オフィスを開設したい場合、オフィスとなる専有スペースを探すことや契約をすることだけでなく、オフィスが機能するように様々な設備や備品を揃える必要があります。
オフィス開設時は準備や手続きが多いため、備品を揃えるのが後回しになってしまい、せっかくオフィスを契約したのに事業に取り組めないケースも珍しくありません。また、オフィスを契約する時に必要な設備が無い、または設置ができないというケースも珍しくなく、契約後に発覚すると業務の進捗が大きく滞ってしまうでしょう。
本記事ではオフィス立ち上げ時に必要な設備や備品についてカテゴリーで分けて紹介します。
オフィス備品について
最初に揃えるべき設備・備品として「オフィス備品」が挙げられます。
主にオフィス家具やオフィス家電、その他消耗品が当てはまります。
ここでは具体的に必要なアイテムについて解説します。
オフィス家具
オフィス家具は起業したばかりのオフィスにとって必ずなくてはならないものです。
オフィスの使い心地や機能性に大きく影響するだけでなく、オフィスが与える印象や雰囲気にも影響を与えます。
そのため、オフィス内の家具は重要度が高いので、何が必要なのか必ずチェックしておきましょう。
- オフィスデスク
- ワゴン
- 脇机
- デスクマット
- ミーティングテーブル
- プリンターテーブル
- 書庫
- ロッカー
- 金庫
- 受付カウンター
- ソファー
- オフィスチェア
- キャビネット
- パーテーション
- ホワイトボート
- 応接セット（ソファー＋机）
- 傘立て
- コートハンガー、ハンガーラック
- パンフレットスタンド
- インテリア照明
オフィス家具はデスクやチェアーなど業務に取り掛かる上で必ず必要になるアイテムです。
デスクだけでも「オフィスデスク」「長テーブル」など種類があり、デスクにコンセントがついているものや、サイスの違いなど多岐に渡ります。
必要な家具に目星をつけたら、オフィスの広さに合わせて必要なサイズを測り購入しましょう。
特に忘れがちなのが会議室や応接対応に必要になる設備一式です。
応接セットや会議室で利用するテーブルなどは最初から視野に入れた状態で設備を揃えるのがオススメです。
オフィス家電
オフィスを立ち上げる際に家具と合わせて必要になるのがオフィス家電です。
オフィス家電が揃っていると従業員の生産性の向上やストレス緩和、従業員満足度の向上など様々な点でメリットがあります。
- コーヒーメーカー
- 電気ケトル
- 電気ポット
- サーキュレーター
- 空気清浄機
- 加湿器
- 掃除機
- 冷蔵庫
- 電子レンジ
- プロジェクター
- 音響設備
- ウォーターサーバー
- 電源タップ
- 時計
- 断裁機
- モバイルバッテリー
- 電子辞書
オフィス家電は働く人にとって欠かせないアイテムで、どれも仕事を効率的に進めるには欠かせません。
特にコーヒーメーカーや電子ケトル、電子ポット、冷蔵庫、電子レンジは従業員だけでなく、応接対応時にも使用するため最初から揃えておきたい家電と言えます。
サーキュレーターや空気清浄機、加湿器も快適なオフィス環境を作る上では欠かせません。
特に人が密集するオフィス内では空気清浄機は風邪予防にも繋がるため重要度が高い家電の一つです。
また、プロジェクターや音響設備は会議等で使用する頻度が高いため、必要とあれば先に揃えておくと良いでしょう。
特に電源タップは購入しておくのがオススメです。
電源が足りなくなることはオフィスではよくある事例なので、あらかじめ対策しておくことでストレスなく事業に取り組めます。
消耗品・事務用品・備品
オフィスに必要となる備品には日常的に使用する消耗品も含まれています。
これらは定期的に購入が必要になるため、あらかじめ必要な消耗品に目星を付けておき、まとめ買いすることでコストを抑えられます。
具体的に以下のアイテムが必要な消耗品として挙げられます。
- 印鑑
- 筆記具
- ノート
- 封筒各種サイズ
- コピー用紙
- 領収書
- 請求書
- バインダー
- ファイル
- ティッシュ
- トイレットペーパー等のトイレ用品
- 雑巾や洗剤等の掃除用品
- 観葉植物
- 切手
- 電卓
- ハサミ、カッター、のり、定規
- 付箋
- ホッチキス
- 穴あけ用パンチ
- セロハンテープ、ガムテープ
- タイムカード
- ゴミ箱
- ウェットティッシュ
- アルコールスプレー
- 延長コード
- 衛生用品
- 生理用品
- ブランケット
- 電卓
- 災害時の緊急用備品
消耗品に関して上記はあくまで一例であり、他にも多数存在します。
各備品を揃えるとコストも高くなってしまうため、業務用を購入するのをお勧めします。
また、掃除用品や衛生用品は立ち上げ時には案外見落としてしまうため、リストを作って揃えるのがオススメです。
筆記用具や文房具は必要なアイテムを優先的に揃えて、事業に支障が出ないようにすることで、スピーディに業務へ取り掛かれるようになります。
オフィス機器・環境について
オフィス機器、オフィス環境が揃っていなければ事業を進めるのが難しくなります。
特にインターネットに関する設備は現代ビジネスシーンにおいて欠かせない要素であり、ビジネスソフトウェアやアプリケーションは起業時から揃えておくことで効率的にビジネスを促進できます。
ここではOA機器、ソフトウェア、事業の成長に必要なものについて紹介します。
OA機器
- パソコン（ディスクトップ）
- ノートパソコン
- タブレット
- プリンター
- 電話機（据え置き）※複合機で対応可能
- FAX
- 携帯電話（スマートフォン）
- スクリーン
- テレビ
