テレワーク時に効率的かつ生産的な仕事環境をレンタルオフィスで構築する

新型コロナウイルスの世界的流行によって、感染症対策として瞬く間にテレワークが普及し、スタンダートな働き方として定着しつつある昨今、テレワークに対応できず、生産性の低下という課題を抱えている企業は少なくありません。
企業側としては管理がうまくできないテレワークからオフィスへの出勤を前提とした従来の働き方に戻したいという動きも見られますが、従業員はワークライフバランスが保たれるテレワークを求める声が多くあります。

そうした背景の中ICT技術とレンタルオフィスを組み合わせて、テレワーク環境を整える事例が増えてきました。
本記事ではレンタルオフィスを活用して快適で効率的なテレワーク環境の構築について解説します。

テレワーク導入目的の一つとして挙げられる「生産性」とは何か

企業がテレワークを導入する目的として多く挙げられるのが「生産性の向上」です。
生産性とは「生産するために必要な要素(例:人件費、原材料費、設備など)をどれだけ少ない資源で、多くの成果を得られているか・効率的に生産できているか」という意味で使われる言葉です。

テレワークを導入することで、従業員は従来の働き方よりも柔軟で時間と場所から解放された働き方を実現できます。
通勤によって発生するコストからも解放され、時間が柔軟に使えるようになります。
それにより従業員のライフワークバランスを整え、高いパフォーマンスが期待でき、結果生産性の向上が発生します。
他にも生産性が上がる要因として「業務に集中できる環境を自身で構築できる」「周りの目を気にせずに業務に集中できる」といった点も挙げられています。

コロナ禍によって急速に広まったテレワークですが、結果として新しい価値観の働き方が芽生え、テレワークの普及によって、新たなイノベーションが生まれるようになったのが昨今の大きな特徴です。

生産性の種類

生産性には『労働生産性』『資本生産性』『全要素生産性』と大きく3つに分類され、そこから更に細分化されていきます。
例えば労働生産性は「何を生産量とするか」によって2つの労働生産性に分類されます。生産数量や金額を生産量と定義した場合を『物的労働生産性』と呼びます。
対して「新たに生み出した付加価値」を労働生産性としたら『付加価値労働生産性』という指標を追います。

他にも一人当たりの生産性である「人時生産性」や営業に関する成果の「営業生産性」、接客業における生産性を出す「接客生産性」など多岐にわたります。

テレワークを導入する際には自社が改善したい生産性の課題がどこにあるのかを見極めなければなりません。
そのため、生産性について知っておくことは大変重要です。

生産性は『(生産性)=(得られた成果物)÷(投入した生産要素)』によって求められます。
代表的な生産性の計算式は以下です。

  • 労働生産性
    (労働生産性)=(生産量 or 生産額)÷(労働者数 or 総労働時間)
  • 資本生産性
    (資本生産性)=(生産量 or 生産額)÷(有形固定資産)
  • 人時生産性
    (資本生産性)=(生産量 or 生産額)÷(従業員の総労働時間)
  • 全要素生産性
    (全要素生産性の増減)=(生産性全体の変化率)-(労働変化率)-(資本変化率)

生産性は必要な数値さえ分かれば、定量分析可能なため、テレワーク導入時には『どの要素を指標に生産性向上とするのか』を定義するのが重要です。

【必要な要素(インプット)の例】

  • 仕入高
  • 減価償却費
  • 人件費
  • 原材料費
  • 販売費
  • 外注費
  • 運用費
  • 機材費
  • 労働時間

テレワークにおける現状と課題

生産性向上のためにテレワークを導入したいと考えている企業は多いと思いますが、現状中々うまく導入できずに生産性低下を引き起こしているケースは珍しくありません。
ここではテレワークを導入する際に直面する課題について解説します。

業務フローをテレワークに適した形で設計する必要がある

テレワークを導入する際に直面する課題として「業務フローがテレワークに適した形になっていない」点が挙げられます。
そもそもオフィスに出社して、対面での業務を想定しているため、いきなり社員がリモートで就業するようになったら困難を招くのは当然と言えます。

実際にテレワークに移行したものの、業務フローを従来のものから一新しなかったせいで無駄が増えて生産性の大幅な低下を引き起こしている企業は少なくありません。
テレワークの導入がうまくいかない企業は「業務フローの見直し」から初めてみるのがオススメです。

