オフィスに必要な機能を低コストで利用できるレンタルオフィスは、数多くの企業・団体・個人が使用しているオフィス形態の一つです。
その活用方法は本社機能を持ったオフィスとしてだけでなく、出張営業所やテレワークを促進するサテライトオフィス、特定のプロジェクトメンバーのみが活用するプロジェクトオフィス・企画室など多種多様です。
また、その活用方法は拠点地としてだけでなく、面接会場やセミナー会場、面談室といった形で利用することもできます。
本記事ではレンタルオフィスの「オフィス」以外での活用方法と、札幌でビジネスをするにあたり、オフィス以外の用途でレンタルオフィスを利用する際のポイントについて解説します。
レンタルオフィスの多種多様な利用方法
レンタルオフィスとは業務に必要な個室の執務空間とオフィス家具（デスクや椅子、キャビネットなど）、複合機などのオフィス機器、通信環境などを備えたオフィスを借りることができるサービスです。
他の入居者とオフィス機能をシェアすることで、イニシャルコストとランニングコストを抑えた状態でオフィスを活用できるため、起業して間もないスタートアップやベンチャー企業のみならず、個人事業主やフリーランス、中小企業から大企業まで幅広い層から利用されています。
個人の作業場や趣味に没頭する空間としても活用する事例も増えており、レンタルオフィスは単にオフィス機能を提供するレンタルスペースに収まらない可能性を持ったサービスとして注目を集めています。
そうした中で、企業が自社の事業をさらに効率的かつ生産的に促進するための補完機能として利用するケースも増えてきていました。
レンタルオフィスは「都心」「郊外」「地方」のどのエリアにも存在するほど拡大し続けており、既に事務所を構えている場所の直ぐ隣にあることも珍しくありません。
そのため、オフィス機能の拡大や移転までのオフィス空間の拡張としても適しています。
さらに、固有の執務空間や共同で利用できるラウンジ、貸し会議室の機能を応用した新たな活用方法にも注目が集まっています。
ここでは、その活用方法の一部を、具体的な事例として取り上げていきます。
セミナー・ウェビナー・説明会の会場
レンタルオフィスには貸し会議室が併設されているケースが多く、レンタルオフィスによっては大人数を収容できる広さの会議室を利用できる場合もあります。
そのため、外部の人間を招いたセミナーや勉強会、説明会、またはウェビナーを撮影する会場としても活用可能です。
企業がセミナーや説明会を開催する時に自社に会議室や人を集められる広さのラウンジがあれば自社内で完結することもできますが、一部の大企業やセミナーを専業としている企業を除いて、自社内に保有しているケースは珍しいでしょう。
そんな時にも、レンタルオフィスが役に立ちます。
レンタルオフィスであれば必要な時に会議室を利用できますし、個室空間を控室や待機室としても活用できます。
レンタルオフィスを活用すれば、オフィスが札幌郊外にある場合でも、札幌駅や大通駅など、参加者がアクセスしやすい札幌中心部に会場を設けることができます。
ウェビナーの会場やオンラインミーティング、勉強会、説明会であれば小規模な会議室でも可能なため、より活用しやすいと言えます。
仮に開催する頻度が多い事業であれば、事務所の側にレンタルオフィスを借りることで、事業規模が拡大しても、コストをかけて移転を繰り返す必要もなくなります。
面接会場
面接会場としてレンタルオフィスを活用するケースも近年増加傾向にあります。
スタートアップやベンチャー企業が事務所の中に面接を行うための空間を保有していないケースは珍しくなく、そもそもレンタルオフィスを事務所として利用していることも少なくないでしょう。
そのため、面接だけのために外部でレンタルスペースを借りるという手間が発生してしまいます。
しかし、レンタルオフィスに併設されている貸し会議室を活用すれば、面接会場を低コストで用意できます。
また、派遣会社のようにサービス利用者との面談が多く発生する事業に携わっているのであれば、レンタルオフィスを専用の面接会場として活用するのも手です。