- ディスプレイ
- スキャナ
- サーバー関連
- 防犯カメラ
- ルーター
- モバイルWi-Fi
- 外付けハードディスク
- ケーブル各種（ HDMIケーブルなど）
- デジタルサイネージ
- 電動シュレッター
- ラミネーター
- DVD及びBlu-ray再生機
- ネットワークカメラ
- UTM機器（インターネットセキュリティ機器）
特に創業時に不可欠な機器としてパソコンが挙げられます。
インターネットの閲覧はもちろん、メールの送受信や資料作成、文書作成など様々な場面で使用します。
プログラミングや画像編集、デザインの作成、ツールの利用などあらゆる業種で使用するため、創業時には必ず購入するのをオススメします。
また、コピー機やスキャナーなど業務に欠かせない機器も導入の検討をしましょう。
オフィスに置くさいは複数のオフィス機器の機能が備わった複合機を導入することで効率よく設置が可能です。
ソフトウェア
パソコンを購入しただけではビジネスを円滑に運営することはできません。
業務を円滑に進めるためにはそれぞれの業務に適したソフトウェア・アプリケーション・ツールを導入する必要があります。
オフィスを開設する際に、これらのソフトウェアも揃っていると、事業を加速的に成長させることへ繋がるでしょう。
以下は代表的なソフトウェアです。参考になれば幸いです。
- Microsoft Office
- 財務会計ソフト
- 管理会計ソフト
- 人事管理ソフト
- 製造管理ソフト
- 注文処理ソフト
- 勤怠管理ソフト
- 顧客関係管理ソフト
- 電子決済システム
- ワークフローシステム
- オンライン会議システム
- ビジネスチャット
- ドキュメント管理ツール
- プロジェクト管理ツール
- グループウェア
- アナリティクスツール
- Adobe等のクリエイティブアプリケーション
- セキュリティ対策ソフト
ソフトウェアでも特に使用頻度が高いのがPowerPointやWord、Excel等のOfficeソフトです。
これらは事業を始めるのであれば必須と言っても過言でないほど重要なツールです。
また、会計ソフトや人事管理ソフトは組織を運営する上で欠かせないため、こちらも必要な機能を保有するツールを導入しましょう。
レンタルオフィスをテレワークの拠点地として活用するのであればグループウェアやオンライン会議システムは欠かせません。
リモートでも出社と同じくコミュニケーションを取るためにはソフトウェアの活用は必須のため、オフィス開設時にはこうしたソフトについても検討をしておきましょう。
事業の成長に必要なもの
最後に事業の成長に必要な要素について紹介します。
これらは事業の成長には欠かせない要素であるとともに、オフィス情報を発信する上で不可欠なものです。
- ホームページ
- メールアドレス
- 名刺
- ショップカード
- 広告
- チラシ
- サイン（看板など）
- SNSアカウント
ホームページはWeb上の名刺代わりとして現代ビジネスシーンでは重要な役割を担っています。
また、独自ドメインを取得することでメールアドレスを制作することができます。
名刺に記載する住所やメールアドレスがしっかりしていると社会的信用性の向上に寄与するため、オフィス開設に合わせてこれらの要素は用意しておきましょう。
オフィス機能について
オフィス立ち上げに際にオフィス備品だけでなく、オフィスにとって必要な機能についても検討する必要があります。
これらの機能は生産性の向上に大きく影響するだけでなく、外部からの信頼性や評価にも影響を与えます。
ブランディングの面でも重要なため、オフィス家具や機器を導入する際はこれらの機能を念頭に置いておくのがオフィス開設を成功させるポイントです。
会議室
会議室には事業を成長させるにあたって様々な役割があります。
まず「社外秘の情報の共有」が可能な点です。
情報漏洩を防ぐためには完全に密室な空間である会議室が欠かせません。
秘匿性の高い情報を扱うのであれば会議室は効果的と言えます。
また、会議室は外部の人間が出入りする可能性が高い空間です。
そのためエントランスに次いで会社の顔となる空間となります。
つまり、会議室は「ブランディング」の点でも欠かせない要素と言えます。
会社を印象付ける場所なので、デザイン面にも力を入れることをオススメします。
そして、会議室が「効率的に情報共有ができる」機能を持っています。
会議には様々な目的がありますが、会議室を活用することで、目的に合わせた情報共有がスムーズに行えます。
少人数から大人数まで利用する人の量は異なるため、可能であれば複数の人数に適した会議室があるとより効率的にコミュニケーションが取れます。
共同スペース
近年のオフィスではテレワークの普及もあり、フリーアドレス制を導入しているケースも珍しくありません。
共同スペースを用意することでコミュニケーションの活性化が期待でき、新しいビジネスアイデアの創出や生産性向上が期待できます。
また、テレワークを導入する際、共同スペースであれば特定の席を用意する必要がないためコスト削減に繋がります。
宅配ボックス
オフィスの規模が大きくない場合、宅配ボックスがあると便利です。
宅配ボックスは荷物を受け取る際に便利なだけでなく、社内での書類の受け渡しや、備品の貸し出しにも活用できます。
特にテレワークを導入している企業であれば無人でものの受け渡しができるため、感染症対策としても効果が期待できます。
一回で確実に荷物を受け取れるため、人数が少ない創業初期であれば、無駄な工数を削減する点でも期待できます。
再配達の手間も省けるため、時間を効果的に活用できます。