起業間もないスタートアップ企業やベンチャー企業、開業したばかりの個人事業主にとってオフィスは仕事場であると同時に、自身の事業を成長させる拠点地として非常に重要な役割を担います。
しかし、オフィス機能をしっかり持たせるためにはコストがかかるため、創業初期の状態では中々手が出せないのも事実です。そういった課題を解決するためにレンタルオフィスを利用する企業が増えており、その中でも事業を円滑に進めるためのサービスが充実したサービスオフィスに注目が集まっています。
本記事ではサービスオフィスのメリットと他のオフィス形態との違いについて紹介します。
サービスオフィスが注目される背景
新型コロナウイルスの世界的な流行や、働き方改革の推進、IT技術の発展によって従来のオフィスの在り方を見直し、新しいスタイルのオフィスが求められるようになりました。近年ではテレワーク、リモートワークといった言葉を頻繁に耳にする機会も増え、多くの企業が働き方のスタイルとして永続的な導入を検討しています。
また、副業解禁や個人事業主、起業家をサポートする制度も充実化したことで企業に属しない働き方も一般的になりました。その結果、「オフィス」に求められる役割そのものが変化し始めました。
そういった多様化する働き方に対して、柔軟に対応できるオフィス形態として「サービスオフィス」が注目されています。
レンタルオフィスと同じく、サービスオフィスは完全個室のスペースを契約し、個人の仕事場として利用します。そして、他の利用者と通信環境や応接室、会議室、複合機などのオフィス機器を共有することで、オフィス維持にかかるコストを安くできるオフィス形態です。そしてサービスオフィスでは事業に直接関わるような高品質な付加サービスが利用できます。そのため人材確保のコスト削減や事務対応にかかるコスト削減などが実現し、利用者は業務にのみ集中できるようになります。
企業としても手軽に拠点地を増せるため、サテライトオフィスとしても利用されています。また、自宅でのテレワークが難しいビジネスマンの抱える課題を解決するオフィスとしても注目が集まっており、個人での利用も増加傾向にあります。
サービスオフィスの特徴
運営会社によって提供している内容は異なりますが、一般的にサービスオフィスでは事業の成長を助ける数多くのサービスを受けることが可能です。ここでは提供されているサービスの特徴や、実際に利用する際に得られるメリットについて解説します。
サービスオフィスのメリット
サービスオフィスを利用する最大のメリットは「コスト削減」にあります。
一般的な賃貸オフィスでは内装工事やセキュリティシステムの導入、複合機、通信環境の構築など、初期コストがかかります。その点サービスオフィスは必要な要素があらかじめ揃っているため、契約後すぐにオフィスを利用することができます。また、利用者はラウンジや会議室といった共有スペースを自由に使用できるため、応接室の確保といった初期費用も抑えられます。そのため、創業初期でも十分なオフィス機能を確保することが可能です。
さらに多くのサービスオフィスでは上記の環境に加えて、多種多様なサービスが設けられています。例えばエントランスには運営会社によって有人・無人対応と異なりますが、大体のオフィスには受付サービスが設置されています。24時間対応しているオフィスであれば時間に縛られず、好きなタイミングで仕事をすることも可能です。
ただし、他のオフィス形態と比較すると割高になる可能性もあるので注意が必要です。
事業をサポートする様々なサービス
似たような形態であるレンタルオフィスと比較してサービスオフィスにはビジネスの成長をサポートする様々なオプションが備わっています。
運営会社によってサービス内容は異なりますが、以下のようなサービスを提供している傾向にあります。
- 秘書代行
- 電話代行
- 受付代行（無人・有人）
- 郵便ボックス／受取代行
- 会議室予約
- 経営相談
- ビジネスマッチング
- カーシェアリング
- HP制作
- 交流会や勉強会
- 柔軟なスペース拡大
- 無料Wi-Fi
- セキュリティ対策
- 24時間利用可能
- 法人登記可
- 会社設立サポート
- スタートアップ支援
運営会社の中には経営相談や売掛金未回収サポート、課題解決に必要なソリューションにおけるパートナーの紹介、IT導入のサポート、仕入れ先や販売先の紹介までしてくれる場合もあります。
また、サービスオフィスでは事業の規模に合わせて空いている広めの部屋に移動が可能なケースもあり、フェーズに合わせてオフィス規模の拡大を柔軟的に対応してくれる点も他のオフィス形態にはないメリットとなります。
地域に特化した運営会社では、そのエリアに適応したサポートをしてくれるため、例えば地方にサテライトオフィスを構えたい場合などは、その地域に精通した運営会社に相談してみるのも一つの手です。
サービスオフィスのデメリット
サービスオフィスは賃貸オフィスと異なり内装を事業や利用者の趣味に合わせて改装ができない物件が多い傾向にあります。比較的に自由度は低く、特殊な機材を必要とする場合や、倉庫機能としてオフィスに在庫を保管しておきたい場合には別途広いスペースを借りる必要が出てきます。さらに原則店舗や工場としての利用もできないため、サービスオフィスを利用できる業種は限られてきます。
また、基本的にWi-Fi環境は共有になるため、接続台数が多いと通信速度に影響が出るケースも見受けられます。利用時には通信環境にどれだけ力を入れているのかを必ず確認しましょう。
