専用の執務スペースを利用できるレンタルオフィスに注目が集まる昨今、レンタルオフィスの選び方も重要になってきました。
レンタルオフィスのサービスは運営会社によって異なり、利用内容や契約内容に差があります。
本記事ではレンタルオフィスの利用を検討している方が、自身のニーズと一致している運営会社を選択できるように「レンタルオフィスを選ぶ際の注意点」について解説します。
レンタルオフィスを選ぶ際にチェックするべきポイント
失敗しないレンタルオフィス選びを実現させたいのであれば、選ぶ際に注意すべきポイントを抑えて確認するのが良いでしょう。
コストパフォーマンスがよく、自身の目的を達成できるレンタルオフィスを選ぶには、内装やサービスに加えて運営会社についても知っておく必要があります。
特に契約面に関しては、しっかりと確認しておかなければ不利益を被る可能性も考えられます。
ここでは特に気をつけるべきチェックポイントを紹介します。
退去時のルールを確認する
レンタルオフィス選びで多いトラブルの中でも、特に発生しやすいのが「退去時のトラブル」です。
特に多いのが、「契約期間中の賃料を全額払わなければ退去ができない」というトラブルで、事業の規模の変化や成長に合わせて流動的で多様な活用方法ができるはずのレンタルオフィスに縛られてしまい、思ったようにオフィスの運営ができないというケースは少なくありません。
また、退去時に追加料金の発生や、原状回復の義務等が発生する場合もあるため、レンタルオフィスを選ぶ際は必ず「退去時のルール」を確認しておきましょう。
サービスの使用条件や有料オプションサービスについても合わせて確認しておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。
フリーレント期間の後払いがないか確認する
フリーレントを採用している運営会社は少なくありません。
創業初期や独立開業したての場合だと予算もそこまで多く割けない時に便利なフリーレントにも落とし穴がある場合があります。特に多いのが「フリーレント期間に発生した賃料の後払い」です。
退去時に最初に発生したフリーレント期間の賃料を支払うケースは珍しいことではありません。
契約時に見落としていて支払い発生のタイミングでトラブルが発生することもあるので、契約時には必ず確認しておきましょう。
また、フリーレントの場合、多くは「最低利用期間」が定められている場合もあります。
そのため、利用期間がある程度定まっている場合は、フリーレントが適用される条件も見落とさないようにしましょう。
他にもフリーレント期間中の賃料を、フリーレント終了後に上乗せするケースもあるため、そういった賃料の増額が発生しないかも確認が必要です。
契約更新時に賃料が増額しないか
オフィスのトラブルでも発生しやすい「契約更新時に賃料が増額」ですが、レンタルオフィスでも発生するケースがあります。
レンタルオフィスの利用契約は、借地借家法の適用のある賃貸借契約に該当する場合が貸し出す固有スペースの形状によっては適応される場合があります。
そのため、賃料の増額が発生する場合もありますが、それとは関係なく、利用者の利用年数や契約者の増減によって運営会社側の事情で賃料増加が起きる場合もあります。
そのため、事前にそういった事情での賃料増額が発生しないかどうか事前に確認しておくのがオススメです。
契約更新料が発生するか否か
契約期間が満了して、再度契約を更新する際に、契約更新料が発生するか否かの確認は必ず行いましょう。
特に都心部にあり、利便性が高く、人気のエリアにある物件では契約更新料が設定されているケースがあります。
契約更新料に関しては、物件契約時に見落としてしまうことが多く、後から知ってトラブルに繋がる場合も多いので、気になる物件がある際は、契約更新料について確認しておきましょう。
例え、契約満了後には他の物件に移動している見通しだとしても、予定通りに進まない可能性を視野に入れておくことで、リスクヘッジへと繋がります。
夜間の利用費用が発生しないか
レンタルオフィスの中には24時間利用可能な物件があります。
そのため、利用者の生活リズムに合わせたオフィス運用が可能になりますが、中には「夜間の利用費用」が別途で発生する場合があります。
例えば、夜間の期間も有人で物件を管理している管理会社の場合、深夜管理費として別途サービス料として発生することもあり、自由な時間で業務に取り組めないことでトラブルに繋がるパターンが考えられます。
レンタルオフィスを利用する際は「どの時間帯で使用したいか」をあらかじめ明確にしておき、物件の利用条件が自身のワークスタイルと適しているか照らし合わせておきましょう。