例えば紙面でのやりとりが必須な業務をデジタル化できないか検討してみたり、情報共有が滞りなく行えるツールの導入などが挙げられます。

セキュリティ面の問題

テレワークの課題として「オフィス外での就業になるためセキュリティ面でのリスクが上がる」点も見逃せません。
特にインターネット回線に関しては情報漏洩の危険性があるため、テレワークを導入する際はVPNの導入やクラウドによるデータの管理は必須です。

また、働く場所に関してもある程度のルールを決めなければ情報漏洩を引き起こす可能性があります。
カフェで業務に取り組んだ結果、機密情報が入ったUSBの紛失や、会話または画面が見られてしまい重要な情報が外部に漏れてしまうと大きな損失へと繋がってしまうでしょう。

導入時は従業員一人ひとりに労働環境についてヒアリングし、場合によっては会社側で労働環境を用意してあげるのも対策として必要になってきます。

必ずしも全員が仕事に適した環境にいるわけではない

前述でも述べたように「労働環境は従業員によって異なる」ためセキュリティ面で課題が発生してしまいます。
これは「すべての従業員が必ずしも仕事に適した環境に住んでいるわけではない」という点が引き起こしている課題です。

「業務に集中できる空間を保有していない」「インターネット環境が不安定」「周りに人がいるので作業ができない」など様々な事情を抱えているため、テレワーク導入時にはそういった従業員の事情についてもある程度の把握は必須となります。

労働環境についてある程度の理解が深めれば、具体的にどのような対策をすれば効率的かつ生産的にテレワークを機能させられるのかが見えてくるでしょう。

テレワークに向かない業務もある

「すべての業務がテレワークに向いているわけではない」という事実はしっかりと理解しておくべきでしょう。
例えば機密情報を取り扱うため外部では仕事ができない業務や、商品開発や研究のために専用の設備が必要になる業務などが当てはまります。

この時重要なのは、テレワークができる業種とできない業種間で生じる不満によるモチベーション低下を防ぐ環境整備です。
どうしても極端な結論に行きやすいので「全員一律テレワーク」「全員一律出社」のようにしたくなってしまいますが、極端な内容は不満を抱きやすくなり、結果として離職に繋がる可能性があります。

まずはテレワークに向かない業務についてしっかりと把握することが大切です。
そして、テレワークにおけるルールや待遇について部門ごとに最適化できるように見直すところから始めましょう。

コミュニケーションの低下

テレワーク導入後に多くの企業から課題として挙げられていたのが「従業員同士のコミュニケーション低下」です。
なぜコミュニケーションの低下が起きてしまうのでしょうか?

「相手の状況が分からないので、気軽に声かけできない」点や「テキストにすると口調が固くなり、スムーズな意見交換ができない」「業務以外の会話をするタイミングが難しい」「チャットだと上司に質問・確認をしにくい」といった理由が挙げられ、それにより認識のズレや誤解などの小さなトラブルが頻繁に起きるようになります。

その結果、意志の疎通が取りづらくなり、組織のチームワーク低下やプロジェクトの進捗遅延、従業員の抱えている悩みや不安を読み取れずに離職率増加などが起きてしまう危険性があります。

コミュニケーションの低下を防ぐためには「業務状況の可視化」「コミュニケーションツールの導入+利用に関するルールの策定」「雑談や休憩を意図的に取り入れる環境づくり」などが代表的な施策です。

勤怠管理がうまくできない

勤怠管理の難しさもテレワークにおける代表的な課題として挙げられます。
その中でも勤務時間管理・勤務態度の管理・人事評価制度が大きな課題として挙げられました。
社員を適切に評価するのが難しく、テレワークを導入する企業にとってこれらの課題から目を背けることはできません。

なぜ勤怠管理が難しい理由として「1. 正確な勤怠時間の把握が難しい」「2. 過程が見えないため、適切な人事評価が難しい」「3. 勤務態度を把握できない」が代表的な理由です。これらの課題を解決するためにはツールの導入だけでは難しく、勤怠管理の新たなルールの策定やサテライトオフィスの導入などを取り組む必要があります。

