新型コロナウイルスの世界的流行によりテレワークが普及した昨今において、ウィズコロナ・アフターコロナに向けた新しい働き方として「ハイブリッドワーク」への注目が集まっています。
テレワークが普及したことによって、働き方の価値観に変化が生まれ、必ずしもオフィスに出勤する必要性がなくなったことで、企業は多様化する働き方に対応する必要が求められています。
本記事では従業員のモチベーションを向上させ、オフィスに柔軟性をもたらすハイブリッドワークについて紹介します。
ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークとは「オフィスワークとテレワークを社員が選択して働くワークスタイル」のことを指します。
対面での会議やコミュニケーションの活性化、新たなアイデアの創出、ビジョンの共有など多くのメリットがあるオフィスワークと、通勤コストの削減や多様な働き方の実現、人材確保の推進などのメリットがあるテレワークを組み合わせることで、社員の状況や事情に柔軟に対応しつつ、オフィスワークの利点を活かす働き方が実現できるため、注目を集めています。
企業によっては１週間のうち出勤する日と在宅ワークをする日を選択できる制度を設けているケースも増えてきており、中には最低限の出勤日数を定め、それ以外は社員が自由に働く場所を選択できる制度を導入している企業もあります。
柔軟に働ける環境を整備する課題がありますが、今後ICT技術の発展や、クラウドを利用した経営をサポートするサービスがどんどん増えていくことで、主流の働き方になると考えられています。
ハイブリッドワークが注目される背景
ハイブリッドワークが近年注目を集めているのには様々な背景があります。
特に新型コロナウイルスの流行によって一気に普及したテレワークを導入したことで浮き彫りになった課題がハイブリッドワークの必要性を高めました。
ここでは、ハイブリッドワークが求められるようになった背景について一つずつ解説します。
コロナ禍によるテレワークの普及
働き方改革の一環としてテレワークの導入が促進されていた中、2020年に新型コロナウイルスの世界的流行が重なり、世界規模でテレワーク・リモートワークが一般的に普及しました。
急ピッチで導入が進められたため、多くの企業や組織、団体はテレワークに対応する環境が整っておらず、作業効率の低下や生産性の低下などの課題が発生しました。
その一方でテレワークによって従来の価値観が崩れ、多様で柔軟な働き方の実現を企業に求める動きが生まれ、企業は対応に追われるようになりました。
そうした中、オフィスワークとテレワーク双方のメリットを組み合わせたハイブリッドワークに注目が集まり、現在多くの企業が勤務制度としての導入が進んでいます。
テレワークの課題として「①コミュニケーション不足」「②業務手続きのフローが設計されていない」「③評価制度の見直し」「④セキュリティ面での課題」「⑤適切な勤怠管理」などが挙げられます。
これらの課題はオフィスワークであれば解決できる傾向にあります。
逆にテレワークの普及によってオフィスワークの課題であった「①通勤コスト・ストレスの解消」「②社員の事情に合わせた働き方の実現」「③社員のモチベーション向上」といった課題が改善されたこともあり、企業としては『双方のメリットをバランスよく導入したい』というのが本音として上がります。
そういった背景もあり、ハイブリッドワークは多くの企業で導入されるようになりました。
働き方の多様性への対応
ハイブリッドワークが注目される背景に「働き方の多様性が実現する」というメリットがあります。
全ての社員が等しく同じ事情を抱えているわけではなく、それぞれ事情を抱えています。
介護や育児のように出勤することで負荷がかかる事情を抱えている時、従来の働き方では退職するしか道はありませんでした。
しかし、ハイブリッドワークであれば、それらの事情に対しても柔軟に対応できるため、離職率の低下や優秀な人材の確保、地方人材へのアプローチなど企業にとっても社員にとっても多くのメリットを享受できます。
そうした背景からもハイブリッドワークは注目を集めています。
オフィス形態の多様化によって導入がしやすい
ハイブリッドワークが注目される背景として「オフィス形態の多様化による導入のしやすさ」が挙げられます。テレワークの導入によって浮き彫りになった課題として「全ての社員が自宅で仕事ができるわけではない」ことが挙げられます。
そのため、テレワークを推進するためにサテライトオフィスに注目が集まりましたが、新たにオフィスを構えるにはコストがかかるため、中々導入が進みませんでした。
しかし、そういった課題を解決するオフィス形態としてレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースに注目が集まります。
特にレンタルオフィスはオフィス機能を低コストで揃えられる上に、完全個室型であればセキュリティ対策も万全になります。
そのため、ハイブリッドワークを導入しやすくなり、現在多くの企業で本社とは別でテレワークを促進するオフィスとしてレンタルオフィスを活用したサテライトオフィスの導入が進められています。
ハイブリッドワークを導入するメリット
ハイブリッドワークを導入することで、企業はより多くのメリットを受けることができます。
ここでは導入することで得られるメリットについて紹介します。
オフィススペースの有効活用
ハイブリッドワークを導入することで、従来のオフィスには余裕が出るようになります。
そのため従来のオフィススペースをより柔軟性のあるスタイルに変更することができるのもメリットの一つです。
