オフィスに必要な機能を低コストで利用できるレンタルオフィスは、数多くの企業・団体・個人が使用しているオフィス形態の一つです。
その活用方法は本社機能を持ったオフィスとしてだけでなく、出張営業所やテレワークを促進するサテライトオフィス、特定のプロジェクトメンバーのみが活用するプロジェクトオフィス・企画室など多種多様です。
また、その活用方法は拠点地としてだけでなく、面接会場やセミナー会場、面談室といった形で利用することもできます。
本記事ではレンタルオフィスの活用方法の一つである「セミナー会場」「面接・面談室」としての利用について解説します。
レンタルオフィスを「オフィス」以外の用途で使用する
レンタルオフィスとは業務に必要な個室の執務空間とオフィス家具（デスクや椅子、キャビネットなど）、複合機などのオフィス機器、通信環境などを備えたオフィスを借りることができるサービスです。
他の入居者とオフィス機能をシェアすることで、イニシャルコストとランニングコストを抑えた状態でオフィスを活用できるため、起業して間もないスタートアップやベンチャー企業のみならず、個人事業主やフリーランス、中小企業から大企業まで幅広い層から利用されています。
また、個人の作業場や趣味に没頭する空間としても活用する事例は増えており、レンタルオフィスは単にオフィス機能を提供するレンタルスペースに収まらない可能性を持ったサービスとして注目を集めています。
そうした背景の中、レンタルオフィスの活用方法として企業が自社の事業をさらに効率的かつ生産的に促進するための補完機能として利用するケースが増えてきていました。
レンタルオフィスの多種多様な利用方法
レンタルオフィスは「都心」「郊外」「地方」のどのエリアにも存在するほど拡大し続けており、既に事務所を構えている場所の直ぐ隣にあることも珍しくありません。
そのため、オフィス機能の拡大や移転までのオフィス空間の拡張として利用されるケースも増えてきています。
そうした中、固有の執務空間や共同で利用できるラウンジ、貸し会議室の機能を応用した新たな活用方法に注目が集まっています。
セミナー・ウェビナー・説明会の会場
レンタルオフィスには貸し会議室が併設されているケースが多く、レンタルオフィスによっては大人数を収容できる広さの会議室を利用できる場合もあります。
そのため、外部の人間を招いたセミナーや勉強会、説明会、またはウェビナーを撮影する会場としても活用可能です。
企業がセミナーや説明会を開催する時に自社に会議室や人を集められる広さのラウンジがあれば自社内で完結することもできますが、一部の大企業やセミナーを専業としている企業を除いて、自社内に保有しているケースは珍しいでしょう。
そこで、活用したいのがレンタルオフィスです。
レンタルオフィスであれば必要な時に会議室を利用できますし、個室空間を控室や待機室としても活用できます。
ウェビナーの会場やオンラインミーティング、勉強会、説明会であれば小規模な会議室でも可能なため、より活用しやすいと言えます。
仮に開催する頻度が多い事業であれば、事務所の側にレンタルオフィスを借りることで、事業規模が拡大しても、コストをかけて移転を繰り返す必要もなくなります。
面接会場
面接会場としてレンタルオフィスを活用するケースも近年増加傾向にあります。
スタートアップやベンチャー企業が事務所の中に面接を行うための空間を保有していないケースは珍しくなく、そもそもレンタルオフィスを事務所として利用していることも少なくないでしょう。
そのため、面接を行うためには外部でレンタルスペースを借りるといった手間が発生してしまいます。
しかし、レンタルオフィスに併設されている貸し会議室を活用すれば、面接会場を低コストで用意ができます。
また、派遣会社のようにサービス利用者との面談が多く発生する事業に携わっているのであれば、レンタルオフィスを専用の面接会場として活用するのも手です。
例えば「会議室」を集団面接用の会場にし、「個室」を個人面接の会場にすることもできます。
他にも個室を「面接を用意するための部屋」として活用し、貸し会議室を会場にするといった活用もできるため、使い方は多種多様です。
面談室・会議室の拡張
レンタルオフィスは大規模なオフィスを構えている大企業や中小企業にとっても活用できるサービスです。
その例として「従業員との面談室」として活用するケースです。
大規模なオフィスを構えていても個室の会議室の数は限られていることは珍しくなく、必要な時に利用できない場面はよく見かける光景の一つです。
そういった課題に対して、オフィス機能の拡大としてレンタルオフィスを利用することで問題解決可能です。
事業規模や会議室の拡張のために複数の部屋を借りる企業も少なくなく、自社に足らない機能をレンタルオフィスで補完することで、移転せずに既存のオフィスを利用し続けられる利点があります。
また、従業員が特定のプロジェクトを進めるための作業部屋としても活用できる点も特徴です。
