対応することが可能なため、時間の制約からも開放されます。
コワーキングスペース
レンタルオフィスでは基本、専有スペースのレンタルが主なサービスとなりますが、中にはコワーキングスペースを提供しているケースもあります。
コワーキングスペースはフリーアドレス制で自由な場所で仕事を行えるワークスペースで、仕事に集中しやすい空間として提供されるサービスです。
また、コワーキングスペースはコミュニケーションが創出しやすい特性があるので、コミュニティの形成にも大きく影響します。
新たなビジネスチャンスやアイデアの創出、情報交換、スキルアップ、ビジネスパートナーとの出会いなどが期待できます。
専有スペースを保有しながら新たなビジネスアイデアの創出ができるため、創業初期には思わぬ機会に繋がることもあります。