また、深夜料金は発生しなくとも、休日や祝日、年末年始は物件の利用時間が短い、または休館日である場合も珍しくありません。
ストレスなく効果的にオフィスを運用するために、利用時間や利用条件は目を通しておきましょう。
事前説明のない追加料金が発生しないか確認する
料金に関するトラブルで、特に気をつけるべきなのが「事前説明のない追加料金の発生」です。
例えば契約した内容の範囲外では対応できない設備やサービス、サポートを受けた時に追加料金が発生するケースが挙げられます。
これらのトラブルは事前に確認するのが難しいので、口コミ等の評判にて判断する必要がありますが、契約時に「他にも追加料金が発生するケースはあるのか？」と質問しておくことが重要です。
また、追加料金が発生するケースに備品や設備等の破損も挙げられます。
こうしたトラブルは管理会社だけでなく、他の利用者間でも起こり得るため、過去に発生したトラブルを聞いておくのもリスクヘッジに繋がります。
事前説明のない共益費や水道光熱費の追加請求は発生しない
事前説明のない請求の中でも、特にトラブルの元になりやすいのが、事前に聞いていた共益費・水道光熱費に追加料金が発生するケースです。
特に多いのが季節ごとに料金が変わるパターンが挙げられます。
例えば冬の期間は暖房を多用するため、光熱費が上がるといったケースです。
事前に共益費や水道光熱費における追加請求が発生しないか確認しておきましょう。
共益費に関しても「利用人数」「利用時間」「利用頻度」によって料金が変動するといったことがないように、チェックしておくことでトラブルを未然に防げます。
利用する人数で賃料が変化しない
レンタルオフィスにおけるトラブルの一つに「利用する人数で賃料が変動する」ケースも挙げられます。
こうしたトラブルは頻繁に発生するものではありませんが、例えば「個室スペース」に限りがある物件や、レンタルオフィス機能よりもコワーキングスペースとしての機能を重視している物件、料金体系が最初から「利用人数で計算されている」物件などで発生しやすいです。
そのため、内見時には必ず「料金体系」についてしっかり確認しておきましょう。
特に注意するべき点として「使用段階では利用者が自分だけ」のケースです。
事業が成長するにつれてメンバーを増加することは珍しくありません。
そうした中で、メンバーが増える度に利用料が増加してしまうと、メンバーの増加をするのに余計な心配をすることになり、ストレスになってしまいます。
明細が不透明な請求が発生しないか
請求が発生した段階で、契約時に提示された金額よりも多い場合、追加料金が発生した原因を知りたいと思いますよね。
多くの管理会社ではこのような事態は発生しませんが、中には明細が不透明な請求を行う管理会社がいます。
レンタルオフィスを探す時は、複数の情報源から比較検討を行うのをオススメします。
口コミや評判をしっかりチェックしておくことで、トラブルを回避することができます。
口コミを調査する際は、「撤去後に不明な請求が発生しないか」をしっかり確認しておきましょう。
看板表示をすることで追加費用が発生するか否か
サービス面でのトラブルとして「看板の表示による追加料金」が挙げられます。
こちらはサービスの一つとして看板を表示する場合は別途料金が発生するケースは多いので、事前に確認しておけばトラブルの回避は行えます。
しかし、中には追加料金が発生するのを隠した状態で、サポートとして看板を制作し、後から表示料として追加料金を請求するパターンもあります。
そうしたトラブルに巻き込まれないためにも、看板の表示で料金が発生するのか否か確認をしておきましょう。
管理人が無断で部屋に入ることがない
レンタルオフィスでは多くの場合、管理人が建物内を見回っていることがあります。
管理人室や受付に在中していますが、利用者の部屋に入ることはありません。
しかし、物件によってはセキュリティの観点や設備の点検等で定期的に部屋に訪れるケースもあります。
無断で部屋に入ることがないか事前に確認しておくことで、セキュリティ面の安全性を確保できます。
これらも口コミや評判などを確認する中で、そういった事例が過去に発生していないかチェックしておきましょう。
夏季や冬季ごとに別途追加料金が発生しない
料金トラブルの中で見落としやすいのが「季節ごとの追加料金」です。
夏と冬はエアコンによる電気代が増加しやすいため、管理会社がそれに合わせて光熱費を上げるケースがあります。
これらは契約前に確認しておくことがポイントです。
レンタルオフィスを選ぶ際は、料金に関して明確にルールを提示しており、透明性のある管理会社を選択することで、トラブルを未然に防ぎ、ストレスなくオフィス運用を開始できます。
