文書のデジタル化
仕事をしていると非常に多くの紙を使います。仕事に追われて、ふと気がづくと自分の机の周りが書類の山になっていたりして片づけるのも一苦労なんて経験したことはありませんか？そのような悩みに抜群の解決方法をお教えします。その方法とは・・・・・・書類がかさばるなら、スキャナーで全部読み込んでしまえばいいのです。つまりデジタルデータとして保存しておくということです。なんだか難しそうだな?って思われるかもしれませんが、DocuWorksというソフトを使えば、書類作成やデータ管理も簡単にできますよ。日常業務の中で書類をまとめる仕事が発生する人たちにとって、それは凄い力を発揮してくれます。具体的にどの様に使うか説明すると・・・
- 業務上多くのツールを使うが、これらのドキュメントをDocuWorks上で編集し1冊に束ね、全てをデジタルデータで作成・管理する。
- 書類をDocuWorks上でPDFファイルの様なデータに変換し、誰もが閲覧・印刷できる状態してメールやCD-ROMで納品する事でペーパーレス化し経費を削減する。
- 資料、過去の書類等をスキャナーで読み込みこんでおき、デジタルデータ上で管理する事で、OCR機能と検索機能が使え、瞬間的に必要な情報を引き出す事ができる。
と、こんな感じです。人によってはもっと別の使い方もできると思いますよ。
実際の利用者からは
文書がどこにいったかと探す事がなくなった。
PCを見れば資料も本も全部ある。瞬間的に取り出したい情報をゲットできる。
だから仕事のスピードまではやくなった。
なんて声も聞かれますし、これで文書の山から開放され無駄な本棚やスペースは不要になりますので、レンタルオフィス利用には最適な方法ではないでしょうか？もちろん弊社レンタルオフィスではスキャナはご用意してあります。しかも無料で利用できます！！
高さ方向の有効性利用を考える
弊社レンタルオフィスではスペースを最大限有効利用できるよう一人一坪計画を推し薦めています。
これは、一人当たりの事務スペースは1坪、
足りない場合は、棚を設けて上へ、下へと空間利用する事で、空間の有効利用を行い、
無駄なスペースを賃貸しない事を目標にする。ということなんです。
弊社レンタルオフィスでは机幅1200＋可動式袖机＋上部下部棚の最強セットを
用意してありますのでそれが可能です。
スタッフ間の距離が近いとコミュニケーションの機会が必然的に増えますよね。
極端な話、後ろを向けばミーティングが出来きちゃいますよ。
共有できる物は共有する
打ち合わせスペースを共有すれば、その分、賃貸するスペースは小さくでき経済的。
コピー機・スキャナ・FAX・プリンターも共有し購入は不要。
インターネット光回線が完全無料。LANケーブルをつなげれば即日インターネットが出来ます。
電話回線まで共有し、光電話と同じ通話料を実現します。
無駄な資産を持たないことで資金面でスタートアップ企業を応援します。
『どうしても人に聞かれたくない話で、共有の打ち合わせスペースではちょっと・・・・』
という時は専用の会議室（有料）もご利用いただけます。
