新型コロナウイルスの世界的流行により、テレワークが多くの企業に浸透し、大手企業を中心に都心部から地方や郊外に本社を移転し、オフィスそのものが不要であるという考え方まで現れるようになりました。
従来のオフィスの在り方から価値観は一転し、オフィスはニューノーマルな働き方に適応する多様なワークスタイルを実現する場へと変化しています。
また、コロナ以後でも従来の出社するスタイルには戻らず、テレワークを主体とした働き方に舵を切っている企業も少なくありません。
そうした中、オフィスの縮小が注目されています。
本記事ではオフィスの縮小について注目されている背景からメリット・デメリット、導入する際のポイントについて紹介します。
なぜオフィス縮小が注目されているのか
オフィス縮小とは、現在のオフィス規模・面積を小さくすることを指します。
フロアの小さいオフィスに移転することでオフィスの運営にかかるコストを削減し、ランニングコストの負担を削減する効果が期待できます。
これらの動きは新型コロナウイルスの世界的流行によってテレワークが浸透したことが要因として挙げられます。
ICTの発展もあり、オフィスに出社しなくとも生産的に業務を遂行できるようになったことで、オフィスの在り方が見直され、時間や場所にとらわれない柔軟で多様な働き方が企業に求められています。
ここでは、オフィス縮小が注目された背景について紹介します。
テレワークの普及
最も大きな要因の一つに「テレワークの普及」が挙げられます。
テレワークの導入は働き方改革の促進によって行われてきましたが、新型コロナウイルスの世界的流行によって世界全体で一気に広まりました。
その結果、テレワークという働き方が定着し、オフィスへの出社率が低下する動きが起こっています。
出社する人が減ったことでオフィスに余剰が生まれ、無駄なスペースが目立つようになったことで、オフィス縮小を検討する企業が増えてきました。
サテライトオフィスの普及
オフィス縮小の背景として挙げられるテレワークの普及ですが、それと同じく要因として挙げられるのが「サテライトオフィスの普及」です。
サテライトオフィスは企業や団体の本社・本拠から離れた場所に設置されたオフィスを指し、本社を惑星とした際に、その周りを回る衛星のように見えるため「サテライトオフィス」と呼ばれています。
出社にかかるコストを減らすことで、従業員の出勤時の負担を減らし、地方や郊外に住みながらも勤務に取り組めるようになりました。
テレワークを促進する中でサテライトオフィスの導入は同時に進められるようになり、結果として本社への出社率の低下に影響を与えるようになりました。
そうした背景からオフィス縮小を検討するきっかけとして挙げられます。
多様なオフィス形態の登場
従来の賃貸事務所のようなオフィス形態とは異なる様々なオフィス形態が登場したことも、オフィス移転の導入が増える背景の一つです。
代表的なオフィス形態にオフィス機能をレンタルすることで、低コストでオフィスを構えられる「レンタルオフィス」や、共同スペースをシェアするフリーアドレス制の執務空間である「コワーキングスペース」が挙げられます。
こうした多様なオフィス形態を活用することで、テレワークを導入が促進され、結果としてオフィス縮小へと繋がっています。
オフィスを縮小移転するメリット
オフィスの縮小移転が注目されている動向を押さえたとことで、実際に縮小移転を導入するメリットについて解説します。
メリットを把握しながら、自社の業務実績と照らし合わせながら導入の可否を判断しましょう。
ランニングコストの削減
縮小移転をする最大のメリットとして「ランニングコストの削減」が挙げられます。
現在のオフィスよりも面積が小さく、かつ都心部ではなく地方へ本社を移転すると、賃料の削減はもちろんのこと、光熱費の削減など負担を軽減できます。
また、出社する頻度を減らすことで交通にかかる費用や駐車料金などのコストも削減できます。
オフィス家具やオフィス機器、備品なども最小限に押さえられるため、コストの大幅な削減が期待できるため、結果として業績の向上にも影響を与えます。
ICTの導入によってペーパーレス化も進むため、オフィスでなければ取り組むことが難しい業務を除いて、ほとんどの業務がテレワークに移行することも期待できます。
多様な働き方の実現
オフィス縮小をきっかけに「フリーアドレス制」や「ABW（アクティビティベースドワーキング）」の導入を進める企業も増えています。
業務内容に合わせて従業員が働く場所を自由に選べるようになることで、従業員が抱える様々な事情に対しても適応したワークスタイルが実現します。
その結果、離職率の低下や人材確保などにも大きく影響します。
オフィス面積が小さくなったとしてもフリーアドレス制であれば、オフィス内でも自由な場所で働けるため、オフィス空間の有効活用が可能です。
「いつでも」「どこでも」「自由に」働けるワークスタイルは従業員のパフォーマンス向上が期待できるため、オフィス縮小による大きなメリットと言えます。
生産性の向上、業務効率化が期待できる
オフィス縮小移転をするにはテレワークの導入及び浸透が必須となりますが、これにより生産性の向上や業務効率化が期待できます。
経理や法務といった会社を運営するために必要な事務業務はオフィスへの出社が必要となるケースが多いですが、それ以外の業務はオフィスに出社しなくとも可能な場合が少なくありません。
