プロジェクトオフィスとは｜導入するメリットやオフィスの選び方

事業を進めている中で、様々なプロジェクトが同時並行で立ち上がり、プロジェクトチームによって促進されていきます。
多くのプロジェクトが乱立すると社内で会議スペースを確保することが難しくなり、円滑に物事を進められない課題も珍しくありません。
そうした課題を解決するために取り組まれる施策として「プロジェクトオフィス」があります。プロジェクトごとに専用のスペースを設けることでスムーズに進行が可能です。

本記事ではプロジェクトオフィスの活用方法について紹介します。

プロジェクトオフィスとは何か

プロジェクトオフィスは「特定のプロジェクトのために設置された執務空間」を指す言葉です。
原則、プロジェクトには実施期間が定められるためプロジェクトオフィスも期間限定で設置されます。
また、大抵の場合、プロジェクトは延期されるためプロジェクトオフィスの期間も伸びることが多いです。

近しい言葉に「PMO（project management office / プロジェクト管理オフィス）」が挙げられます。
PMOは大規模な組織において全体のプロジェクトマネジメントのスキルとクオリティを向上させ、個々のプロジェクトが円滑に推進するように支援を行う専門部署を指します。
プロジェクトオフィスはその中で設置される専有スペースを指すケースもありますが、あくまで別の概念となります。

※本記事では「プロジェクトを円滑に進めるための専用の執務空間」としてのプロジェクトオフィスについて解説を行います。

プロジェクトオフィスのメリット

プロジェクトを円滑に進めるために効果的な施策であるプロジェクトオフィスは導入することで多くのメリットを受けることができます。
ここではプロジェクトオフィスを開設するメリットについて紹介します。

プロジェクトの品質向上

プロジェクトオフィスは「そのプロジェクト専用のオフィス」となります。
オフィスに必要な機能はもちろんのこと、インターネット環境や会議室、そのプロジェクトにだけ集中できる執務空間は品質向上に大きく影響を与えます。

プロジェクトに関連する機器や資料をまとめやすい点も品質向上に大きく影響し、他の事業やプロジェクトを気にする必要がない点も大きなメリットです。

例えば、通常の事業とは異なる震災や感染症などに対応する必要がある特設チームを社内で立ち上げた場合、会議室や応接室を長期的に利用することになります。
しかし、通常の業務にも取り組む必要があるため会議室等をプロジェクト専用の空間にすることはできません。
そこで、プロジェクトオフィスを設立することで他の事業の活動を妨げることなくプロジェクトを進められます。

チームの連携強化

プロジェクトオフィスは専有の空間を設立するため、チームのコミュニケーションを活性化させる場としての機能があります。
また、プロジェクトチームは同じ部門の人間ではなく、他部門からも選出されて特別チームであることが多いため、コミュニケーションはチームの連携強化のために不可欠な要素です。

さらに、プロジェクトチームは同じ組織だけでなく、別組織の人間とチームを編成するケースも珍しくありません。
そのため専有空間であればチームの関係性を強いものとする効果もあるため、効率的にプロジェクトを進めることが可能です。

他社の人間が他のプロジェクトを進めるオフィスと同じ空間にいると、逆に気になってしまいプロジェクト以外に作業の効率が下がってしまう可能性があります。
そういった観点からもプロジェクトオフィスを開設することでチーム全体の生産性向上にも繋がります。

プロジェクト管理が高度化

プロジェクトを進める中で「プロジェクトの管理」は課題として挙げられます。
特に他者と共同のプロジェクトの場合、情報共有や報連相が上手くいかず、プロジェクトの進捗や現状が把握できないという問題が発生するのも珍しいことではありません。

そういった課題もプロジェクトオフィスを設立することで解決が可能です。
一般的にプロジェクト管理には管理ツールの導入に加えてPM（プロジェクトマネージャー）による管理体制が設計されます。
それに加えて専有のプロジェクトルームがあればメンバー同士の報告も活発に行われるため、細かな進捗や現状の確認がしやすくなります。

その結果、細かい調整や修正が直ぐに行えるようになり、プロジェクトの品質向上に大きく影響を与えます。
システムによる管理、マネージャーによる管理に加えて、チーム内での情報共有が行われることで管理不足による問題を未然に防ぐことができます。
そうした観点からもプロジェクトオフィスを設立するメリットは大きいと言えるでしょう。

プロジェクトオフィスとしてレンタルオフィスを活用するメリット

プロジェクトオフィスを設立するには以下の要素が満たされるスペースを確保する必要があります。

  1. 中長期の間プロジェクトのために利用できる
  2. プロジェクトメンバーが通いやすい立地
  3. 少人数から利用できる空間
  4. オフィスに必要な環境や機器の完備
  5. リモートワークとの相性
  6. コミュニケーションが取れる環境

上記の条件が満たされるスペースを用意することは安易ではなく、自社のワークスペース内でプロジェクトオフィスを設立するのが難しい企業がほとんどでしょう。
また、大規模なオフィスを構えている企業であってもプロジェクト単位で専用の空間を作るとなると、スペースが足らないことがほとんどです。

そうした課題を解決する方法としてレンタルオフィスを活用するのがオススメです。
レンタルオフィスであれば個室スペースを確保できるだけでなく、プロジェクトの期間内限定でオフィスを構えたい際にも対応が可能です。

ここではレンタルオフィスを活用してプロジェクトオフィスを設立するメリットについて紹介します。

迅速かつ柔軟な対応が可能

プロジェクトオフィスにはスピーディに対応可能であることに加えて、様々なシチュエーションに対して柔軟に対策できる空間である点が求められます。
レンタルオフィスは契約をしたその日にオフィスとして利用できる迅速さと、状況に合わせてレンタル期間の延長や部屋の変更等ができます。
ただし、空き部屋の状況に左右されるため必ずしも全てのケースに対応できるわけではない点は注意が必要です。

