テレワーク・リモートワークを促進するレンタルオフィスの活用方法

働き方改革の一環として政府が推奨してきた手法としてテレワーク・リモートワークが挙げられます。
また、2020年に世界的に流行した新型コロナウイルスの影響で在宅勤務が急ピッチで導入が進み、体制が整ってない状態でテレワーク・リモートワークが普及したことで多くの課題が生まれました。
本記事では不完全な形で普及したテレワーク・リモートワークを効果的かつ生産的に運営するために必要なレンタルオフィスについて解説します。

多様化する働き方

仕事をする場所や時間を自由に選択し、柔軟性のある働き方が普及し始めました。
多様化する働き方の中で、ワークスペースそのものも多様性が求められています。
多くの企業がテレワーク・リモートワークを導入する中で、レンタルオフィスを活用する事例も増加してきました。
働き方を多様化することで『① 生産性の向上』『② 人材獲得』『③ コスト削減』といった効果が期待できます。
また、そういった効果を得るためにサテライトオフィスを導入する企業も少なくありません。
従業員が働き方を自由に選択できるようにすればライフワークバランスの向上が期待でき、従業員満足度が高くなります。

テレワーク・リモートワークを実現するレンタルオフィス

政府が促進する働き方改革や、新型コロナウイルスの世界的流行によってテレワーク・リモートワークの導入が進んでいますが、実際には体制が構築できていない企業が多いため、上手くいっていないことも珍しくありません。

多くの企業が抱える課題として「作業効率の良いオフィス空間」「セキュリティリスク」といった項目が主に挙げられますが、それらの課題の解決する手段としてレンタルオフィスに注目が集まっています。
レンタルオフィスを活用することで、従業員がテレワークで作業する際に必要になるワークスペースを低コストで用意することができ、最適な仕事環境を即日で利用できます。
ここではテレワーク・リモートワークを導入するために効果的なレンタルオフィスのメリットについて紹介します。

最適な仕事環境を利用できる

レンタルオフィスの特徴として「アクセスしやすい立地」「専有のワークスペース」「業務に必要な機器・環境」を低コストで利用できる点が挙げられます。
テレワークでは『仕事環境におけるストレス』があり、全ての従業員が最適な環境で業務を行えないという課題がありますが、レンタルオフィスを活用することで改善が可能です。
施設によりますが、完全個室のスペースであれば防音性も高く、セキュリティ対策も万全です。
インターネット環境も整っているため、契約した即日に作業開始できる点もポイントです。
また、業務に必要な設備が揃っていることもあり、オフィス機能の立ち上げにかかるコストがかからない点もレンタルオフィスの導入をオススメするポイントの一つです。

作業効率の改善、生産性の向上が期待できる

レンタルオフィスは好立地に位置する傾向にあるためアクセスがしやすく、出社時の負担が大きく減ります。
そのため、出勤時に満員電車に乗る必要性がなく、時間と場所を自由に選択しながら働くことが可能です。
また、自宅やカフェに比べて作業に集中できる環境のため、作業効率が上がり、生産性の向上が期待できます。
デスク周りを業務に合わせて最適化できる点も生産性向上に寄与し、本社と変わらない働き方を実現できます。

個人だけでなく、チーム単位での利用も可能

レンタルオフィスの利用は個人だけでなくチームでも可能です。
レンタルオフィスには打ち合わせが行えるラウンジやカフェスペース、会議室が備わっていることが多いため、チームでの作業も実施可能です。
テレワークでは従業員とのコミュニケーション不足が課題として挙げられますが、レンタルオフィスを活用すれば、チームで集まった状態で仕事を進めることも可能です。
そのため、会話が発生しにくいテレワークにおいても、組織全体のコミュニケーションを活性化させることができます。

