これから起業・創業を計画している際に必要になってくるのがオフィスです。
自宅をオフィスとして起業することも可能ですが、プライバシーの観点や作業効率、社会的信用性の向上などを視野に入れた時、オフィスを構えた方がスタートダッシュできます。
創業時は事業の成長速度が早いため、柔軟性のあるオフィス形態「レンタルオフィス」を活用するのがオススメです。
起業・創業時のオフィス事情
これから起業・創業を考えている方にとって避けて通れないのが「働く場所・活動拠点地」となるオフィスです。
起業時は収入も少ないので立派なオフィスを構えることは難しく、活動拠点地も都心部は賃料の高さから断念せざるを得ない方も少なくないでしょう。
そうした中、起業して間もない企業はどこをオフィスにしているのでしょうか？先ずは起業・創業時のオフィス事情について解説します。
自宅をオフィスにするケース
創業時はオフィスにかけられる予算も少なく、なるべく低コストでオフィスを構えたいと考えている方は多いでしょう。
最もコストを抑えながら仕事場を確保するのであれば「自宅をオフィスにする」ことで課題を解決できます。
自宅をオフィスにすることで「1. 初期費用を抑えられる」「2. ランニングコストを抑えられる」「3. 家賃や光熱費を一部経費として計上できる」「4. 通勤にかかるコストが発生しない」「5. 仕事環境のカスタマイズがしやすい」と様々なメリットを得られます。
しかし、自宅をオフィスにすることでいくつかの弊害がある点は覚えておかなければなりません。
1つ目に「プライベートと仕事のオンオフが付けにくい」という点が挙げられます。
これからビジネスを促進する中で、肉体的な疲労だけでなく精神的な疲労も気をつけながら日々を生活する必要があります。
自宅をオフィスにするとプライベートな時間の確保が難しくなり、結果として常に働いている状態を作ってしまい、体を壊してしまうケースは珍しくありません。
また、「クライアントに自宅の住所がバレてしまう」「世界中に自宅の場所を公開する可能性がある」「賃貸の場合は許可が降りない可能性あり」といったデメリットも挙げられます。
コスト面では多くのメリットがありますが、日常生活に支障をきたす可能性があるので、自身が展開しようとしている事業モデルが自宅をオフィスとしても問題ないかしっかりと吟味して選択するのがオススメです。
賃貸事務所を契約する
オフィスを立ち上げる時に最も利用されるスタンダードなオフィス形態が「賃貸事務所」です。
賃貸事務所は最も自由度が高く、自身のビジネスにおいて必要な環境を設計することができます。
オフィスの内装に拘りたい場合や、多くの設備を導入する際にはオススメです。
自社らしさを前面に出したいのであれば賃貸事務所以上に適しているオフィス形態はありません。
ブランディングの面でも賃貸事務所はメリットが多く、社会的信用性も得やすい点も魅力的です。
しかし、賃貸事務所は「初期費用が高い」「利用するまでに時間がかかる」といったデメリットもあるため注意が必要です。
特に初期費用は他のオフィス形態と比較すると数倍近くかかるため、まとまった資金が必要になります。
賃貸事務所を利用する際に発生する代表的に初期費用が以下です。
- 敷金/礼金
- 数ヶ月分の家賃
- 内装工事費
- OA機器やオフィス家具の購入
- 通信環境の構築
- 仲介手数料
- 火災保険等の保険各種…など
上記に加えてオフィスを維持するランニングコストも発生するので、事業から得られる収益を元に自社に適した物件を選ぶのが重要です。
レンタルオフィスを活用する
自宅とは違う場所に低コストでオフィスを構えたい場合、オススメなのが今注目されているオフィス形態の一つである「レンタルオフィス」です。
レンタルオフィスは従来の賃貸事務所と異なり『オフィス機能をレンタルして利用できる』ため、初期費用が抑えられるだけでなく、賃料そのものが安価なため、一等地にも低コストでオフィスを構えられます。
レンタルオフィスは創業初期の企業と相性が良く、移転や拡大に対しても柔軟に対応できるのが魅力です。
ただし、レンタルオフィスは自由度が低いため、自身が理想とする内装のオフィスを作りたい方には向いていません。
