新型コロナウイルスの世界的流行を背景にテレワークが浸透し、現在多くの企業がテレワークを導入しています。
テレワークによって従業員の働き方は大きく変化しましたが、同時にいくつか課題を生むこととなりました。
その中でも特に課題として注目を集めているのが「コミュニケーション」です。
オフィスの在り方が変化している中、新たな役割として「コミュニケーションの創出」が注目されています。

本記事では札幌におけるオフィス環境の変化にも触れながら、コミュニケーション機能が重視されるオフィスの新たな役割について紹介します。

オフィスに求められる「コミュニケーション」の場としての価値

新型コロナの影響でオフィスの役割は変化しています。
従来のオフィスは「全員が同じ時間、同じ場所に集まって働く」という働き方を前提に設計された、「仕事場」としての役割が主でした。

しかし、テレワークの普及によって、働く場所が自由になり、柔軟性のある働き方が可能になりました。
そのため、従来のオフィスの役割が機能しなくなっています。

オフィスの在り方が変わることで、オフィス縮小や分散化が起こり、出社しなくとも生産性を落とさずに業績アップが可能になった中、出社しないことで新たな課題が生じました。
それが「従業員同士のコミュニケーションの減少」です。

ニューノーマルな働き方がスタンダードになったことで「コミュニケーションの場としてのオフィス」という価値が注目されるようになりました。
札幌の企業でも、リモートワークやサテライトオフィスの導入が進む中で、オフィスを「出社する意味のある場所」として再定義する動きが広がっています。

テレワークの普及で浮き彫りになったオフィスに求められる機能

テレワークの普及によって働く場所・時間から解放され、自由な働き方が実現できるようになりました。
出社しなくとも業務に取り組めるようになったことで、テレワークでは直接顔を合わせて会話をしなくなり、組織内でのコミュニケーションが減少しています。
業務に直結しない会話が発生しないテレワークではディスカッションの場が設けにくく、新たなビジネスアイデアや話せばすぐ終わる内容の会話がチャットになると滞りやすくなり、非効率な状況を招く傾向にあります。

ここではコロナ禍を経てニューノーマルなオフィスに求められる機能について紹介します。

業務における目標・目的の共有

テレワークにおける課題として組織・チームにおける業務の目標・目的の共有ができない点が挙げられます。
テレワークではチャットツールでの文章での会話がベースとなります。
情報共有をする際に文章を発信者が伝えたい意図を汲み取った上で読み解く必要があります。

また、定期的な目標の達成度や目的に沿った施策の実施状況などの確認が気軽にできないため、意思疎通が上手くいかず、細かなミスが発生する要因になるケースも珍しくありません。

そのため、ニューノーマルのオフィスには『業務における目標・目的の共有』が意図をしっかりと汲み取った上で進捗共有ができる環境が求められます。

例えばチームの進捗状況をオンライン上のみならず、オフィス内に常に目標についての進捗を確認できる環境にすることで、限られた出社でもオンラインとオフライン両方で状況の把握ができるようにするといった効果があります。

札幌市内の企業では、出社日を週に数回設定し、チーム全体での進捗共有をリアルに行うハイブリッド型勤務を導入する例も増えています。

ミスコミュニケーションを防ぐチームワークの創出

ミスコミュニケーションとは、情報を伝える側と受け取る側に、認識の相違が起こっている状態を指す言葉です。
チャットと直接の会話の違いに簡単な質問内容も、テキストだと文章による情報伝達になるため「①気軽に会話ができない」「②文章に伝えたい情報をアウトプットする能力が必要」「③読み手側も文章から相手の伝えたい情報を読み取る力が必要」と３つの課題があります。

ミスコミュニケーションが発生すると仕事の進捗が滞り、生産性の低下や顧客満足度の低下、認識不足による業務上のミスが発生しやすくなります。
そうした課題を解決する空間がオフィスに求められています。

札幌のIT企業などでは、社員同士の偶発的な会話を促すレイアウト設計や、ラウンジスペースの設置など、チームワークを生み出す空間デザインが注目されています。

会話が生まれやすい空間はチームワークの創出を手助けするため、テレワークが浸透した昨今より強く求められています。

新たなアイデアを生み出す交流の場

オフィスに求められる価値として「新たなアイデアを生み出す交流の場」としての一面があります。チャットでは中々雑談が発生しづらく、気軽に質疑応答が飛び交う空間ではありません。
新たなアイデアの創出には会話によるディスカッションがトリガーとして挙げられます。
そのため、ニューノーマルに対応したオフィスには「アイデアを創出するための交流の場」となる機能が求められます。

前述したカフェやラウンジのようなフリースペースは会話が必然的に生まれやすく、新たなアイデアが生まれる場として求められています。

他部署・部門との関わりを生み出す

テレワークが普及した結果、同じ部署やチームのメンバーとはチャットやWeb会議で頻繁に連絡を取り合いますが、他部署・部門との関わりはほとんどなくなってしまいました。
そのため、同じ組織に属していながら一度も話したことがないという社員も少なくありません。

組織を横断した会話は、新たなイノベーションを生み出すきっかけになります。
これからのオフィスには、部署や役職などの壁を越えて、誰もが気軽にコミュニケーションを取れる空間が求められています。

こうした環境を実現する一つの手法が、開放感のある共同スペースをオフィスの中心に据えることです。
これにより、自然な形で他部門の従業員とのコミュニケーションが生まれるオフィスになります。