例えば空いたスペースをフリーアドレス制のラウンジにしてみたり、休憩スペースや商談スペース、カフェなどにすることで、オフィスワーク内でも柔軟性のある働き方が実現します。
有効活用することでコミュニケーションの活性化やスペースコストの削減など多くのメリットを得られます。
テレワークの生産性向上
ハイブリッドワークにすることでテレワークそのものの生産性向上にも大きく貢献します。
テレワークの課題に「コミュニケーションが取りにくくなり、課題が発生しても気軽に聞けない」や「部門外の方とのコミュニケーションが減る」といった課題が挙げられますが、ハイブリッドワークであればそういった課題も解決できます。
また、業務内容に応じて働き方を選択できるため、業務にあった場所で仕事をすることで作業効率の向上が見込めます。
オフィスで他の従業員とコミュニケーションを取りながら進めた方が効率的であれば出社し、在宅ワークで集中した方が進む業務であればテレワークにする…といった柔軟性をもたらすことで、結果として組織全体の生産性向上にも繋がります。
優秀な人材確保
柔軟な働き方が実現できる勤務制度であれば、社員の事情に合わせて働き方の提案をすることができます。
例えば育児や介護との両立が出社すると難しい場合でも、在宅と出社を選べれば社員の事情に適した勤務が可能になります。
社員のライフワークバランスが実現すれば、人材の離職を防ぐことができますし、優秀な人材が入社を希望しやすい環境を構築できます。
入社後も長く働ける環境を作ることで、企業の長期的な成長が実現できます。
ハイブリッドワークを成功させるには
ハイブリッドワークは多くのメリットがありますが、それと同時に導入への障壁もあります。
ここではハイブリッドワークを成功させるために必要な方法を紹介します。
労務管理ができるツールの導入
ハイブリットワークの課題として従業員の労務管理が挙げられます。
労務業務とは従業員の労働時管理、給与・賞与の計算、労働条件・就業規則の管理などの管理業務を指し、テレワークでは労働状況が把握し難いため、長時間労働のリスクなどが発生しやすい課題があります。
そこで、労務管理をクラウド上で行えるツールの導入が求められるようになりました。
ネットワークを通じて打刻ができるようになるため、就業開始の打刻がどこでもできるようになり、勤怠状況をリアルタイムで把握可能です。
また、タイムカードを集める必要がないため、給与計算も自動化できるのが強みです。
オフィスに在中していなくとも適切な管理ができればトラブル防止にも繋がり、従業員は安心して業務に取り組めるようになります。
従業員とコミュニケーションが取れる環境構築
ハイブリッドワークでは出社と在宅を選べる環境となっていますが、それでもコミュニケーションの課題が残ります。
特にテレワークをしている従業員とオフィスに出社している従業員のコミュニケーションで課題を感じている企業も少なくありません。
そのため、多くの企業では課題解決のためにグループウェアやビジネスチャットツール、テレビ会議システムを導入して、リモート下でも出社時と変わらぬコミュニケーションが取れるような環境構築を進めています。
生産性管理や進捗状況管理、ナレッジの共有などもツールを通じてできるようにすれば、テレワークとオフィスワークの壁を突払うことができ、コミュニケーションが円滑に進むようになります。
セキュリティに関する教育
ハイブリッドワーク導入後に発生するトラブルとしてセキュリティに関する課題があります。
従業員のセキュリティへのリテラシーに差があることで、情報漏洩等の問題が発生してしまい、大きな損失を与えてしまうケースも少なくはありません。
そこで、ハイブリッドワークを導入するときは、テレワークにおけるセキュリティ対策の教育をしっかりするのがポイントになります。
セキュリティ対策ツールを導入するだけでなく、従業員のリテラシーそのものを底上げすることで、トラブルを未然に防ぎ、業務に集中できる環境を作ることができるのです。
ハイブリッドワークを促進させるレンタルオフィス
ハイブリッドワークを成功させる秘訣に、テレワークのしやすさが挙げられます。
自宅でも業務ができるように環境を整えてあげるのも重要ですが、全ての従業員に適切な環境を用意できるわけではありません。
そこで、レンタルオフフィスを活用し、テレワークの拠点地として利用するケースが注目されています。
ここではハイブリッドワークを実現するためのレンタルオフィス選びについて解説します。
従業員の住居エリアから近い場所に設置する
レンタルオフィスをサテライトオフィスのようにテレワークを促進する場所として利用する際は、利用する場所の選定が非常に重要になります。
駅近であることだけでなく、車やバスでの通勤が可能なことや、従業員の住居エリアから離れていないことも考慮する必要があります。
交通の利便性は特に重要になり、出社よりも使い勝手が悪ければ、利用する従業員が減ってしまい、コストになってしまう可能性も考えられます。
そのため、適切な場所選びが成功の秘訣と言っても過言ではありません。
オフィス機能の充実
レンタルオフィスを利用するのであれば、付属するオフィス機能についてもしっかり調査しましょう。
個室の専有スペースはもちろんのこと、セキュリティ対策や防音性、OA機器、会議室、ラウンジ等の設備が整っているかは確認しておくのをオススメします。
会議室等が利用できれば、本社と連携したミーティングも行いやすくなるので、業務効率が上がり、生産性向上が期待できます。
他にも通信環境や利用できるサポートサービスもチェックしておきましょう。