また、他の入居者とシェアする性質上、周りの声が気になってしまい仕事に集中できない例もあります。
そのため、レンタルオフィスを選ぶ際は、自身が仕事をする上で欠かせない要素を事前に洗い出しておくことがトラブルを未然に防ぐポイントです。
創業初期であるならば、低コストで一等地にオフィスを構えられるレンタルオフィスはオススメです。
その他のオフィス形態を利用する
事務所として活用できるオフィス形態は他にもあります。
それぞれ特徴が異なるため、自社の事業に適しているかの確認は必ずしましょう。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは「一つの執務スペースを他の利用者と共同で利用するオフィス空間」が提供されるオフィス形態の一つです。
コワーキングスペース最大の特徴は「コミュニティが形成されやすい空間に特化している」点にあります。
仕事に必要な機能も充実しているのでオフィスとしても利用できますが、あくまでも一つの空間を共同で利用するため「専有の個室空間」ではありません。
そのため、セキュリティ面では他のオフィス形態と比べて課題がある点は頭に入れておきましょう。
特に顧客情報を取り扱う事業であれば、セキュリティ面に課題があるコワーキングスペースは向いていない可能性があります。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは「事業用の住所を貸し出すサービス」のことで、実態の無い仮想オフィスを指します。
起業時に必要になる「事務所の住所」を任意の場所にしたい際や、自宅をオフィスにしたいけど公開する住所は違うところにしたい場合に活用されます。
また、コワーキングスペースと自宅の両方をオフィスとして活用しながら、事務所の住所は都心部に置くといった使い方もできます。
バーチャルオフィスは郵便物の受け取りなどはできますが、働く場所の提供はありません。
そのため、現実的なオフィスを求めている場合は相性が悪いサービスと言えます。
また、類似の言葉として仮想オフィスと呼ばれる形態もありますが、こちらはメタバース上にオフィスを設けてテレワークでもオフィスにいるような感覚で仕事ができるサービスのため別物となります。
起業、創業時にレンタルオフィスを活用するメリット・デメリット
様々なオフィス形態を紹介しましたが、創業時にオススメなのは「専有の個室空間」を借りられて、「オフィス機能が充実」しているレンタルオフィスがオススメです。
レンタルオフィスは賃貸事務所よりも低コストで利用でき、コワーキングスペースよりもセキュリティ性能が高く、自宅オフィスと違いプライベートの確保も可能です。
ここではレンタルオフィスのメリットとデメリットについて紹介します。
メリット1. 立地条件が良い
レンタルオフィスの特徴として「都心部」「郊外」「地方」のどのエリアにも存在する傾向にあります。
そのため、自身の事業にとって最も適切な場所を選びやすいのが大きなメリットです。
また、管理会社も利用してもらいやすいように都心部の中でもビジネスの中心地であるエリアや、交通利便性が良い立地に物件を立てる傾向にあるため、創業初期の段階で一等地にオフィスを構えられると社会的信用性にも大きく影響を与えるためオススメです。
また、好立地の物件は基本的に賃料が高いためオフィスに予算を割けないと中々難しいエリアですが、レンタルオフィスであれば低コストで好立地にオフィスを構えられるのも大きなポイントです。
メリット2. 柔軟な働き方が可能
物件にもよりますが、レンタルオフィスによっては24時間365日利用できるケースもあり、その場合「時間」と「場所」にとらわれることなく仕事することができます。
そのため、ワークライフバランスを自身の生活に合わせて構築できるため、ストレスフリーな状態で事業に取り組めます。
また、自身だけでなく従業員もワークライフバランスに適した働き方ができるようになるため、生産性の向上が期待できます。
柔軟な働き方が実現すると人材確保にも大きく影響を与えるため、優秀な人材を雇いやすくなる点でもレンタルオフィスは効果的です。
地方や郊外に出張営業所のような形でレンタルオフィスを利用すれば、セキュリティ対策が万全な環境でテレワークを実施できるため、効率的に組織を成長させることも可能です。