オンライン上で完結できる業務をテレワーク化することで従業員に多様で柔軟性の高いワークスタイルを実現できるため、生産性の向上へ寄与すると考えられます。
オフィスを縮小移転するデメリット
オフィス縮小移転にはメリットだけでなくデメリットもあります。
デメリットを把握した上で課題に対する対策を考慮して導入することで、失敗を未然に防ぐことが可能です。
ここではオフィス縮小移転のデメリットについて紹介します。
移転に伴うコストが発生する
縮小移転とは言え、現在の本社から移転をすることになるため、移転に伴う引っ越し費用や移転先の内装工事費、物件取得のために発生するイニシャルコストなどのコストが発生します。
また、移転するのであれば、現在の物件の解約手続きを行う必要があるため、遅くとも6ヶ月前から行動を開始する必要があります。
移転せずに現在のオフィスを縮小する場合でもレイアウト変更にかかる費用や、電気工事等の改装費がかかります。
そのためオフィス縮小移転をするには準備期間の確保と、ある程度まとまった予算を確保しておかなければなりません。
移転後のコスト削減は期待できますが、実際に縮小移転を検討する際は現在の業務状況をよく分析した上で判断するのが大切です。
テレワークで発生するデメリットの対策が必要
オフィス縮小を導入する際、同時にテレワークの導入も行うことになります。
そのため、テレワーク導入に発生するデメリットについても十分に理解しておく必要があります。
テレワークでは「従業員同士のコミュニケーション不足が発生しやすい」「チームワークの低下」「評価制度の見直し」「情報漏洩のリスク」「退勤管理の難しさ」「従業員全員が適切な労働環境を用意できない」といった課題が挙げられます。
これらの課題を解決するにはしっかりとテレワークが導入できる環境構築、評価制度や勤怠管理のクラウド化、コミュニケーションが取りやすいシステムの導入が不可欠です。
オフィス縮小移転を成功させたい場合、生産性の高いテレワーク環境の構築が必須要素となるため、導入時には移転にかかるデメリットだけでなく、テレワーク導入時に発生する課題の解決にも注力しなければなりません。
縮小しすぎて必要なオフィス機能が不足する
オフィス縮小を行う際に意外と盲点なのが、縮小しすぎてオフィス機能が不完全となってしまい、作業効率の低下や生産性の低下を引き起こしてしまうことです。
縮小移転先に会議室がなかったり、オフィスで働く場所が無く、出社しているのに結局近くのカフェに行く必要がある…といった問題は少なくありません。
移転を検討する際は「必要な機能」だけはしっかりとピックアップしておき、移転後に問題が発生しないように未然に防ぎましょう。
移転先のオフィスが以前のものよりグレードダウンしてしまうと従業員のモチベーション低下に繋がるケースも珍しくありません。
新しい働き方に移行する際は従業員にしっかりと意図を説明するのを忘れてはいけません。
レンタルオフィスを活用したオフィス縮小移転
オフィス縮小移転にはコスト削減のようなメリットと同じく、デメリットも多く存在します。
そうしたデメリットを解決しながら、メリットを享受したいのであれば「レンタルオフィス」を活用するのがオススメです。
ここではレンタルオフィスを活用することでオフィスの縮小移転が効率的かつ効果的に行える方法について紹介します。
低コストでオフィス移転を実現可能
レンタルオフィスはオフィスに必要な機能（専有の執務スペース・通信環境・会議室など）をレンタルすることで、低コストでオフィスを開設できるオフィス形態の一つです。
賃貸事務所を利用すると発生する内装費・改装費・電気工事・通信工事・オフィス用具の購入など多くのコストが発生します。
レンタルオフィスであればそういった初期費用を全て抑えられます。
そのためオフィス縮小の際に課題となった移転時のコストを解決できます。
オフィスに必要な機能を用意できる
オフィスに必要な機能として「会議室」「通信環境」「応接室」などが挙げられますが、賃貸事務所を契約して用意するとなると多くのコストがかかります。
しかし、レンタルオフィスであれば、これらを全てレンタルで利用可能です。
さらに、入居後即日でそれらの機能を利用できるため、スピード感が重要視されるビジネスシーンにおいて、非常に効果的です。
複数拠点で展開すればテレワークの課題も改善可能
テレワークの課題である「従業員が必ず業務に適した環境を用意できない」といった課題もレンタルオフィスであれば解決できます。
レンタルオフィスは都心部だけでなく郊外や地方にもあるため、従業員の住居地域に合わせてオフィスを構えることができます。
従業員にとって必ずしも自宅が労働環境として適した場所とは限りません。
レンタルオフィスがあれば従業員は近場のオフィスに出勤して業務を進められるため、生産性の向上は見込めます。併せてテレワークの課題も同時に解決が可能です。
レンタルオフィスなら来客対応もできる
レンタルオフィスには多くの場合「会議室」や「共同スペース」が付属しています。
これらを活用することで、来客対応も可能になります。
特にテレワークでは通常オンライン上でのミーティングが普通のため、対面で対応することはほぼありません。
しかし、レンタルオフィスを活用すればテレワークでも必要とあれば対面での来客対応が可能です。
オフィス縮小に加えてオフィス分散化としても効果的なため、コストを削減しながら生産性は向上させることが期待できます。
