働き方改革の促進によってテレワーク・リモートワークの普及が進んでいます。
また、コロナ禍の影響によって体制が整ってない状態のまま導入が進み、生産性の低下やコミュニケーション不足などの課題に悩まされる企業は少なくありません。
本記事ではテレワーク・リモートワークを導入する際に押さえておきたい快適な環境の条件と、生産性を上げる形態のスペースについて解説します。
テレワーク・リモートワークとは
テレワークとは「tele（離れた）」と「work（働く）」を組み合わせた言葉で『情報通信技術（ICT）を活用して場所や時間を自由に選択する柔軟な働き方』のことです。
リモートワークは「remote（遠隔・遠い）」と「work（働く）」を組み合わせた言葉で、テレワークと同じく『オフィスから離れた場所で働く』という共通の意味を持ちます。
日本テレワーク協会によると、テレワークの勤務形態は「サテライトオフィス」「モバイルワーク」「在宅勤務」の3つに定められています。
そのためテレワークはオフィス以外での離れた場所での勤務としても働く場所は定められている特徴があります。
対してリモートワークはオフィス以外の離れた場所全般で使われる言葉です。
本記事ではテレワークの定義をベースに最適な仕事環境について解説します。
テレワークにおける3つの勤務形態
テレワークで定められる勤務形態は「サテライトオフィス」「モバイルワーク」「在宅勤務」の3つで、それぞれ勤務環境が異なります。
ここでは、各業務形態について解説します。
サテライトオフィス
サテライトオフィスとは企業や団体が本拠地に置く本社から離れた場所にある「都心」「郊外」「地方」に設置されたオフィスを指します。
本社に対して惑星を周回する衛星のように見えることからサテライトオフィスと呼ばれています。
サテライトオフィスを導入することで従業員は自宅から近いオフィスに通勤できるため、通勤にかかるコストを削減し、ワークライフバランスの改善が行えます。
また、オフィス機能を保有するため、分社としても機能し、事業拡大の拠点地としても活用できます。
オフィスの縮小もできるため経済的にも効果的で、低コストで運用可能です。在宅勤務と比べてワークスペースが充実していることから生産性の向上、作業効率の改善が見込めます。
モバイルワーク
モバイルワークとは、「mobile（可動性）」のある働き方を指す言葉で、オフィスや自宅に依存することなく自由に柔軟性のあるワークスタイルのことです。
代表的なワークスペースとしてコワーキングスペースやカフェ、顧客先のオフィスなどが挙げられます。
好きな場所で働けるため作業効率が高く、ワークライフバランスの実現が期待されます。
ただし、オフィスと比べるとセキュリティリスクが高く、モバイル端末の紛失や不正アクセスによる情報漏洩などデメリットがあります。
モバイルワークを導入する際は、セキュリティ対策がしやすいワークスペースの活用や、最新のウイルス対策などが求められます。
在宅勤務
在宅勤務はその名の通り自宅で行う業務を指します。サテライトオフィスやモバイルワークと異なり、通勤が不要になるため、コスト削減に繋がります。
在宅勤務では柔軟な働き方が実現しやすいため、育児や介護のような理由であっても退職・転職をする必要がなく、優秀な人材を確保しやすい特徴があります。
在宅業務は自由な働き方を実現しやすいですが、プライベートとの線引きが難しいため、作業効率が落ちる危険性があります。
また、コミュニケーション不足によるチームワークへの支障が発生する可能性もあるため注意が必要です。
こういった課題を改善するためにチャットシステムなどのツールを導入する企業が増加傾向にあります。
テレワークで求められる理想の仕事環境
テレワーク・リモートワークを実現するためには、作業効率を上げ、ストレスなく業務を遂行できる環境が求められます。
ここでは、理想のワークスペースを解説します。
集中できる空間
効率的かつ生産的に業務を行うためには、作業に集中できる空間が不可欠です。
在宅勤務やモバイルワークでは周囲の環境によって作業に集中できず、業務に支障をきたす可能性があります。
自宅の場合、生活空間と区別された仕事専用の執務環境を用意することが理想です。
疲れが溜まりにくいデスク環境や腰痛、肩凝りなどが起こりにくい椅子などを導入するのも集中できる空間として挙げられます。
快適なインターネット環境
テレワークを導入する際に重要になるのがICTを活用したITツールです。
テレワークを成功させるためにはチャットツールやWeb会議ツールは不可欠になります。