例えば「会議室」を集団面接用の会場にし、「個室」を個人面接の会場にすることもできます。
他にも個室を「面接を用意するための部屋」として活用し、貸し会議室を会場にするといった活用もできるため、使い方は多種多様です。
面談室・会議室の拡張
レンタルオフィスは大規模なオフィスを構えている大企業や中小企業でも活用できるサービスです。
その例として「従業員との面談室」として活用するケースです。
大規模なオフィスを構えていても個室の会議室の数は限られていることは珍しくなく、必要な時に利用できない場面はよく見かける光景の一つです。
そういった課題に対して、オフィス機能の拡大としてレンタルオフィスを利用することで解決可能です。
事業規模や会議室の拡張のために複数の部屋を借りることで、移転せずに既存のオフィスを利用し続けられます。
また、従業員が特定のプロジェクトを進めるための作業部屋としても活用できます。
自社に足りない機能をレンタルオフィスで補完することで、事業の成長を促し、柔軟な働き方が実現できるようになります。
応接室
会社に訪問した顧客や来客を通す応接室は非常に重要な空間の一つです。
事業によってはオフィスには機密情報が多くあり、セキュリティの観点から来客を案内するのがリスクとなる場合も珍しくありません。
また、応接対応するための専用空間を設けていない事務所も珍しくないため、応接対応に関する課題を抱えている企業は少なくありません。
そこで、レンタルオフィスを「来客を案内する専用のオフィス」として応接機能を外部で補完することができます。
共同で使用できるラウンジやコワーキングスペースを来客対応として使用できる機能を完備しているレンタルオフィスであれば、個室と会議室に加えてラウンジでの応接対応も可能になる点もポイントです。
レンタルオフィスと一緒に使える会議室を活用するメリット
貸し会議室やレンタルスペースではなく、レンタルオフィスを契約し、そこに併設されている会議室を活用することで多くのメリットを受けられます。
ここではその中でも特にメリットとなる4点について紹介します。
同じ空間で「オフィス」と「場」を管理できる
レンタルオフィスのメリットとして「オフィスに必要な機能を低コストで利用できる」点が挙げられますが、前述でも述べたとおり、それらのメリットを活用することでオフィスとしてだけでなく様々な用途で利用が可能です。
セミナー会場や面接会場として会議室を利用することで、オフィスと会場の物理的距離を限りなく近づけることが可能になるため、場の管理が簡易的になります。
例えば従業員がいない企業や少人数の組織の場合、外部のレンタルスペースを活用すると、少ない人的リソースを割く必要があるため、業務に取り組めない待機時間が生まれてしまう問題が発生します。
これらは少ないリソースで運営している事業であれば削減したいコストの一つです。
レンタルオフィスであれば「同じ物件内」に会議室があるため、リソースの配分を効率よく割くことが可能になり、生産性向上にも大きく影響を与えます。
また、オフィス機能の拡大としてレンタルオフィスを活用する場合でも、専有の執務空間があるおかげで、貴重な人的資源を有効活用できるため、企業の規模関係なく恩恵を受けられる点はレンタルオフィスだからこそのメリットと言えるでしょう。
貸し会議室だけなら必要な時だけ利用できる
レンタルオフィスの会議室は貸し会議室と同じく「必要な時だけ利用する」ことができます。
そのため、会議室にかかるコストを大幅に削減できる点がメリットです。
特に小規模な事業を展開している個人事業主やフリーランスにとって、オフィスとは別に必要なタイミングで活用できる会議室は少ない資本を効果的に活用できるためオススメの活用術となります。
レンタルオフィスをサテライトオフィスとして活用しているのであれば、従業員の会議をする場所としても活用できるため、本社と同じく不自由の無い形で業務に取り組めます。
専有の個室空間をオフィス機能の拡大として活用できる
レンタルオフィスでは「専有の個室空間も打ち合わせ専用の部屋」として活用することが可能です。
会議をする頻度が高い事業であったり、応接室が常に稼働しているような状況であれば、レンタルオフィスを出張会議室として活用してみてはいかがでしょうか。
