新たな働き方として注目を集めているテレワークの導入を検討している企業は少なくありません。
新型コロナウイルスの世界的流行によって感染症対策のために一時的にテレワークを導入した企業は数多くいますが、当時は急な対応のため評価体制やツールの導入が間に合わずに生産性が落ちてしまったケースが多々ありましたが、一方テレワークにしたことで従業員の満足度が上がり、生産性の向上に繋がった事例もあります。
本記事では本格的に組織の勤務制度としてテレワークの導入を検討している方に向けて、テレワーク導入を成功させるためのポイントとテレワークの基礎知識について紹介します。
テレワークを導入するメリット
テレワークを導入することで、従業員満足度の向上や、通勤にかかるコストの削減、人材確保など組織にとって多くのメリットを得られます。
ここではテレワークを導入することで得られるメリットについて解説します。
従業員の事情に適した多様なワークスタイル
従業員にはそれぞれ生活があり、様々な事情を持って勤務をしています。
その中で出産や育児、介護などの事情と両立することができずに離職する従業員もおり、企業はその都度人材確保を行わなければなりません。
優秀な人材を企業に留めておきたいと考える経営者は多いと思います。
そうした事情を抱える人材に対して多様な働き方を選択してもらう際にテレワークは効果的な施策です。
テレワークを導入することで就業場所をオフィスに限定する必要がなくなり、自宅やサテライトオフィスなどの遠隔地で業務を行えます。
ワークライフバランスの向上にも繋がり、従業員が最もパフォーマンスを発揮できる環境を提供することで、離職率を防ぎ、作業効率の改善、組織全体の生産性向上など多くのメリットを得られるでしょう。
人材確保の範囲が広がる
テレワークを導入することで、必ずしもオフィスに出社できる範囲の人材を確保する必要性がなくなります。
その結果、地方や郊外などの優秀な人材へリクルート活動が行えるため、人材確保の促進が行われます。
人材確保は企業が抱える課題の一つで、大抵の場合、人材確保には多大なコストが発生します。
現在、テレワークでの就業を望む求職者も増えてきているため、テレワークを導入することで、求職者から選ばれる可能性も大幅に広がり、人材確保へ繋がりやすい効果も期待できます。
また、前述で述べたとおり、テレワークであれば従業員の事情に適した働き方を選択できるようになるため、離職率の低下に大きく影響を与えます。
組織力の強化という面でも効果が期待できる点も大きなメリットと言えるでしょう。
オフィスの維持費や通勤等のコスト削減
テレワークを導入することで従業員全員が一斉に出社する必要性がなくなります。
それによりオフィス機能を縮小が可能になるため、オフィスの維持費を下げることができます。
オフィスにかかるランニングコストが下がることで収益の増加が見込める点もメリットの一つです。
加えて出勤時に発生するコストも削減が可能になります。
在宅勤務であれば通勤は発生しないため企業はコストを抑えながら経営が可能にあります。
サテライトオフィスのようにテレワークの就業場所となるオフィスを運営するのもコスト削減に繋がり、従業員の作業効率を下げることなく生産性向上が見込めるため、収益増加に大きく影響を与えます。
テレワークを成功に導く3つのポイント
テレワーク導入を成功させるためには多くの環境整備が必要になります。
制度をしっかり定めておくことでトラブルを未然に防ぎ、効果的なテレワークが実現します。
ここでは成功に導く3つのポイントについて解説します。
勤務形態として実用する制度づくり
テレワーク導入時に最も必要になるのが、テレワークを前提とした制度作りです。
特に重要視されるのが『労務管理』と『人事管理』の徹底です。
マネジメントが成功の鍵となるため、運用時には制度をしっかりと整えることが最優先事項となります。
そのため、勤務時間や業務の進捗状況を管理できるシステム構築が求められ、多くの企業がITによる管理システムを導入し、マネジメントがしやすい環境作りを行なっています。
テレワークでは視覚的に従業員の姿が見えないため評価精度もテレワークに適した制度にする必要があり、出社を前提とした従来の方法では適切な評価ができないことがほとんどです。
戦略・目標・進捗状況の共有を徹底し、クラウド上で従業員が組織と接点を持てるようにすることが大切です。
コミュニケーションが取れるICT環境の導入
テレワークでは従業員は孤独を感じてしまうケースは珍しくありません。
そのため気軽にコミュニケーションが取れる環境が重要です。
例えばWeb会議システムやビジネスチャットツールを導入して、インターネット上で従業員同士がコミュニケーションを取れる環境は必須と言えるでしょう。
また、定期的に従業員とコミュニケーションをとる定例ミーティングやコミュニケーションルールを設定することで、情報共有や進捗の確認を行い、業務に対するモチベーションや抱えている課題などを抽出し、マネジメントを行うことが組織には求められます。
セキュリティ対策
テレワークで重要視される要素としてセキュリティ対策が挙げられます。
インターネットを通じて業務を行う際に気をつけなければならないリスクに「情報漏洩」があります。
情報漏洩はウイルスによってハッキングされるといったケースだけでなく、カフェやコワーキングスペースのような周りに人がいる環境で仕事をしている時にも発生します。
情報漏洩を防ぐためにテレワークに適したセキュリティソフトや就業場所のルールを定めましょう。
例えば完全個室のレンタルオフィスをサテライトオフィスとして設立し、電話や会議は個室の中で行うことをルールとする…といった取り組みは効果的です。
レンタルオフィスによるテレワークの促進
テレワークを効率的に進めるには従業員が働きやすい環境を構築することが重要です。
従業員に中には自宅で仕事をするのが難しいケースも珍しくありません。
そこで、レンタルオフィスを活用してサテライトオフィスやテレワーク専用の就業場所を作ることでオフィスへ出社するコストを抑えながら、生産性を下げずに働ける場所を用意できます。
ここではレンタルオフィスを活用するメリットについて解説します。
低コストでオフィスを構えられる
レンタルオフィスはオフィスに必要な完全個室の執務空間とデスクやキャビネットのようなオフィス機器をレンタルするため、低コストでオフィスを構えることができるサービスです。
通信環境や会議室のようなオフィスに必要な機能を他の入居者と共有することで光熱費等のコストも削減できるため、イニシャルコストとランニングコストを抑えながらオフィスの運営が可能です。
テレワークとの相性が非常に良く、多くの企業がレンタルオフィスを活用して従業員がテレワークの就業場所として活用できるオフィスを郊外エリアなどに設置をしています。
来客対応も可能
レンタルオフィスは会議室や共同ラウンジなどの応接対応が可能なスペースを提供している物件が多くあります。
そのため、テレワークでありながら対面での来客対応も可能です。
例えば営業部門に対してテレワークを導入した場合、営業活動として顧客とのコミュニケーションが発生します。
電話対応やWeb会議であれば在宅勤務でも可能ですが、顧客との対面での対応は自宅では難しい課題があります。
レンタルオフィスであれば顧客をオフィスに招待することで、対面での商談が可能になるため作業効率が大幅に向上します。
また、顧客のもとへ向かう際もレンタルオフィスから向かうことで移動にかかるコスト削減にも繋がるため、従業員の負担も減らせる点でもメリットです。