テレワークにおける生産性を上げるための方法

テレワークを導入することで従業員のパフォーマンス向上や経費削減、柔軟で多様な働き方の実現など多くのメリットがありますが、同時に多くの課題をクリアする必要があります。
課題の解決方法として「ツールの導入」「業務フローのデジタル化」「レンタルオフィスによるサテライトオフィスや出張営業所の設立」などが代表的な改善策です。

ここでは生産性を上げるための方法を解説します。

コミュニケーションが生まれやすいツールの導入

テレワークの課題が発生する要因として「コミュニケーション不足」が根本にあります。
これらを解決するにはリモート下でもオフィスに出勤している時と変わらないコミュニケーションが取れる環境が求められます。
そこで注目されているのがコミュニケーションツールの導入です。

ビジネスチャットツールやWeb会議システムを導入することでメールよりも簡単にコミュニケーションが取れるようになります。
また、近年ではメタバースの技術を応用した仮想オフィスも注目のツールです。
オフィスにいるような感覚でコミュニケーションが取れるようになるため、組織の規模や事業内容に合わせて適切なツールを導入しましょう。

ITツールによって業務をデジタル化する

勤怠管理システムやナレッジ共有ツール、プロジェクト管理ツール、ファイル管理ツール、顧客管理システム、営業サポートツール、セキュリティツール、電子印鑑などのツールは業務をデジタル化するのに役立ちます。
近年ではクラウドによってオフィスに出勤しなくとも基幹業務に取り組めるようになったこともあり、様々な業務でテレワークが可能になりました。

自社にとって必要なツールは何かを洗い出し、求められる機能を把握した上で導入を進めるのがオススメです。
せっかくツールを導入したのに必要な機能がないことで業務効率が下がってしまうと本末転倒なので注意が必要です。

レンタルオフィスのようなオフィスサービスを活用する

どれだけツールを導入しても従業員が業務に集中して取り組める環境でなければ意味がありません。
すべての従業員がテレワークで生産性を上げるためには、オフィス以外にも業務に集中できる環境を用意するのがオススメです。

しかし、賃貸事務所を契約してテレワーク専用のオフィスを設立すると多大なコストがかかってしまい現実的ではありません。
そこでコストを抑えながらオフィスサービスを利用できる「レンタルオフィス」に注目が集まっています。
レンタルオフィスを活用することで、テレワークの課題を一気に解決できるようになります。

レンタルオフィスの有効性は次項にて解説します。

レンタルオフィスを活用するメリット

レンタルオフィスはオフィス機能をレンタルすることで、専有の個室空間と最低限のオフィス機器・家具を利用できるサービスです。
テレワークと組み合わせることで簡易的なサテライトオフィスとして活用できるため多くの業種から注目されています。
ここではレンタルオフィスを活用するメリットについて紹介します。

完全個室によりセキュリティ・プライバシー性が高い

レンタルオフィスは原則「個室空間」を借りることができます。
物件によって個室が「半個室」の場合がありますが、「完全個室」の物件も多くあります。
完全個室の物件であれば周りの目を気にせずに業務に集中できるため、従業員にとっては快適な仕事環境として機能します。
さらに情報漏洩のリスクも対策できるため、機密情報を扱う場合でも活用できる点は大きな魅力です。
セキュリティ対策ツールと組み合わせることで、より強固なセキュリティ環境で業務に集中できるようになります。

コミュニケーションが生まれやすい

レンタルオフィスを活用すれば、レンタルオフィス周辺に住む従業員が利用することになります。
すると、コミュニケーションが自然と生まれるようになります。
さらにコミュニケーションツールと組み合わせれば、オフィスに出勤するのと変わらない形でコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
レンタルオフィスには会議室も利用できる場合は多いので、テレワークでも出社している時と変わらない形で会議に取り組めます。

●まとめ

テレワークを導入することで生産性向上が期待できる反面、誰もが働きやすい環境で仕事ができるわけではないという課題が発生してしまいます。
ツールを導入する等の対策はありますが、労働環境に関しては改善するのは難しいでしょう。
そうした課題もレンタルオフィスを活用すれば改善が可能です。

札幌市でレンタルオフィスを探している際は札幌市に特化したSKY-OFFICEがオススメです。
貴社のテレワークに関する課題を改善できる物件を紹介してくれます。一度ご相談してみてください。

関連記事

カテゴリー

アーカイブ

カテゴリー

アーカイブ