働き方改革や新型コロナウイルスの世界的流行によってワークライフバランスが見つめ直され、多様な働き方を実現する手段としてレンタルオフィスが注目されるようになりました。
また、副業解禁やスタートアップ企業に対する支援も充実してきたこともあり、オフィスに対するニーズそのものも上がっています。
そうした背景の中、レンタルオフィスの利用を検討している方も少なくないでしょう。本記事ではレンタルオフィスを効率的かつ生産的に活用する方法を解説したいと思います。
レンタルオフィスを利用することで効率的に業務を促進できる
リモートワークの普及や柔軟性の高いワークスタイルを実現しようとする潮流の中、オフィスの在り方に対する価値観は大きく変化しています。
オフィスの役割が「働く場所」から「コミュニケーションを生み出す、創造的で多様性のある場」へと移り変わっており、求められる機能もそれに伴い「多様な働き方を実現できる仕組み」へと変化が起こりました。
レンタルオフィスは従来の賃貸事務所と異なり、低コストでオフィスを構えることができます。
そのため、柔軟性の高いワークスタイルが実現可能な点が魅力です。
創業初期の企業や個人事業主にとってもオフィスは欠かせない要素のため、イニシャルコストを最小限まで抑え、ランニングコストも低いレンタルオフィスはオススメです。
業務に集中できる環境は事業成長に不可欠
オフィスの在り方が代わり、自宅をオフィスとして活用するケースも近年では増えてきました。
また、テレワークとしてカフェやコワーキングスペースを活用する方も増えており、働く場所は必ずしもオフィスである必要はありません。
しかし、オフィスはビジネスを進める上で不可欠な環境となります。
オフィスは業務に集中できる場所のため、オンオフの切り替えがしやすく、周りの目を気にすることなく電話対応やテレビ会議、応接対応が可能です。
また、機密情報を保管する際にも専有のオフィスであれば高いセキュリティ性が売りです。
そのため、多様な働き方が求められる昨今においても拠点地となる執務空間へのニーズは年々増加傾向にあります。
事業に集中できる空間は企業の成長には欠かせない要素であり、創業初期の段階でも高いコストパフォーマンスが見込めます。
顧客対応においてもオフィスは重要
事業を進めていく中で顧客対応は必ず発生する業務です。
インターネットが発展した現代では電話やメール、テレビ会議によって自宅でも対応可能になりましたが、必ずしも全ての事業者が自宅で完結できる訳ではありません。
また、応接対応を行う際に自宅に顧客を招待するのはリスクがあるケースも珍しくありません。
そのため、適切な顧客対応をするためにもオフィスを構えることは効果的です。
特に従業員を雇ってチームで動くことが多い場合、メンバーが対面で会える場が必要になります。
会議を行う際も周りの目を気にせずに会話ができるため、非常に生産性が高く、新たなアイデアの創出が生まれやすいのもオフィスの特徴です。
事業拡大や新たなビジネスの発展に貢献するという視点からも、低コストで導入できるレンタルオフィスはオススメです。
顧客情報や事業におけるデータの漏洩を防ぐ
顧客情報のような機密情報の漏出は社会的信用を下げるだけでなく、多くの場面でビジネスチャンスを逃すことになりかねません。
特にカフェなど不特定多数の人が出入りする場所で業務に取り組んでいる場合、後ろからPCの画面が見られてしまったり、会話から情報漏洩が発生するケースも多々あります。
そして、重要なデータが保管されているUSBメモリを落としてしまうリスクも考慮しなければなりません。
そうした情報漏洩を防ぎ、高いセキュリティ性を実現するのであれば専有の執務スペースは欠かせません。
安心して業務に取り組める空間があるだけで、作業効率は向上され、組織全体の生産性向上も期待できます。
事務所スペースを有効利用する方法
自宅や本社機能を持つオフィスとは異なり、レンタルオフィスを利用することで様々な課題を解決することが可能です。
闇雲にレンタルオフィスを契約するのではなく、何が実現可能で、どのような課題が解決できるのかを明確にすると、より効率的にオフィスを活用できます。
ここでは効率的なワークスペースの活用方法について解説します。
文書をデジタル化し、スペースを広く活用する
執務スペースを有効的に活用する場合、自身が利用できるスペースを広く保っておくと効率的に業務に取り組めます。
しかし、業務を進めていくと紙媒体による資料を扱う場面が増えていきます。
スペースが紙媒体の資料で圧迫される前に、定期的に文書をデジタル化し、保管することで、スペースを広く活用できます。
レンタルオフィスでは複合機を共同で利用できる場所も少なくないため、文書のデジタル化がしやすい環境にあるため、うまく利用するのがオススメです。
また、紙媒体として保管が必要な資料もキャビネットを活用すれば保管することも可能です。
高さ方向の有効性利用
レンタルオフィスには完全個室型の執務スペースと半個室型の執務スペースの二つに分かれます。
完全個室型の執務スペースであれば天井までの空間をストレージとして利用することが可能です。
レンタルオフィスを効率的に活用するのであれば、高さ方向のストレージも利用しましょう。
レンタルオフィスの高さ方向を利用する際は必ず管理会社にどのような形での利用可能か確認しておくのを忘れないようにするのがポイントです。
机上ラックや収納スペースを持ち込めるのであれば、理想のオフィス環境を構築できます。
共有できる機能は他社とシェアする
レンタルオフィスが賃貸事務所と異なる点として執務スペース以外の設備を他の入居者と共同で利用できる点にあります。
