起業や開業時にオフィスは作業効率や組織全体の生産性を上げ、事業の成長には欠かせない要素として重要視されています。
しかし、創業して間もないスタートアップ企業やベンチャー企業ではオフィスを構える資本が無い状態も珍しくありません。
そうした状況下で効果的なのが低コストでオフィス機能を利用できるレンタルオフィスです。
本記事ではレンタルオフィスのメリットと有効性について紹介します。
創業時はレンタルオフィスを有効活用しよう
オフィス選ぶ際に「個室スペース」「低コスト」「来客対応ができる」「小さい規模感でも利用できる」といった条件があるのであればコストパフォーマンスの高いレンタルオフィスがオススメです。
ここではレンタルオフィスの特徴とメリットを紹介します。
契約後に直ぐに利用できる
レンタルオフィスは最初からビジネスをスタートできる環境が整った状態でスペースを借りることができます。
デスクや椅子といったオフィス用品から複合機のようなOA機器、インターネット環境も整備されているため環境構築をせずに契約後すぐに利用できます。
備品を揃える必要もなく、内装工事も必要ないため、利用までの期間を時短できる点はスピード感が命の創業期では大きなメリットです。
また、レンタルオフィスは立地条件が良い場所にあることが多く、都心部に位置し、主要駅からも徒歩圏内にある傾向にある点もビジネスを直ぐに始めるのに適した環境として重要な要素と言えるでしょう。
初期費用が少なくて済む
通常、賃貸事務所のような物件は初期費用（敷金・礼金・保証金など）として6ヶ月～12ヶ月分の賃料がかかる傾向にあり、事前に多額の資金を確保する必要があります。
そのため創業して間もない時期では資金集めに苦戦し、オフィスを構えるのが難しいという課題があります。
しかし、レンタルオフィスでは賃料の1ヶ月～2ヶ月程度が相場なので、大幅に費用を抑えた状態でオフィスを借りることが可能です。
また、備品を揃える必要がないため、内装工事や環境構築で発生する費用（内装工事費、セキュリティ工事費、通信設備費など）を削減できるため、必要最低限のコストでオフィスを構えられるのもレンタルオフィスを利用する大きなメリットとなります。
ランニングコストが低い
レンタルオフィスで支払う賃料には通信費や水道光熱費も含まれているため、一般的な賃貸事務所と比較してランニングコストを低く抑えることができます。
複合機やシュレッダーといったオフィス機器のリース費用や会議室のような執務スペース以外の賃料・共益費、各種保険といったコストを削減できるため、ランニングコストの見通しがしやすい点も特徴です。
ただし、レンタルオフィスでは受付代行のようなオプションサービスを提供している場合もあります。
それらサービスを利用すると利用料が追加されるため注意が必要です。
セキュリティ対策がしっかりしている
オフィスとして重要になるのが「セキュリティ」や「プライバシー性」です。
オープンスペースをフリーアドレスで利用するコワーキングスペースやシェアオフィスと異なり、レンタルオフィスは個室の専有スペースを契約して利用できます。
個室のためプライバシー性が高く、テレビ会議や電話を行う際も周りの目を気にする必要がありません。
また、契約書や秘匿性の高い情報を扱う際も安全に保管できます。
実際に選ぶ時は防音性や遮音性も事前に確認しておくと、入居後のトラブルを防ぐことができます。
ただし、レンタルオフィスの中には半個室のような形態もあるので、事前に提供スペースの状態を確認しておくのをオススメします。
サービスが充実している物件も多い
レンタルオフィスには事業を円滑に進めるためのオプションサービスが充実している施設が多くあります。
例えば、電話や秘書の代行サービスや経営相談、助成金の補助、会社設立サービス、カーシェアリングサービスなど様々なサポートがあります。
効果的に活用できれば、事業に注力できる環境を低コストで揃えることが可能です。
レンタルオフィスを選ぶ際は提供しているオプションサービスも確認しておきましょう。
常に清潔で綺麗なオフィス
レンタルオフィスの清掃は基本管理会社によって行われます。
清掃のルールは施設によって異なりますが、原則常に清潔で綺麗なオフィスが維持されます。
清潔なオフィスは仕事のモチベーションにも大きく繋がり、リラックス効果も期待できます。
また、来客対応の時もオフィスが清潔であれば取引先に好印象を抱いてもらいやすくなる点もメリットです。
法人登記や許認可の取得ができる可能性がある
起業をする際に重要になる法人登記の所在地として利用可能な場合があります。
登記をすると社会的信用を得られるため、事業を円滑に進めることができるようになります。
全てのレンタルオフィスが法人登記に対応しているわけではないので、事前に問い合わせをしておくのが重要です。
また、特定の職種で必要になる許認可を取得できる可能性もあります。
許認可が必要な事業を始める際は、レンタルオフィスでも取得できるか調べておきましょう。
レンタルオフィスの使い方
レンタルオフィスは事業形態や組織の規模、利用者のニーズに合わせて柔軟に活用できます。
起業だけでなく、副業や新規事業の立ち上げ、事業拡大、拠点地拡大、移転、組織の成長など様々なシチュエーションの中でもレンタルオフィスは効果的です。
ここでは主な利用方法について紹介します。
メインオフィスとして
一般的にレンタルオフィスは起業や開業時のメインオフィスとして活用されることが多いです。
初期費用を抑えて低コストでオフィスを構えられるので、ひとり起業やフリーランスとして活動する方でも利用しやすいため、自宅と仕事場をしっかり分けたい人でも利用できます。
施設によっては「施設内の引っ越しが無料」の場合もあるため、企業の成長に合わせてスペースを拡張するのも可能です。
サテライトオフィスとして
企業の本社から離れた地域に設置されたオフィスをサテライトオフィスといいます。
本社があるエリアから離れた場所に拠点を置く場合や、事業を拡大する時に、レンタルオフィスは活用されます。
低コストで拠点地を作れるので、時間を有効的に使うことが可能です。
レンタルオフィスを利用すれば様々なエリアに拠点を置けるため、全国のどこにいても作業効率が低下しない環境を構築できる点もポイントです。
週末専用の仕事場として
週末専用の仕事場として契約する方も少なくありません。
本業とは別で副業でビジネスをしている方が、土日の空いた時間に仕事ができる場としてレンタルオフィスを契約する方が増えています。
オフィス機能を低コストで確保できるため、生産性の高い環境で仕事ができます。
施設によっては24時間利用できるため、場所だけでなく時間にも縛られずに仕事に取り組むことも可能です。
ミーティングスペースとして
規模感の大きい企業が自社オフィス内にある会議室などのスペースが足りない時に、活用できる外部にあるミーティングスペースとして活用できます。
会議はもちろんのこと、商談や面談、面接など幅広く活用できるため、オフィス機能の拡張として利用する企業も増えています。
