起業や開業のように、新たに事業を立ち上げた創業時は仕事場となるオフィス環境が事業の成長に大きく関わってきます。
創業時にオフィスを構えることで、社会的信用の獲得や生産性の向上といった大きなメリットを得られることでしょう。
しかし、オフィスの重要性は理解していても、どのような基準でオフィスを選んだらいのか分からない方も多いと思います。
本記事では起業・開業時におけるオフィスの選び方を紹介します。
起業・開業時におけるオフィスの重要性
起業や開業をしたばかりの頃は自宅をオフィスとして活用するケースが増えており、特にスモールスタートの事業や、フリーランスとして個人活動をする方に多い傾向にあります。
自宅をオフィスとして使用できれば費用面では大きな削減が見込めますし、固定費を限りなく抑えることも簡易的です。
しかし、同時に事業を軌道に乗せる際に幾つかの弊害があるのも事実です。
プライベートな空間と混同する自宅では集中力が削がれる要因が数多く存在し、事業に対して集中を維持できない可能性があります。
また、セキュリティ上の問題や、来客対応、従業員を雇う際にも、自宅に招く必要があるという問題が発生します。
自宅とは別でオフィスを構えていれば、事業にしっかりと向き合う場所を確保できるだけでなく、外部からも信頼性を抱いてもらいやすくなります。
ここでは、オフィスを構えておく重要性を5つのポイントから解説します。
仕事に集中できる環境
自宅と異なり、オフィスは仕事をするのに特化した環境です。
オフィス機器やインターネット環境、応接室などビジネスにおいて必要な環境を自身にとって最も使いやすい形で用意できるため、生産性の向上や作業効率化など多くのメリットが得られます。
スタートアップやベンチャー企業のように事業成長への投資が最重要である場合、自身や従業員、関係者にとって仕事に集中できる環境は不可欠な要素です。
事業にとって最も仕事に注力できる環境を選びましょう。
法人登記の場所として利用できる
起業時に必要になる「法人登記」では賃貸アパートやマンションの場合、事務所として登録できない可能性が高いです。
特に入居を目的とした物件は契約書に「法人登記ができない」と記載されていることも多いため事前に確認をしておきましょう。
また、個人事業主として開業をした後、将来的には起業するのも視野に入れている場合は、スムーズに事業を促進するためにも法人登記が可能なオフィスを探すのをオススメします。
セキュリティ対策が万全
自宅の場合、守秘義務があるプロジェクトを扱う際は家族や他の住人に漏れないように細心の注意を払う必要性があります。
オフィスを構えることで、プライバシー性が保たれるため、守秘義務があるプロジェクトを進める時もスムーズに扱うことができます。
「情報漏洩のリスク」「個室の必要性」「秘匿性の高いプロジェクトか否か」などを考慮した上で選ぶのがポイントです。
応接室や会議室などを準備できる
事業を成長させる中で必ずと言っていいほど行われるのが「会議」や「商談」です。会議の場では社外秘の情報を取り扱う場面も珍しくなく、外部への流出を避けるために閉鎖的な空間が必要になります。
外部の方とコミュニケーションを取る場にもなるため、企業に対する印象やブランディングにも影響を与えることもあり、会社にとって「第2の顔」と言っても過言ではありません。
重要性の高い場所だからこそ、オフィスを構える時は会議室・応接室はチェックしておきましょう。
従業員同士のコミュニケーション
従業員を雇い、組織として活動していくのであればオフィスは欠かせない空間です。
オフィスでは仕事をするだけでなく、従業員同士のコミュニケーションの場としても機能します。組織としての士気を高め、交流によって事業へのモチベーション向上や連携による生産性向上が期待できます。
また、コミュニケーションを取ることでタスク管理や状況把握などもしやすくなるため、効率的に事業を進めるためには欠かせません。
組織の規模に合わせてスペースの広さを確保しましょう。
オフィス選びで重要となる3つの基準
オフィスを用意するにあたって「立地」「費用」「面積」は事前に決めておくべき項目となります。
ここでは失敗しないオフィス選びのために重視される3つの基準について解説します。
立地
ビジネスにおいて拠点となる立地は重要な要素です。
通勤のしやすさはもちろんのこと、来客者が訪れやすいエリアにあるか、複数の経路でもアクセスがしやすいか、立地による信頼性など多くの要素が絡む場所です。
事業モデルや顧客の特性などを考慮した上で、立地に求める条件を明確にすることでオフィス選びの失敗を防げるでしょう。
費用
賃料や光熱費は毎月発生する固定費となります。
固定費が大きければ大きいほど負担となるため、事業で得られる売上に対して無理なく支払える費用の物件を選ぶのがポイントです。
一般的には売上に対して8％以下に抑えるのが理想的と言われています。
しかし、業種によって無理なく払える費用は異なるため、自社の状況を分析した上で適切な物件を探すのがオススメです。
面積
事業の規模感や組織によって必要な面積は異なります。
広すぎても持て余してしまいますし、狭すぎるとストレスの多い環境となり生産性の低下を招く可能性があります。
家賃や光熱費にも直結するため、事前に必要な面積を算出しておきましょう。
創業時に活用したいオフィスの提供形態
起業時のオフィススタイルは大きく分類して以下の5種類に分けられます。
それぞれオフィスとしての特徴や役割、活用シーンが異なるため、事業内容や規模によって適切な形態を選択、または併用して使いこなしましょう。