そのため、オフィス運営にかかるランニングコストの削減が可能です。
レンタルオフィスをより効率的に活用したいのであれば、レンタルオフィスが提供しているサービスの確認をしておきましょう。
複合機や会議室、コワーキングスペース、ラウンジなど利用できるサービスを把握しておくことで、自社の事業に適したサービスを無料で活用できるかもしれません。
例えば札幌市を拠点にレンタルオフィスを提供するSKY-OFFICEでは複合機や会議室、ラウンジを共同で利用が可能なため、イニシャルコストとランニングコストを抑えた状態でオフィス機能を利用できます。
レンタルオフィスのサポートを活用する
レンタルオフィスをより効果的に利用したいのであれば、そのレンタルオフィスが提供しているサポートサービスを活用するのもオススメです。
特に創業初期のフェーズであれば人件費の削減や応接対応に対して発生する工数を削減できます。
ここではレンタルオフィスの検討時にチェックしておくと良いサービスについて紹介します。
受付の対応にかかるコストの削減
レンタルオフィスでは受付対応にかかるサービスとして「タッチパネルによる無人対応」と「受付による対面対応」に分けられます。
どちらもメリットとして自身での応接対応を削減することができる点がポイントです。
また、無人管理の場合、管理会社の人件費が削減され、安く利用できる可能性もあります。
さらに無人パネルの場合24時間365日利用できるケースも少なくないため、事業形態によっては効率的に利用可能です。
有人の場合、受付対応をお願いできるため人件費の削減が可能です。
また、こちらも他の入居者と共同で使用するため、レンタルオフィスであれば安く利用できます。
こちらも自社の業務形態に合わせて選択しましょう。
会議室を利用したい時のみ活用する
会議室を利用したいと考える方は少なくはないでしょう。
しかし、実際に会議室を用意するのは苦労しますし、スポットの利用でもコストが発生するケースも珍しくありません。
レンタルオフィスでは無料で使える会議室を提供している物件も多く、コストを削減しながら会議室を活用できます。
また、別途利用料が発生する場合でも格安で利用できるケースも珍しくないため、こちらもまたコスト削減に繋がります。
賃貸事務所を契約して会議室を作る場合、多大なコストが発生します。
また、気軽に会議ができる空間としてラウンジを提供しているレンタルオフィスであれば、簡易的なミーティングを気軽に行える点も魅力です。
これらの機能を有効的に活用することで、効率的に事業を促進が可能となります。
インターネットにかかる料金をシェアで削減
ランニングコストとして発生する料金の代表例に「インターネットの使用料」が挙げられますが、レンタルオフィスであればインターネットの使用料金も入居者とシェアが可能です。
多くのレンタルオフィスでは独自のセキュリティ対策を行なっており、共同で利用する回線でも安全に利用できるようになっています。
また、他にかかるランニングコストも全てシェアできるため、結果的に格安でオフィスを運営できるようになる点もポイントです。
レンタルオフィスを利用する際はインターネットの速度や利用状況、セキュリティ対策について事前に確認しておきましょう。
経営に関する相談をしてみる
レンタルオフィスの中には「オフィス利用」の範囲に収まらないサービスを提供しているケースも多くあります。
例えばSKY-OFFICEでは「SKYコーディネーター」と呼ばれるコンシェルジュサポートを提供しており、ビジネスに対して発生する課題の解決をするサポートを行います。
主なサービスとして入居者同士のマッチングを行う「ビジネスマッチング」や入居者限定の「勉強会」、マーケティング活動のサポートを行う「テストマーケティング」など幅広いシーンでのサポートを行なっています。
レンタルオフィスを利用したいと考えているのであれば、執務スペース以外に提供しているサービスを確認しておくのがオススメです。
レンタルオフィスに持ち込むと効率的なアイテム紹介
レンタルオフィスでの業務を効率化するのであれば、業務に集中できる環境に自ら変えていくのもポイントです。
特に生産性の上がる備品は持ち込みをするのも手です。
キャビネット
キャビネットは用具をしまうための棚として提供されているオフィス機器です。
レンタルオフィスによってはデスクと同じくキャビネットも提供しているケースは多くあります。
提供されているキャビネットを利用するのも手ですが、自身でキャビネットを持ち込むのも作業効率の高い空間を作る上でポイントです。
膝掛け・ブランケット
膝掛けやブランケットを持ち込むことで寒さに対する対策が可能になります。
貸出しているケースもありますが、共同が気になる場合は自ら持ち込むのもポイントです。
また、専有のスペースをレンタルするレンタルオフィスであれば膝掛けやブランケットを置いておくことも出来るため持ち込みにかかる荷物の増加も防げます。
加湿器
湿度が気になる方も珍しくない中、加湿器を持ち込むことで作業効率を大幅に改善できる場合があります。
業務をする中で少しでも機になる点があれば持ち込むことで解決が可能です。
また、加湿器を導入すると乾燥による喉の痛みや体調不良などを防ぐことも可能なためオススメです。
●まとめ
レンタルオフィスを効率的に活用するのであれば、いかに事前にレンタルオフィスが提供しているサービスを調査するかが重要になります。
どれだけ広い空間であっても事業の成長に繋がるような形で活用できなければ宝の持ち腐れです。
執務スペースの有効活用できる方法を事前に把握しておき、提供されているサービスを使いこなして、生産性の高いオフィス運用を実現しましょう。