メリット3. コミュニティを形成しやすい
レンタルオフィスが賃貸事務所と大きく異なる点として「他の入居者と共同で利用する」点にあります。
物件によってはコワーキングスペースやラウンジが併設されていることもあり、他の利用者と交流する場があります。
新たなコミュニティを形成することで、新しいビジネスのアイデアが生まれ、イノベーションの創出に繋がります。
コワーキングスペースのメリットである「コミュニケーションが生まれやすい場」としての機能を持つレンタルオフィスであれば、創業まもないフェーズでも多くの出会いが事業の成長に影響を及ぼすことになります。
そういった視点からもレンタルオフィスは起業家にとって有効的なサービスと言えます。
メリット4. コストを抑えた運営が可能
起業した直後の組織には手元に資金が多くあるわけではありません。
そのため、固定費をなるべく抑えながら会社を経営したいと考えている方が多いと思います。
そうしたニーズもレンタルオフィスであれば実現できる点は大きなメリットとして注目されています。
レンタルオフィスは「オフィスを立ち上げる時の初期費用を抑えられる」「光熱費や通信費をシェアすることで安く抑えられる」「オフィス拡大による移転も低コストで実施できる」と様々な点でコストを抑えながら運営できるサービスです。
オフィス拡大に関しては次項でも述べますが、創業初期の企業は成長のスピードが早いため、レンタルオフィスのように低コストで利用できるオフィスは相性が良いと言えるでしょう。
メリット5. 事業規模に合わせたオフィス拡大がしやすい
事業規模に合わせて従業員が増えたり、設備の規模が拡大したりするためオフィスは直ぐに手狭になってしまう傾向にあります。
そうした課題もレンタルオフィスであれば直ぐに解決できます。
先ずレンタルオフィスは様々な地域に存在するため、拡大移転をする際もエリアを大きく変更する必要がありません。
また、賃貸事務所と違い利用開始できるまでにかかる時間も短いのでスピーディーな移転が実現できます。
管理会社によっては同一の物件であれば部屋の移動が無料でできる場合もあるので、事業規模に合わせたオフィスの拡大を低コストで行えるのはレンタルオフィスだからこその特徴です。
コストを抑えながら移転できるため、事業規模を拡大させやすい点は成長を加速させる起爆剤としてレンタルオフィスが機能してくれるのは大きなメリットです。
デメリット1. 運営会社に左右される一面がある
レンタルオフィスはあくまでも「運営会社が提供するサービス」です。
そのため運営会社の方針によって左右される可能性があります。
例えばサービスが停止してしまいレンタルオフィスそのものが使えなくなってしまったり、今まで利用できたサービス（例：会議室の利用）などが停止してしまうケースもあり得ます。
そのため契約時には管理会社についても調べておくのがオススメです。
デメリット2. 大きい設備は設置できない
レンタルオフィスは利用できる空間が限られているため、導入できる設備にも限界があります。
特に自社で製品を開発する必要がある場合、機器そのものを持ち込めない可能性があるため、契約する前に事業で使用したい設備を導入できるか確認しておきましょう。
製造系の事業の場合は特にチェックしておくことをオススメします。
デメリット3. セキュリティは必ずしも万全ではない
レンタルオフィスは他のオフィス形態と比較するとセキュリティ性能が高い傾向にあります。
しかし、それでもセキュリティ対策が万全とは言えない点は念頭に置いておくべきです。
なぜ万全ではないかというと「他の利用者がいるので情報漏洩のリスクはある」「半個室の場合外部に会話が漏れる可能性がある」「インターネット回線は共有なのでVPNを導入する等の対策は念の為しておくとよい」といった点が挙げられます。
ただし、完全個室タイプの執務空間であれば周りの目を気にする必要はありませんし、情報漏洩になり得る資料等も扱い方をしっかりルールで定めればセキュリティを高めることができます。
レンタルオフィスの利点をうまく活用しつつ、セキュリティ面もしっかり対策することで、低コストでオフィスを構えて、事業に集中できる労働環境を構築できます。
