ビジネスシーンにおいて、事業を拡大し、成長させていくにはオフィスは欠かせない存在となります。
事業規模の大小問わずオフィスは必要となるため業種業態関係なく、様々な企業がオフィスを設けていますが、同時にオフィス選びには多くの失敗例もあります。
また、近年では新型コロナウイルスの世界的流行や、働き方改革の促進によって多様な働き方の実現が求められ、オフィスの在り方自体に大きな変化が訪れています。
本記事ではオフィス選びの失敗例をもとに、新しいオフィスの在り方の中で適切な選択をする方法を解説します。
よくあるオフィス選びの失敗例
オフィス探しをする時、多くの企業は余計な費用をかけずに現在の事業規模や成長予測の範囲に適したオフィスを選びたいと考えていることでしょう。
しかし、オフィスを探している時ほど、中々条件に適したオフィスが見つからず、気づけば「オフィスを見つけること」が目的となってしまっているケースは多くあります。
また、近年ではテレワークの普及もあり、オフィスの在り方そのものが大きく変化しており、オフィスに求める機能や価値は変容しつつあります。
そのため、オフィス選びは以前よりも複雑になっている傾向にあります。
ここでは「よくある失敗例」について紹介します。
オフィスが見つからず焦りから選んでしまう
オフィス選びをする時は「起業・開業時の拠点となる仕事場探し」や「事業拡大による移転」など様々なケースが挙げられます。
オフィスを探す際は少なくとも半年前から動いておくことが一般的なスケジュールによく挙げられますが、実際にオフィスを探していると、中々条件に合うオフィスが見つからず難航することは珍しくありません。
オフィスが見つからないと焦りが生じてしまい、気づけばオフィスを探すことそのものが目的になってしまい失敗してしまうケースが多々あります。
焦ってオフィスを選んでも適切な機能や立地、広さでなければ事業を成長させるどころか思わぬ足枷になってしまい、失速を招く可能性も考えられます。
そのため、オフィスを選ぶ時は常に冷静さを保ち、自社に適しているかを見極めなくてはなりません。
事業規模に適したオフィスでは無い
オフィスは事業規模に適した広さや機能、設備を有していることが理想的です。
賃貸オフィスのように内装工事が発生するオフィス形態では一度契約すると簡単に移動することができません。
そのため、自社の事業規模、組織体系、成長予測をしっかり行いながらオフィス選びをする必要があります。
近年では、従業員が同じ「場所」に集まって、同じ「時間」の中で働くワークスタイルから、従業員の働き方に合わせて、異なる「場所」異なる「時間」で仕事をするワークスタイルへと価値観が変化していることもあり、オフィスに来る目的そのものが従来の考え方とは違ってきています。
そのため、ただ単に広いオフィスを探すのではなく、柔軟な働き方を実現できる拡張性を持ったオフィスを選ぶことが大切です。
コストがかかりすぎていた
オフィスを運営していく中で、オフィスを維持するためのランニングコストが発生します。
光熱費や通信費といったインフラに関するコストに加えて、賃料や管理費、オフィス機器の運用費、セキュリティにかかる費用と発生するコストは数多く、予想を超えてかさむケースも多々あります。
そのため、オフィスを選ぶ際は発生するランニングコストについても意識しましょう。
また、初期費用に関しても同様で、イニシャルコストが膨らんでしまうと、経営に影響を与えてしまい、せっかくオフィスを構えたのに事業への投資が少なくなってしまい、パフォーマンスの低下を引き起こしてしまっては本末転倒です。
オフィスにかけられる予算をしっかりと組んだ上で、コストパフォーマンスの良いオフィス形態を選択すると、失敗を未然に防ぐことが可能です。
エリアの利便性が悪い
オフィスの広さや内装のオシャレさ、オフィス機能の充実度に惹かれてオフィスを契約したが、従業員にとって交通の利便性が悪く、顧客への営業に関してもエリアの立地が適しておらず余計にコストが発生してしまうケースも非常に多い失敗例の一つです。
近年では出勤にかかるコストを削減するためにサテライトオフィスを設置し、従業員のワークライフバランスを最適化する動きも多くみられています。
そのため、オフィスを構えるエリアは非常に重要な要素です。
オフィスを構える都道府県によって土地柄の特徴が出る場面もあり、エリアごとの特色を理解することもオフィス選びでは欠かせません。
オフィスを選ぶ際は「そのエリアに特化した管理会社」を利用するのも一つの手です。
従業員の働き方に適してない
従業員の働き方にオフィスが適しておらず、失敗してしまうケースも珍しくありません。
テレワークの普及でオフィスに出勤せずとも業務に取り組める働き方が一般的になってきた昨今において、オフィスは必ずしも全員揃って出勤するべき場所ではなくなりました。
そのため、オフィスそのものが従業員の働き方に適したシステムを保有していることが重要となり、ただ単に全員が集まって仕事をするだけの場所であれば生産性の低下に繋がる可能性も十分に考えられます。
オフィスを新たに探す際は、従業員の働き方を理解した上で、適切な機能を持つ物件を選ぶのが失敗を防ぐポイントになります。
多様なオフィス形態を理解していない
オフィスの形態は賃貸オフィスのような従来のオフィス形態だけでなく、多種多様な広がりを見せています。
例えば、レンタルオフィスでは個室の専有スペースをレンタルし、他のオフィスに必要な機能を全て利用者とシェアすることでコストを削減することが可能となります。
専有スペースを持たず、共同スペースを他社とシェアしながら利用するコワーキングスペースのようなオフィス形態も注目されており、多様性豊かな働き方が実現できるようになっています。
オフィスを選ぶ際は自社に適したオフィス形態から選ぶのも重要なポイントです。
オフィス選びで失敗しないために
オフィス選びで失敗しないためには以下の要素について事前に把握しておくことが大切です。
- 事業規模に適した形態を把握する
- 事業戦略を明確にする
- 費用とコストにおけるシミュレーションをする
ここではそれぞれのポイントについて解説します。
事業規模に適した形態を把握する
まず事業規模に適したオフィス形態を把握しましょう。
オフィス形態にはイニシャルコストはかかりますが自由度が高く、デザイン性の優れたオフィスを実現できる「賃貸オフィス」、自由度は低いがイニシャルコスト・ランニングコストともに安く、格安で専有の個室空間をオフィスとして利用できる「レンタルオフィス」専有の個室ではなく共同で広いスペースを利用する「コワーキングスペース」といったオフィス形態があります。
自社の規模に適したオフィス形態を選択することで、コストパフォーマンスに優れたオフィスを選べるようになります。
事業戦略を明確にする
事業戦略を明確にすることで、どれくらいの広さのスペースが必要なのか、オフィスを構える立地、オフィスに必要な機能が分かります。
数年に亘る事業戦略を改めて見つめ直し、現時点から数年先のプランニングをした上で、拡張性を持ったオフィスを選択することが成功の秘訣です。
また、最初から長期的な未来を想定したオフィスにするのではなく、それぞれの成長フェーズごとにオフィスも合わせて拡大するイメージで選択をしましょう。
身に余るオフィスを選択してしまうと、空間を持て余すことになり、余計なコストが発生してしまう可能性があります。
費用とコストにおけるシミュレーションをする
最後にオフィスの取得から設営、完成後の運営にかかる全てのコストを計算し、オフィスを運営するシミュレーションをしましょう。
初期費用にかかるイニシャルコスト、運営時に発生するランニングコストを算出し、自社の売上からコストの計算をしておくことで、適切なオフィスを選べます。
また、コストを抑えたい場合はオフィス形態を適切なものにすることで、格安でオフィスを構えられる点もポイントです。