実際、札幌の企業でも、部署を横断した情報交換を促すため「全社カフェデー」や「社内イベント」を導入するなど、交流を目的とした出社を推奨する動きが広がっています。

多様な働き方に対応したオフィスの作り方

テレワークとはICTによる勤怠・業務情報通信技術（ICT = Information and Communication Technology）を活用することで、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
テレワークでは働く場所を「自宅」や「カフェや漫画喫茶」「コワーキングスペース」などオフィス以外の場所で就業できるため、従業員は介護や育児といった事情と仕事を両立することが可能です。

テレワークを導入することでオフィスの在り方が「働くために出勤する場所」から変わりつつあります。
テレワークを中心としたニューノーマル時代の働き方では、時間や場所の制限から解放され、従業員一人一人の事情に対して柔軟で多様な形で就業できる働き方が求められます。
そのため、オフィスの在り方は「働くための場所」から「新たな価値を創出するコミュニケーションの場」として注目を集めています。

ここでは、多様な働き方を実現するオフィスの作り方を紹介します。

サテライトオフィスを導入する

サテライトオフィスは企業や団体の本社・本拠から離れた場所に設置されたオフィスを意味する言葉で、本社を惑星に見立てた時に、衛星のようにオフィスが点在している様子から「satellite（衛星） office」と名付けられました。

サテライトオフィスはテレワークの生産性を向上させる機能として注目されており、多くの企業が導入を始めているオフィス形態の一つです。
テレワークの課題として従業員が必ずしも『在宅ワークが業務を行うのに適切な環境ではない』ことが挙げられます。
インターネットに接続する通信環境やセキュリティ対策、仕事場を設けられず、集中できる環境がない場合、生産性が低下し、業績に支障がでてしまいます。

そうした課題に対して、本社とは離れた場所に仕事場としてオフィスを用意し、仕事に集中できる環境を提供することで、本社に出社する際のコストを抑えつつ、ライフワークバランスを実現し、テレワークのメリットである多様で柔軟な働き方を実現する動きが注目を集めています。

サテライトオフィスを導入する際は従業員の居住エリアに対して、最も適切なエリアを選定し、通信環境やオフィス機器・家具を揃えられる場所を選ぶのがポイントです。
例えばレンタルオフィスのようにオフィス機能をレンタルすることでコストを抑えながらサテライトオフィスを開設することが可能です。

本社機能の分散化を行う

テレワークは全ての職種の方ができるものではありません。
セキュリティの関係上、オフィスへの出勤が必須であるケースは珍しくなく、組織内での働き方の差が課題となることも珍しくありません。
全ての従業員がテレワークできるようにサテライトオフィスや支店・支社等を設立して本社機能を分散化してみるのも対策の一つです。

本社機能分散化は災害等の対策で注目されましたが、テレワークでも効果的に機能します。
特に経理や労務、会計などの業務は本社に機能が集約されることが多いため、テレワークに移行できない場合は少なくありません。
そこで、サテライトオフィスとしてテレワークが促進できる環境を構築する中で、本社機能も分散化することで、全ての従業員がテレワークできるように促進可能です。

対面・デジタル両方でのコミュニケーション環境の構築

テレワークにおける課題の一つに「コミュニケーションが取りにくい」という点が挙げられます。
サテライトオフィスのように出社できるスペースを設けても、実際に会話ができるのは限られた数人で、他の拠点地や在宅ワークをしているメンバーとは気軽に会話がしにくい状態にあります。

そのため、グループウェアやビジネスチャットツール、Web会議ツールのようなコミュニケーションツールの導入が欠かせません。
クラウド上で資料や情報を共有し、データを蓄積できる環境も求められるため、テレワーク導入時にはコミュニケーションツールを活用するのがオススメです。

また、出社時に会話が生まれやすい環境を構築するために、フリーアドレス制やカフェスペースを作り、自由にディスカッションできる環境を設けることで、新たなビジネスアイデアの創出に繋がります。

札幌で実現する新しいオフィスづくりとSKY-OFFICEの活用

近年、札幌でも場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が広まる中で、サテライトオフィスの設置や本社機能の分散化のニーズが高まりつつあります。
札幌は、北海道の中心として、東京や他都市の企業が北海道エリアへの出張時のワークスペースや現地スタッフの拠点としても最適なエリアです。

札幌のレンタルオフィス「SKY-OFFICE」は、こうした新しいオフィスのあり方に対応する最適な環境を提供します。
札幌駅や大通駅など主要エリアからアクセスしやすい立地にあり、札幌市内外の拠点との移動もスムーズです。

オフィスはすべて完全個室型で、通信環境・セキュリティ・防音性を備えており、集中して業務を行いたい社員にとって理想的な環境です。
さらに、複合機や会議室、コワーキングスペースなどの共用機能も充実しているため、本社とは別の拠点でもスムーズに業務を進行できます。

札幌でサテライトオフィスや本社機能の分散化を検討している企業にとって、SKY-OFFICEはコストを抑えつつ、生産性と快適性を両立できる理想的な選択肢といえるでしょう。

まとめ：札幌からはじまる、新しい働き方とオフィスのかたち

テレワークの普及によって、オフィスは単なる「働く場所」から、コミュニケーションを生み出し、チームをつなぐ場へと進化しています。
札幌でも多様な働き方が定着しつつある今、オフィスづくりには柔軟性・快適性・そして交流を生む設計が求められています。

レンタルオフィス「SKY-OFFICE」は、そうした新しい時代の働き方を支える最適な環境を提供します。
完全個室による集中環境と、共用スペースでのコミュニケーション機会の両立により、「働く」と「つながる」を両立する新しいワークスタイルを実現。
札幌という都市の利便性を活かしながら、サテライトオフィスや本社機能の分散化をスムーズに進めたい企業にとって、SKY-OFFICEは確かな選択肢となるでしょう。

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