プロジェクトの発足に対して最速で専有のスペースを確保できるのはレンタルオフィスの特徴であり、オフィス環境を最初から利用できる点もプロジェクトオフィスを立ち上げる際には最適なオフィス形態であると言えます。

低コストでオフィス機能を用意できる

レンタルオフィスを活用するメリットとしてイニシャルコストとランニングコストが低く低コストでオフィスを構えられる点にあります。
通常オフィスを構えるには物件の取得から内装工事、オフィス機器の購入、通信環境の整備など多大なコストがかかります。
また、短期間での契約等には向いていないため、多大なコストを支払うだけで費用対効果が見込めないケースがほとんどでしょう。
また、オフィスを開設するまでにも時間がかかるため迅速な対応には向いていません。

しかし、レンタルオフィスでは最初からオフィスに必要な環境が利用できるため、設備や改装といった工事は必要ありません。
また、オフィス機器もレンタルできるため格安でオフィスを構えることが可能です。
そのためプロジェクト単位でオフィスを設けることもレンタルオフィスであれば簡単に実行が可能です。

地方でも設立可能

レンタルオフィスは都心部だけでなく郊外や地方にもあります。
そのため地方にプロジェクトオフィスを設けることも可能です。
例えば、新規の市場拡大プロジェクトとして地方に進出を狙う際は、その地方に拠点となるプロジェクトオフィスを設けることもレンタルオフィスであれば実現できます。

また、複数のエリアに同時にプロジェクトオフィスを設けることも可能なため、プロジェクトの規模やチーム編成に合わせて柔軟性の高いプロジェクトオフィスの配置が可能です。

例えば東京を拠点に事業を展開する企業が北海道に進出しようと考えているのであれば札幌市にオフィスを構えることで、道内の主要エリアへの行動が楽になります。
その際は札幌市内を拠点にレンタルオフィスを展開している管理会社と連携を取ることでスムーズに道内進出が実現できるでしょう。

対面でのコミュニケーションが可能

レンタルオフィスには会議室や共同ラウンジなどの執務空間が用意されているケースも多く、コミュニケーションの場が用意されています。
プロジェクトを円滑に進めるためにはコミュニケーションが取れる環境は必要不可欠です。
レンタルオフィスであれば対面でのコミュニケーションが取りやすく、チームメンバーのみならず、それ以外の関係者とも対面での対応が可能です。

プロジェクトを成功に導くにはチーム内で戦略・目標・行動を共有することが重要です。
これらの要素を円滑に共有するにはコミュニケーションが取りやすい環境は不可欠のため、成功要因としても重要になります。

また、通信環境が完備されている場合がほとんどなのでICTを活用したコミュニケーションツールを利用することで、リモートでもミーティングを行える点も特徴です。
完全個室の執務空間であれば周りの目を気にせずにテレビ会議ができるため、離れていても同じ空間にいるのと変わらないコミュニケーションが取れます。

極秘性が高いプロジェクトも別スペースで運用できる

レンタルオフィスを利用すると必然的にオフィスとは離れた場所に専用の空間を作ることになります。
そのため同じ会社の人間に対しても極秘制が高いプロジェクトを進める空間として役立ちます。
情報漏洩のリスクを未然に防げるため、プロジェクトを秘密裏に進めたい場合にはレンタルオフィスは役立ちます。

また、シェアオフィスやコワーキングスペースのように他の利用者が周りにいる空間をオフィスとして利用している場合、情報漏洩に危険性は通常のオフィスに比べると高くなってしまうためセキュリティ対策として、完全個室のレンタルオフィスを限定的に利用すると、プロジェクトを安全に進めることができます。

SKY-OFFICEを活用したプロジェクトオフィス

プロジェクトオフィスと相性が良いオフィスとして最後に札幌市を拠点にレンタルオフィスを展開するSKY-OFFICEについて紹介させていただきます。

SKY-OFFICEは札幌市を拠点にレンタルオフィスを展開しているため、札幌市に関連するプロジェクトとの相性が非常に良いです。
SKY-OFFICEには札幌市のビジネスに対して適切なアドバイスやサポートが可能なSKYコーディネーターというコンシェルジュサービスも提供しているため、例えば札幌市に市場拡大をしたい時は適切なアドバイスが可能です。

また、SKY-OFFICEは複数の物件を管理しているため、プロジェクトの内容に適した物件を紹介可能です。
組織の編成や状況に対して適切な広さ、立地の物件を紹介できるため、オフィス選びの段階で失敗を未然に防げる点も特徴です。

さらに豊富なサービスを提供しているため、執務空間だけでなく、会議室や共同ラウンジ、宅配ボックス、24時間利用可能な空間、通信環境の完備、電話代行サービス、テストマーケティングのサポートなどプロジェクトを手助けしてくれるサービスが豊富な点もオススメな理由です。

ぜひ、お気軽にご相談ください。

●まとめ

プロジェクトオフィスを設立することで、プロジェクトを円滑に進め、成功率を上げ、成果物の品質向上に大きく影響を与えます。
プロジェクトオフィスは決められた期間内で利用するのが前提のため、柔軟性の高いレンタルオフィスを活用するのがオススメです。

プロジェクトオフィスの導入を検討しているのであれば、レンタルオフィスを活用してみてはいかがでしょうか？
また、札幌市でレンタルオフィスを探している際はお気軽にSKY-OFFICEへご相談ください。

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