インターネット環境の普及やデジタルテクノロジーの発展によって、会社に出勤しなくとも胃ごとや作業ができるようになりました。
場所や時間を自由に選択し、ライフワークバランスの向上を目指す働き方改革の促進もあり、多くの企業がテレワークを導入するようになりました。
そうした中、ビジネスの拠点となるオフィスのあり方も変化が起こり、様々な形態のオフィスが登場しています。
その中でもテレワークのワークスペースや創業初期に構える低コストのオフィスなど用途に合わせて柔軟に活用できる「レンタルオフィス」が注目されています。
本記事ではレンタルオフィスを効果的に活用するために失敗しない選び方や見るべきポイントを解説します。
レンタルオフィスを利用するメリット
レンタルオフィスはデスクやチェア、インターネット回線、複合機など、業務を進める上で欠かせないオフィス機器や環境が整っている執務空間のことで、賃貸事務所と異なり、設備費を利用料金として含まれることで、低コストで利用できる特徴があります。
オフィスを立ち上げる際に設備を一から準備する必要がないため、創業初期の企業やフリーランスにとって相性が良いオフィス形態です。
ここではレンタルオフィスを利用することで得られる6つのメリットを解説します。
好立地な物件を格安で利用できる
レンタルオフィスは都心部や郊外でもアクセスの便が良い場所、駅の近くにある傾向にあります。
そのため一等地にオフィスを構えることが可能になるため、事業の成長を加速させる環境を用意できる特徴があります。
本拠点としても効果的ですが、サテライトオフィスとしても相性が良く、従業員の出勤の負担を減らしたり、テレワークを実現するための拠点地として構えたりと用途に合わせて適切な場所に設置しやすいのもポイントです。
また、通常であれば一等地にオフィスを構えるのは、それだけでコストがかかりますが、レンタルオフィスはオフィス機器や環境をシェアすることでイニシャルコストとランニングコストを抑えることが可能です。
オフィス機能をしっかり持たせた上で、低コストで利用できる点も大きな魅力です。
オフィスに必要な機能を直ぐに揃えられる
一般的な賃貸事務所では内装工事や、仕事を開始するためには執務空間に必要になるデスクやチェア、インターネット回線、複合機などを準備するコストが発生します。
特に対人対応を行うためのミーティングスペースや完全個室の会議室・応接室を用意するのは膨大なコストがかかるためスタートアップの企業やフリーランスでは難しい場合もあります。
レンタルオフィスはビジネスに必要な設備を他の入居者と共同で利用することでコストを抑えた状態で執務環境を利用できます。
入居契約をした即日に使用できる施設もあるため、スピード感を持って事業を進められます。
また、セキュリティ対策もしっかりしているため、専有の個室で安心して業務に取り組めます。
さらに施設によってはキッチンやシャワー室なども完備しており、賃貸事務所では設備するのが難しいオプションまで利用できる点もレンタルオフィスの大きな特徴です。
社会的信用が得られやすくなる
レンタルオフィスは創業初期の企業やフリーランスの方も利用しやすいメリットがあります。
特に創業して間もない頃はオフィスを構えることが難しく、自宅やカフェで仕事をする方も珍しくありません。
レンタルオフィスを利用すると、低コストでオフィスを構えることができるだけでなく、社会的信用を得られやすくなります。
企業の信用性を上げる要素は様々ですが、「オフィスという企業の拠点」は一般的な指標の一つです。
顧客や取引先の企業、従業員から信用を得るためにはしっかりとしたオフィスを構えていることは重要なポイントとなり、新たなビジネスチャンスの創出や人脈の形成などに寄与します。
創業や事業拡大、移転など様々な場面で活用できる
レンタルオフィスは様々な場面で活用できる点がメリットとして挙げられます。
創業初期であれば少人数でもオフィスを構えることができ、前述した通り社会的信用性も得られるようになります。
少し規模が大きくなってきた際も、人数に適したレンタルオフィスを利用することで、低コストで拡張が行えます。
新たな新規事業を立ち上げる際も拠点地としてレンタルオフィスを利用すれば専用の執務空間を適切な環境に用意可能です。
移転時にも役立ち、例えば地方に活動拠点を移すといった状況下であればレンタルオフィスならコストを抑えながら移転をスムーズに行えます。
ひとり起業や個人事業主でもオフィスを構えられる
レンタルオフィスを利用できる最低人数は1人からになります。そのためひとり起業でもオフィスを構えることができます。
また契約は誰でもできるためフリーランス、個人事業主、週末副業のような方でも利用可能です。