自社に足らない機能をレンタルオフィスで補完することで、事業の成長を促し、柔軟な働き方が実現できるようになります。
応接室
会社に訪問した顧客や来客を通す応接室は非常に重要な空間の一つです。
事業によってはオフィスには機密情報が多くあり、セキュリティの観点から来客を案内するのがリスクとなる場合も珍しくありません。
また、応接対応するための専用空間を設けていない事務所も珍しくないため、応接対応に関する課題を抱えている企業は少なくありません。
そこで、レンタルオフィスを「来客を案内する専用のオフィス」として応接機能を外部で補完することができます。
共同で使用できるラウンジやコワーキングスペースを来客対応として使用できる機能を完備しているレンタルオフィスであれば、個室と会議室に加えてラウンジでの応接対応も可能になる点もポイントです。
レンタルオフィスと一緒に使える会議室を活用するメリット
貸し会議室やレンタルスペースではなく、レンタルオフィスを契約し、そこに併設されている会議室を活用することで多くのメリットを受けられます。
ここではその中でも特にメリットとなる3点について紹介します。
同じ空間で「オフィス」と「場」を管理できる
レンタルオフィスのメリットとして「オフィスに必要な機能を低コストで利用できる」点が挙げられますが、前述でも述べたとおり、それらのメリットを活用することでオフィスとしてだけでなく様々な用途で利用が可能です。
セミナー会場や面接会場として会議室を利用することで、オフィスと会場の物理的距離を限りなく近づけることが可能になるため、場の管理が簡易的になります。
例えば従業員がいない企業や少人数の組織の場合、外部のレンタルスペースを活用すると、少ない人的リソースを割く必要があるため、業務に取り組めない待機時間が生まれてしまう問題が発生します。
これらは少ないリソースで運営している事業であれば削減したいコストの一つです。
レンタルオフィスであれば「同じ物件内」に会議室があるため、リソースの配分を効率よく割くことが可能になり、生産性向上にも大きく影響を与えます。
また、オフィス機能の拡大としてレンタルオフィスを活用する場合でも、専有の執務空間があるおかげで、貴重な人的資源を有効活用できるため、企業の規模関係なく恩恵を受けられる点はレンタルオフィスだからこそのメリットと言えるでしょう。
貸し会議室だけなら必要な時だけ利用できる
レンタルオフィスの会議室は貸し会議室と同じく「必要な時だけ利用する」ことができます。
そのため、会議室にかかるコストを大幅に削減できる点がメリットです。
特に小規模な事業を展開している個人事業主やフリーランスにとって、オフィスとは別で必要なタイミングで活用できる会議室は少ない資本を効果的に活用できるためオススメの活用術となります。
レンタルオフィスをサテライトオフィスとして活用しているのであれば、従業員の会議をする場所としても活用できるため、本社と同じく不自由の無い形で業務に取り組めます。
専有の個室空間をオフィス機能の拡大として活用できる
レンタルオフィスでは「専有の個室空間も打ち合わせ専用の部屋」として活用することが可能です。
会議をする頻度が高い事業であったり、応接室が常に稼働しているような状況であれば、レンタルオフィスを出張会議室として活用してみてはいかがでしょうか。
貸し会議室を提供するサービスと異なり、専有の個室をストレージとしても活用できるため、打ち合わせをする以外にも様々な用途で活用できる点はレンタルオフィスだからこそ得られるポイントです。
新たなコミュニティの創出にも繋がる
レンタルオフィスを活用するメリットとして「他の入居者との関係性構築による新たなコミュニティの創出」が挙げられます。
オフィス以外の用途でレンタルオフィスを活用する場合でも、コミュニティの創出は可能であり、新たなビジネスチャンスに繋がります。
例えばコミュニティ内での勉強会やセミナーなど、レンタルオフィスだからこそできる活用が期待できます。
SKY-OFFICEならオフィスと会議室両方のサービスが利用できる
札幌市を拠点にレンタルオフィスを展開するSKY-OFFICEでは会議室を完備したレンタルオフィスを提供しております。
SKY-OFFICEが手がけるレンタルオフィスは快適なビジネス環境をサポート可能です。
完全個室完備のため、セキュリティ性能も高く、周りの目を気にせずに会議や面談を行える点も特徴です。
また、会議室も利用可能なため、幅広い形でオフィス機能を活用できます。
事業をサポートするサービスも豊富で、創業初期のオフィス利用としても相性が良く、札幌市でビジネスを展開したいと考えているのであれば、SKY-OFFICE独自のコンシェルジュサービス「SKYコーディネーター」のサポートで効率よく事業に取り組めます。
札幌市でレンタルオフィスをお探しの際は、SKY-OFFICEにお気軽にご相談ください。
