レンタルオフィスの利用を検討する中で気になる問題として「セキュリティ対策」について挙げられます。
実際に譲歩漏洩のリスクは度々話題に上がることもあり、業務に集中できるのか不安に思う方も少なくないでしょう。
せっかくレンタルオフィスを利用するのであればセキュリティ面に対して不安を抱くことなく活用したいですよね。
本記事ではレンタルオフィスのセキュリティ対策について解説します。
解説するポイントを押さえながらオフィス選びの参考にしてください。
レンタルオフィスにおけるセキュリティ対策の重要度
働き方の多様化やワークスタイルの変化によってテレワークが普及し、多様な働き方の実現に向けてオフィスの分散やリモート下でも生産性の低下が起こらない組織体制に力を入れる企業が増加しています。
また、ワークスタイルの変化に伴い、個人事業主として独立する方や、起業をする方も増加傾向にあります。
それにより、オフィスの在り方や必要性、活用方法が変わっていき、新しい働き方に対して柔軟に対応できるオフィスが求められています。
そうした中で立地がよく利便性の高いレンタルオフィスは注目を集めており、大企業から個人事業主まで様々な方が利用を始めています。
レンタルオフィスでは業務に必要なワークスペースに加えてイスやデスク、通信機器、ネット回線、会議室などを共有することで、低コストでオフィスを利用できるオフィス形態の一つです。
他社との共有が前提としてあるためセキュリティ対策の重要性は高く、情報漏洩を防ぐ対策や、防犯対策の有無などが求められます。
実際、共有スペースでは自社以外の方も利用するため情報漏洩の危険性が発生するため、リスクとして挙げられることも少なくありません。
そうした背景の中、レンタルオフィスを利用する際には、物件のセキュリティ面について念入りにチェックしておくことがオススメです。
セキュリティ対策で見るべきポイント
レンタルオフィスの物件を検討する際は、スペースの広さや利便性、利用可能なサービスに加えてセキュリティ対策についても確認するのが大切です。
ここでは検討時にチェックしておくべき8つのポイントを紹介します。
受付の有無とインターフォンシステム
最初に確認するべきポイントとして「受付の有無とインターフォンシステム」が挙げられます。
レンタルオフィスには物件の運営スタッフが常中している有人と、スタッフが原則いない無人に分けられます。
外部からの来客対応を行うだけでなく、不法侵入を防ぐ点でも受付については確認をしましょう。
また、無人であっても不法侵入を防ぐためにカードキーによる入室管理、入退室の履歴管理システムを導入しているレンタルオフィスもあります。
来客対応もインターフォンシステムを導入することで、無人でもスムーズに行うことができるようにしている場合もあります。
レンタルオフィスを選ぶ際は受付の有無に加えて、セキュリティに対してどれだけ安心できるシステムを導入しているかを確認しましょう。
防犯カメラの有無
レンタルオフィスからの入退時のセキュリティに加えて防犯カメラの設置有無も確認しておきましょう。
防犯カメラは館内で発生する犯罪の抑止力となるため、安全性の向上に大きく貢献します。
また、安心して利用できるようになるため、精神的な点でも効果的なセキュリティ対策です。
出入りのチャックや万が一何かが発生した時の物的証拠として機能するので、内覧時にはどの場所に設置されているのか確認しておきましょう。
セキュリティシステムの有無
オフィスビルへの入退室に関する防犯システムとして「施錠システム」「警報システム」についても確認いておくとより安心して利用ができます。
オートロックによる施錠システムやカードキーを導入していると施錠忘れなどのミスを防げるため安心です。
また、何か異常が検知された時に駆けつけてくれる警備会社を導入しているかも重要なポイントです。
安心して業務に取り組むためには外部からの侵入を防ぐことは不可欠な要素なため、必ずセキュリティシステムの導入レベルはチェックしましょう。
施錠箇所の確認
施錠システムはセキュリティ対策において最も重要なポイントですが、ビルと執務スペース以外のも施錠が必要な箇所にしっかりと鍵が存在しているかを確認しておきましょう。
例えば宅配ボックスやキャビネット、ロッカーなどの鍵がしっかりしているかは要確認です。
もし、壊れている状態で放置されているものがあったらセキュリティ面に不安があるため避けることをオススメします。
また、フロアや設備、共有スペースの出入りや使用時の管理システムも確認しましょう。
例えば全ての設備をカードキーで一括管理しているといったセキュリティ対策がされていると、安心してサービスを活用できます。
完全個室のスペースがある
利用したい執務スペースが完全個室であるかは重要なポイントです。
個室にも様々な種類があり、一見個室に見えるが天井付近が空いている半個室の執務スペースも珍しくありません。
完全に壁で区切られているオフィスか否かは内覧時に必ず確認しましょう。
完全個室であれば業務上の機密情報が漏洩される心配もありません。