自宅では事業に集中できず、カフェやレストランだと情報漏洩や対面での打ち合わせが難しい場合、レンタルオフィスを利用すれば業務専用のワークスペースが使用できるため、情報漏洩や打ち合わせ等の対応を安心して行えます。
初期フェーズだからこそレンタルオフィスを効果的に活用すれば、一気に事業を拡大させることが可能です。
事業をサポートするサービスが利用できる
レンタルオフィスのメリットとして事業をサポートするサービスが挙げられます。
例えば以下のようなサービスがあります。
- タッチパネルのインターフォン
- カードキーによる認証退出完了
- 会議室、応接室、ラウンジ
- 個別空調完備
- 高速インターネット回線
- セキュリティカメラ
- 防音性の高い完全個室
- 24時間利用
- 法人登記可
- HP無料制作
- 空気浄化設備
- 感染予防対策
- ビジネスマッチング
- テストマーケティングのサポート…など
これらのサポートサービスは施設によって内容が異なるため、レンタルオフィスを選ぶ際は注意が必要です。
企業や経営をサポートする施設は「サービスオフィス」や「インキュレーションオフィス」とも呼ばれています。
オフィス選定時の基準
実際にレンタルオフィスを利用する際は自社の事業内容に適した環境であるかを選定する必要があります。
レンタルオフィス選びに失敗しないために4つの選定基準を解説します。
オフィススペースのタイプ
レンタルオフィスの管理会社が提供しているオフィススペースは「完全個室（またはブース）の専有スペース」と「シェアオフィス」に分けられます。
完全個室タイプは周囲の視線や会話を気にすることなく業務に集中でき、電話やWeb会議なども安心して行えます。
また、個室空間内ではある程度の制限はあるものの自由にレイアウトも可能です。
シェアオフィスはオフィススペースも共同利用になるためコミュニケーションが生まれやすいというメリットがあります。
どちらにもメリットデメリットはあるため、自社の事業が向いている方を選択するのが理想と言えます。
中には専有空間に加えてコワーキングスペースを利用できる施設もあるため、双方のメリットを受けることができるレンタルオフィスもあります。
利用者が受けられるサービスの質
レンタルオフィスには入居した利用者だけが受けられるサービスがあります。
サービスは無料で受けられるものだけでなく、オプション料金が発生する場合もあるため利用する際は事前に確認するのをオススメします。
サービスの質は管理会社によって異なるため、サイト上に掲載されている情報や利用者の声を参照にしながら、自身のビジネスを効率的に促進できるかを判断基準に選びましょう。
特に利用したい時間帯や会議室の有無、セキュリティ対策、インターネット回線といったサービスは必ず確認しておくことで入居後のトラブルを防ぎます。
賃料・立地・広さ
レンタルオフィスを選ぶ際に賃料・立地・広さは重要なポイントです。
「賃料は予算と合っているか」、「立地条件は事業において適切な場所にあるか」、「執務空間の広さは適正なものか」という3つの視点がどれか一つでも適していない場合は、導入前に一度検討することをオススメします。
レンタルオフィスは豊富なオプションサービスを受けられる施設も多くありますが、必要に応じて課金する従量課金制を導入しているケースも少なくありません。
プランやオプションサービスを確認せずに契約してしまうと料金が高くなってしまうため注意が必要です。
立地に関しても通勤する際の距離が遠すぎると利用頻度が低くなり、コストパフォーマンスが悪い状態になる可能性もあります。検討時には自身にとって利用しやすいオフィスかどうかを重視しましょう。
レンタルオフィスを選ぶ際は「地域に根ざした管理会社」がオススメ
レンタルオフィスを利用する際はコストパフォーマンスの高い施設を選びたいと思う方が多いと思います。
失敗しないオフィス選びをするためには賃料や立地、サービスの質などに加えて「その地域の特性を考慮したレンタルオフィス」であることが挙げられます。
その地域の特性や人脈、コミュニティなどを把握している管理会社であれば、自社のビジネスをより円滑に進めることが可能です。
特に新たな地域に進出する場合は特に重要になります。
そのためレンタルオフィスを選ぶ際は地域に根ざした管理会社を選ぶのをオススメします。
例えば札幌市を拠点にビジネスの展開を検討しているのであれば、札幌市に特化した管理会社を選ぶことで道内ビジネスの特徴をサポートしてくれます。
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