そのため、快適なインターネット環境が求められます。
パソコンやスマートフォン、タブレットを屈指するため安定した接続環境の構築を行いましょう。
インターネット環境の構築する際は、快適な環境に加えて情報漏洩のリスク対策や組織全体での社内情報共有ツールの導入なども検討しましょう。
効率的にテレワークを実現するオフィススペース
生産性を高め、効率的なテレワークを実現するためにはレンタルオフィスのようなオフィススペースを利用するのも手です。
オフィススペースには「レンタルオフィス」「コワーキングスペース」「シェアオフィス」など様々な形態があり、それぞれ特徴が異なります。
ここではテレワークを促進するオフィススペースについて紹介します。
レンタルオフィス
レンタルオフィスは業務に必要なデスクやチェア、通信設備、専有の執務スペースを備えたオフィススペースを指します。
賃貸事務所と異なり、最初から業務に必要な環境が整っているため、低コストでワークスペースを構えることができます。
コワーキングスペースと違い専有スペースを利用できるのが特徴です。
完全個室のため、プライバシー性が高く、セキュリティ面でも安全です。
インターネット環境も完備のため、自宅よりも高速通信で利用できる可能性もあります。
レンタルオフィスは物件によりますが1人からでも利用できるため、テレワークでも活用できます。
サテライトオフィスとしても利用できるためオススメのワークスペースです。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは「共同」を意味する「CO」と「仕事をする場所」を意味する「WORKING」を組み合わせた造語です。
テレワークを促進するために多くの企業やフリーランス、個人の方に利用されています。
コワーキングスペースは通信環境が完備されており、仕事をする環境として整理されています。
また、フリーアドレス制を採用しているため、仕事をする場所も固定されていません。
個室のワークスペースが用意されている施設もありますが、多くの場合共有スペースがメインとなります。
会社や所属といった垣根を越え「交流」できる環境のため、新しいビジネスチャンスやアイデアの創出などが期待できます。
ただし、セキュリティ面には課題がある点もあり、機密性の高い情報を扱う場合は注意が必要です。
シェアオフィス
シェアオフィスは企業や個人が共同でオフィス空間や設備をシェアするオフィス形態です。
賃貸事務所と異なり、1つの空間を複数の利用者でシェアするため固定費を抑えた形で運営ができます。
テレワークにおいてもシェアオフィスは効果的で、企業のサテライトオフィスとしても活用されています。
シャアオフィスにはラウンジや会議室も設置されているため、柔軟な働き方が実現できます。
シェアオフィスもコワーキングスペースと同じく専有の個室がない施設もあるため、セキュリティ面に課題があります。
必要なスペースだけを利用できるためコストを抑えながらワークスペースを運営したい際はオススメです。
テレワークを促進するサテライトオフィスの導入メリット
テレワークを推進する手法としてサテライトオフィスの導入が挙げられます。
サテライトオフィスは従業員が業務を行う際に必要となるオフィス機能を持ち、出勤等にかかるコストの削減が期待できます。
従業員のパフォーマンス向上にも大きく寄与するため、ワークライフバランスの向上が可能です。
サテライトオフィスを導入する際はレンタルオフィスやシェアオフィスを利用することで、低コストでオフィスを設けられます。
特にレンタルオフィスを利用すれば専有スペースを利用できるため、セキュリティ面も考慮しながら、作業に集中できる空間を提供できます。
まとめ
テレワークを導入し、効率的に運用するためには従業員が業務に集中できる環境の構築が求められます。
通信環境を整え、生産性を高めるワークスペースを用意するのであれば、レンタルオフィスのようなワークスペースを利用するのも一つの手です。
サテライトオフィスのような形で郊外や地方に設立することで、従業員の勤務時間を短縮し、ワークライフバランスの向上が期待できます。
サテライトオフィスを設立する際は、その地域に特化した物件を扱う管理会社を利用することで、その地域に適したオフィスを提案してくれます。
例えば札幌市を拠点にレンタルオフィスを展開しているSKY-OFFICEであれば、事業規模や要望に適したオフィスを提案可能です。
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