サービスオフィスでプライバシーが担保されているのは個室のスペースのみになるため、共有スペースでのセキュリティは自己責任になります。そういった点もデメリットとして挙げられます。
他のオフィス形態との違い
サービスオフィス以外にもオフィス形態は幅広く存在し、事業規模や業種、働き方によって適切な形態は異なります。ここでは代表的なオフィス形態を解説します。
レンタルオフィスとの違い
レンタルオフィスはサービスオフィスと同じく、個室のスペースを借りて、オフィスとして機能させるオフィススタイルです。一般的には必要最低限の設備や機能を備えているケースが多いですが、運営会社によってはサービスオフィスと近いレベルのサービスを提供している場所もあります。
高級感が強いサービスオフィスと比較すると、質素なデザインであることが多いため、高品質なオフィスを求めている場合は向いていません。また、コワーキングスペースのような人脈形成も視野に入れている場合は、交流会を売りにしているサービスオフィスの利用をオススメします。
基本的な機能は一緒のため、レンタルオフィスから移動する方も珍しくありません。事業のフェーズに合わせて適切な形態を選ぶようにしましょう。
シェアオフィスとの違い
シェアオフィスは複数の人でスペースをシェアしながら利用するオフィスのことを指します。フリーアドレス制を採用しており、基本的に個室ではなく共有スペースで仕事をすることを前提に設計されています。
必然的に交流が生まれるため、ネットワークの形成を行う場合はメリットが大きいオフィススタイルです。また、個室が完全に無いわけではなく、運営会社によっては交流をメインにしつつも、しっかりと個室を構えている場合もあります。コストも他のオフィスと比べても安いことが多いのも特徴です。
ただしプライバシー性は弱いため、ビジネスに集中したい時は完全個室を利用できるサービスオフィスを活用しましょう。
コワーキングスペースとの違い
コワーキングスペースはシェアオフィスと同じく、フリーアドレス制を採用しており、オープンな空間で、場所に縛られずに自由な形で仕事をするオフィスです。「共同」に注力した設計になっているため、コミュニケーションを重視する方に向いている形態と言えます。
基本的に利用者同士の交流がメインとなるため、コミュニティ作りや人脈形成を行いたい方には向いていますが、セキュリティ面が高く、事業に集中したい方には向いていない傾向にあります。
運営会社によりますが、サービスオフィスやレンタルオフィスのような形態を持ちながら、共有スペースはコワーキングスペースとして開放しているケースもあります。
バーチャルオフィスとの違い
バーチャルオフィスは「仮想」空間に事務所を構える形態となっており、実際に業務を行う場所ではなく、法人登記で利用する住所情報を取得するための場として提供されています。
オフィス機能は自宅に持たせて、事務所の所在地は違う場所にしたい時などで利用されます。しかし、士業や建設業、派遣業、不動産業など一部の業種では実在する事務所を構えていることが開業の条件となる場合、バーチャルオフィスを利用することはできません。
サービスが充実しているレンタルオフィス「SKY-OFFICE」
オフィスにはそれぞれ特色がありますが、事務所として構える場合はレンタルオフィスかサービスオフィスを利用することが多い傾向にあります。一般的にレンタルオフィスは最低限の機能だけであることが多いですが、中にはレンタルオフィスでありながらもサービスオフィスと同じレベルのサービスを提供している運営会社も増えてきました。
札幌市を中心にレンタルオフィス事業を展開しているSKY-OFFICEもレンタルオフィスという形態でありながら、サービスオフィスと同じクオリティの多様なサービスを展開しているオフィスです。
SKY-OFFICEでは「社会的信用を高め、経済的成長を後押しするオフィス」をキャッチコピーに高いデザイン性と経済性や利便性に優れ、多様化する働き方に対応したオフィスを提供しています。
会議室や共有スペースの利用はもちろんのこと、ビジネスマッチングや利用者限定の勉強会の開催、サービスのプロモーター、カーシェアリング、Webサイトの無料作成など様々なサービスを受けることができます。
さらにキッチン併設のオフィスではテストマーケティングの会場として新商品の試食会を開いたり、交流会のようなイベントを開催したりと、賃貸オフィスでも難しいことも対応できる点が魅力です。
信頼性の向上につながる綺麗な内装も特徴のため、札幌市内でオフィスを構えようと検討している場合は、ぜひ一度相談してみてはいかがでしょうか。
まとめ
個人事業主やベンチャー企業は事業内容や規模に合わせて適切なオフィススタイルを選ぶと良いでしょう。経営状況によって必要となるオフィスの広さや機能は異なるため、フェーズに合わせて柔軟にスペースを変更できるサービスオフィスはオススメです。
特に創業まもない段階は人材確保にコストを割くのが難しい場合は、代行サービスや経営相談を活用することで、自身は事業に集中できます。
本社を持つ企業も地方への事業拡大やサテライトオフィスの設立を検討しているのであれば、低コストでオフィス機能を構えることができるサービスオフィスが良いでしょう。
札幌を中心に高品質なサービスを提供しているSKY-OFFICEでは、札幌市内への事業拡大やオフィス縮小、サテライトオフィスの設立など幅広いニーズでご利用いただいております。
まずはお気軽にお問い合わせください。