来客対応ができるようになる

テレワークでは原則ITツールを活用したWeb会議やチャットツールを活用して取引先とコミュニケーションを取りますが、レンタルオフィスであれば対面での来客対応が可能です。
施設によっては秘書サービスを提供している場合もあり、その際は電話対応や受付対応も行えます。
来客対応が可能になれば、本社と同じように事業を促進させることも実現できます。
また、来客対応を可能にすることで、取引先からみても移動コストの削減などのメリットがあります。

テレワークを促進するレンタルオフィスの選び方

テレワークを導入したい企業にとってレンタルオフィスは欠かせない要素となりますが、必ずしもレンタルオフィスを活用すればテレワークが成功するわけではありません。
自社にとって最適な機能やサービスを提供している施設を選ぶことが重要です。

通勤や環境が従業員のストレスにならないか

テレワークを導入する際はレンタルオフィスを「働く場所の一つ」として用意し、在宅勤務やモバイルワークとともに選択できるようにする必要があります。
レンタルオフィスを契約する際は、レンタルオフィスの立地が従業員にとって負担にならない場所にあり、通勤することに対してストレスを感じないかどうかが重要です。
また、通信環境や提供している設備が業務を促進する中でストレスを感じさせないスペックかどうかもチェックポイントです。

提供されるサービスが自社にとって必要なものか

レンタルオフィスはオフィススペースだけでなく、施設ごとに独自のサービスがあります。
例えば宅配ボックスの設置や24時間利用可能、ドロップインでの利用、会議室の利用、来客対応の代行、ビジネス支援サービスなど多岐に渡ります。
また、提供されるサービスは全てが無料ではなく、有料のオプションである場合もあります。
そのため、サービス利用時にはかかる費用を確認し、コストが見合うかどうか確認しましょう。

自社の事業形態に適した広さや機能のワークスペースか

レンタルオフィスを選ぶ際は自社の事業形態に適したワークスペースか否かを確認しましょう。
例えば業務を遂行する際に必要な設備を置けるかどうかや、スペースの広さは作業をするのに適しているかを確認しましょう。
また、レンタルオフィスを利用したい人数とスペースの広さが適しているかも重要で、狭すぎる空間では作業効率の低下を引き起こす可能性があります。
事業規模に適したワークスペースの確保が可能かどうかも契約時にはチェックすることをオススメします。
また、事業規模や利用する従業員の人数によって適切な広さのオフィスに拡張できる施設もあるため、契約時には提供サービスが拡張性あるか確認しましょう。

札幌市内でレンタルオフィスを借りるならSKY-OFFICE

テレワークの促進のためにレンタルオフィスを借りる際は都心部だけでなく、地方や郊外などで探すことも珍しくありません。
その際はその地域に特化した運営会社を利用することで、地域の特性を理解した上で自社に適した物件を紹介してくれます。

札幌市を拠点にレンタルオフィスを展開しているSKY-OFFICEは、札幌特有の地域性を理解した形で物件を紹介できます。
全物件にて完全個室の専有スペースを提供しており、会議室やラウンジといったコモンスペースも提供しています。
空調設備や防音性にも力を入れているため、快適なワークスペースを利用できる点もSKY-OFFICEの特徴です。
また、他の運営会社にはない独自のサービスも提供しており、特に入居者のビジネスをサポートするコンシェルジュサービス「SKYコーディネーター」は新たなビジネスアイデアの創出にも役立ちます。
ビジネスマッチングや経営相談なども可能なため、テレワークにおいても事業成長が期待できます。札幌市でレンタルオフィスを探す際は、お気軽にご相談ください。

まとめ

レンタルオフィスを活用することで、テレワークを効果的に運営することができます。
レンタルオフィス導入時には自社の事業に適した環境や設備、立地であるかを確認し、従業員にとってストレスの無いワークスペースであることを確認しましょう。
また、サテライトオフィスのように地方や郊外、地方の都心部に設置する際は、その地域に特化した運営会社を選ぶことをオススメします。
札幌市でレンタルオフィスを探している際はSKY-OFFICEにお任せください。

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