ここでは5種類のオフィス形態について解説します。
レンタルオフィス
レンタルオフィスとは個室のフロア単位で区切られた空間を借りる形態のオフィスです。
業務で必要となるオフィス用品、事務機器、執務空間、情報機器、インターネット回線と言った整備が揃っている状態から借りることができるため、初期費用を大きく抑えられるのが特徴です。
個室のためセキュリティ性も高く、賃貸オフィスと同じく周りの目を気にせず業務を行えます。
さらに専有のスペースを契約しているため、外部から信頼性を得やすいのもポイントです。
ただし、内装の改装や、店舗として利用することは原則できません。
また、レンタルオフィス内でもサービス形態が異なる場合も多く、中にはオープンスペースの提供や、コンシェルジュサービスが受けられる施設も存在します。
サービスによって料金形態も変わるので注意が必要です。
セキュリティが担保された個室のオフィスが必要で、かつオフィス機能を低コストで揃えたい場合はレンタルオフィスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
賃貸オフィス・貸事務所
賃貸オフィス・貸事務所は自社で自由に扱える空間を専有で借りるオフィス形態です。
自由度が高いため、業務内容に適した物件を選ぶことができます。
借りられるスペースも広く、会議室や応接室を独立して設置も可能で、レイアウトもこだわることができます。
ただし、レンタルオフィスと異なり、設備を１から揃える必要があるため初期費用はかかります。
また、少人数ではコストパフォーマンスが悪くなる可能性も高いため、ある程度の規模感が求められます。
条件に合うオフィスを探すのも時間がかかるため、慎重に検討する必要がある点も重要なポイントです。
初期コストがかかる点はデメリットですが、手間がかかる分、他の形態と比較して、社会的信用度を得やすい特徴があります。
自由度が高いため、内装をこだわることでブランド戦略としても効果的にオフィスを活用できます。
事業成長が著しく、組織の規模が大きくなってきたタイミングなどでオススメの形態です。
コワーキングスペース
コワーキングスペースはカフェのようなオープンスペースな空間内で利用者が設備を共有しながら仕事を行うオフィス形態です。
執務を行う場所が個室ではなく、フリーアドレスなためプライバシー性は低い傾向にありますが、仕事場を低コストで獲得できます。
また、カフェや図書館などと異なり周りの目を気にせず仕事に集中できます。
ただし、秘匿性の高い情報を扱う場合、情報漏洩のリスクがあります。
ただし、軽い打ち合わせであれば問題なく実施できますし、施設によっては個室の共有会議室が付属している場合もあります。
仕事で必要なインフラも揃っているため、初期費用を大幅に削減しながら仕事場の獲得ができる点も魅力です。
交流を重視し、仕事場としての場所が欲しい際はコワーキングスペースを活用してみてください。
シェアオフィス
シェアオフィスはコワーキングスペースと近いオフィス形態で、一つのオフィスを企業や個人の利用者とシェアしながら使うオフィスのことです。
オフィス空間やオフィス機器を共有して利用するため、費用を削減できる点がポイントです。
また、人との交流を目的としたコワーキングスペースと異なり、作業することに重きを置いています。
中には個室を提供している施設もあり、会議や電話を安心して行えます。
しかし、セキュリティ面はレンタルオフィスや賃貸オフィスに比べると低いため、事業内容に合わせて必要なセキュリティレベルを検討することでミスマッチを防げます。
費用は抑えたいが、オフィス機能が欲しい場合はシェアオフィスを利用してみるのも一つの手です。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスはオフィスとしての機能ではなく、事業用の住所を貸し出すサービスです。
個人事業主、法人を問わず、事業を進めていく中で、登記したり、銀行口座を開設したり、郵便物の受け取りをする際に住所・所在地情報は必須になります。
名刺やホームページに記載する時も必要になりますし、取引先に教える場面も少なくはないでしょう。
バーチャルオフィスであれば住所を自宅にせずに開示できるため多くのリスクを回避できるのがポイントです。
自宅をオフィスとして利用したい場合はバーチャルオフィスとの併用をオススメします。
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札幌市で事業を立ち上げ、ビジネスを行うのであれば、拠点地は札幌市内に構えることで効率的に活動することができます。
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個室のスペースはもちろんのこと、共同会議室やアドレスフリーのラウンジ、24時間利用可能なドロップイン機能など従来のオフィス機能だけでなく、柔軟な働き方が可能です。
最小のコストでオフィス機能を利用できるため、創業時にオススメです。
まとめ
オフィスを選ぶときは事業の規模感や組織体制、ビジネスモデルなどに対して最も適した環境を選びましょう。
個室でオフィス機能を構えたい場合はレンタルオフィスか賃貸オフィスがオススメです。
ただし、賃貸オフィスは初期費用がかかるデメリットがあるため、事業の規模が小さいのであればレンタルオフィスを選ぶと効率的にオフィス運営ができます。
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