また、私物やオフィス機器の盗難も未然に防ぐことが可能です。
第三者が行き来するコワーキングスペースやシェアオフィスでは完全に防ぐのが難しい情報漏洩のリスクもレンタルオフィスであれば安全に利用できます。
併せて執務スペースに入退室する際の施錠システムも確認しておきましょう。
完全個室の会議室がある
完全個室の執務スペースと併せて完全個室の会議室があるかも確認しましょう。
レンタルオフィスでは他の入居者と共同で会議室を利用できることがあります。
ただし、完全個室ではなく共同で利用するラウンジやコワーキングスペースのみしか提供していないオフィスも少なくはありません。
会議室では外部に知られたくない情報を扱うことも多いため、共同スペースだけでなく、完全個室の会議室が用意されているのが望ましいです。
また、会議室やラウンジの利用にオプション料金が発生しないかも必ず確認することをオススメします。
会議室利用時の予約方法もスムーズに行えるかも重要なポイントです。
個室の防音性
執務スペースに関する確認箇所として個室の防音性もセキュリティ面では欠かせない要素です。
隣の部屋の声が聞こえる状態では電話対応が必要な業務に取り組めず、情報漏洩に繋がってしまいます。
また、雑音が聞こえる状態では生産性低下にも大きく影響します。
そのため、個室の防音性は内覧時にチェックしておきましょう。
会議室の防音性に関しても必ず確認しておくのも重要です。
防音性の高いレンタルオフィスであれば安心して業務に集中できるようになります。
インターネットセキュリティ
インターネットにおけるセキュリティは現代のビジネスシーンにおいては欠かせない要素となりました。
多くのレンタルオフィスではWi-Fiや有線LANを提供しています。
その通信環境が契約者以外でも利用できるかの確認は欠かせません。
契約者だけが使用できるSSID（ネットワーク名）とセキュリティキーが用意されていれば安心して利用できます。
どのようなセキュリティ対策をしているのかを明確にしておくことで、情報漏洩等のリスクを回避が可能です。
レンタルオフィスで導入されているインターネット環境は必ず確認しましょう。
情報漏洩を防ぐために気をつけるべきポイント
レンタルオフィス側のセキュリティ対策が万全でも利用者の不注意によって情報漏洩が発生してしまう可能性はございます。
共他の入居者と有で利用するスペースも多いオフィス環境だからこそ、個人でできるセキュリティ対策は欠かせません。
ここではレンタルオフィス利用時に気をつけるべきポイントを紹介します。
共有スペースでは重要性・機密性の高い会話はしない
レンタルオフィスの中には入居者同士が共有で利用できる打ち合わせラウンジやコワーキングスペースがあります。
従業員同士の打ち合わせや来客対応で共有スペースを利用することも珍しくありません。
手軽に打ち合わせができるので便利ではありますが、自社以外の第三者がいる空間となるため、会話から機密情報が漏れる可能性があります。
そのため重要性・機密性が高い情報を取り扱う場合は極力完全個室のスペースを活用するのがオススメです。
重要度の高い資料は鍵付きのキャビネットで保管する
事業に関する執務を行う中で、重要度の高い資料や、個人情報を扱うことも珍しくありません。
また、紙媒体による資料を利用することも多いため、紛失による情報漏洩のリスク対策は必要不可欠と言えます。
レンタルオフィスで重要度の高い資料を扱う場合は必ず鍵付きのキャビネットで保管するようにしましょう。
共有スペースに置き忘れることがないように持ち出す際は、手元に資料が全てあるか常に意識することも大切です。
金庫等のセキュリティを自身で導入する
レンタルオフィスのメリットの一つの「専有のスペースを契約できる」点が挙げられます。
複数人でオフィスを利用する場合は従業員同士でも資料の無断持ち込みを防ぐ対策が必要となります。
セキュリティ面を強化する際は専有スペース内に金庫等を持ち込むことで、資料の管理を強固なものにできます。
導入時には保管する資料に合わせて適切なサイズや鍵タイプのものを選びましょう。
打ち合わせは会議室を利用する
打ち合わせ時には共同スペースを活用したいと考えている方も多いと思いますが、情報漏洩のリスクは付きまといます。
そのため、極力打ち合わせは会議室を使用するようにルールとして定めるのがオススメです。
また、極力執務は専有スペース内で行うように意識するだけでもリスクヘッジへと繋がります。
まとめ
セキュリティ対策は業務を安心して行う上で欠かせない要素です。
レンタルオフィスを利用する際は自社の情報セキュリティ基準と合うかをしっかり確認しましょう。
また、内覧時には事前に物件情報をホームページ上で確認しておくことも重要です。
レンタルオフィスを選ぶ際はそのエリアに精通したオフィスを選ぶのもポイントで、地域特有の傾向を考慮したセキュリティ対策が導入されています。
例えば、札幌市でレンタルオフィスを利用したい場合は、札幌市に特化しているSKY-OFFICEであれば、地域性を考慮したオフィスを提供可能です。