貸し会議室を提供するサービスと異なり、専有の個室をストレージとしても活用できるため、打ち合わせをする以外にも様々な用途で活用できる点はレンタルオフィスだからこそ得られるポイントです。
新たなコミュニティの創出にも繋がる
レンタルオフィスを活用するメリットとして「他の入居者との関係性構築による新たなコミュニティの創出」が挙げられます。
オフィス以外の用途でレンタルオフィスを活用する場合でも、コミュニティの創出は可能であり、新たなビジネスチャンスに繋がります。
例えばコミュニティ内での勉強会やセミナーなど、レンタルオフィスだからこそできる活用が期待できます。
札幌でレンタルオフィスを活用してオフィス拡張をする際のポイント
オフィスの拡張としてレンタルオフィスの活用を検討する際は、単にスペースを増やすだけでなく、従業員の働きやすさや来客対応の利便性も考慮する必要があります。
ここでは、札幌でレンタルオフィスを活用してオフィス拡張を行う際に押さえておきたいポイントを整理しました。
アクセス利便性
大通や札幌駅周辺は交通の利便性が高く、従業員や来客の移動負担を軽減できます。札幌は冬になると積雪・凍結が多いため、地下鉄・JRの駅に近いレンタルオフィスを選ぶこともおすすめです。
水道光熱費込みの料金体系
札幌は冬の寒さが厳しく、11月から4月頃までの長い期間にわたり暖房を使う必要があります。
そのため、レンタルオフィスを選ぶ際に「光熱費込み」の料金体系になっているかどうかは大きなポイントです。
光熱費が含まれていれば、冬場に暖房費が跳ね上がる心配がなく、毎月の支出が一定に保たれるため、経営計画や予算管理が格段にしやすくなります。
小規模スペースを柔軟に活用する
札幌市内のレンタルオフィスは、少人数向けの安価なスペースも多く、既存オフィスが手狭な場合の補完として最適です。
臨時オフィス、面接室、プロジェクト室など、会議室や個室を多様な用途で柔軟に使用できるとスペースを効率よく活用できます。
必要な期間だけ契約できるサービスを選ぶ
東京や大阪に本社を持つ企業が札幌で事業を展開する際には、契約期間を柔軟に設定できるレンタルオフィスが便利です。
プロジェクト単位や短期の拠点利用など、事業規模の変動に合わせて利用できるため、過剰な固定費を抱えるリスクを避けられます。
地方支店の臨時拠点や、東京本社からの出張時のサテライトオフィスとしても有効に活用できます。
周囲の環境や設備を確認する
札幌市内のレンタルオフィスには、Wi-Fiや複合機、ラウンジなどの共用設備が充実している場合があります。
会議やセミナー、面接の運営に必要な機能が揃っているかを事前に確認すると安心です。
サポートサービスの有無を確認する
入居者向けにコンシェルジュサポートがあるレンタルオフィスを利用すると、オフィス管理の手間を大幅に軽減できます。
たとえば、来客対応や電話取次ぎ、郵便・宅配便の受け取り・転送といった日常業務を代行してくれるため、頻繁に出入りしない場合でも安心して利用できます。
札幌でレンタルオフィスを会議室や面談室に活用するならSKY-OFFICEがおすすめ
札幌市中心部に複数の拠点を構えるレンタルオフィス「SKY-OFFICE」では、限られた広さでも利用しやすい小規模レンタルオフィスを提供しています。
入居者は個室スペースに加えて、共用の会議室や打ち合わせスペースを必要な時だけ利用できるため、コストを抑えながら、多様な用途でスペースを利用することができます。
2~3人用の小規模かつ低価格なスペースも多く、面談室や応接室としての利用にも適しています。
完全個室完備でセキュリティ性能も高く、周りの目を気にせず会議や面談ができる点も大きな安心材料です。
さらに、SKYコーディネーターによるサポートがあるため、初めて札幌で事業を展開する方でも、会議室予約やオフィス管理を効率的に行え、オフィス機能をスムーズに拡張できます。
札幌市内のレンタルオフィスのなかでも比較的安価なため、事業拡張や臨時オフィスとして札幌でオフィスを探すスタートアップ企業や中小企業にもおすすめです。
